‘Bij verzuim liever te vroeg bellen dan te laat’

Ilja begon haar loopbaan bij VvAA op de afdeling Intermediair. ‘Verzuim viel daar ook onder, en ik merkte al snel dat ik dat toch het leukste thema vond. Het onderwerp is complex en continu in beweging, maar ook heel menselijk. Je hebt te maken met wetgeving, verzekeraars en met de menselijke kant van het werken in de zorg. Die combinatie trok me meteen. Ik specialiseerde me samen met een collega als adviseur en begon zo 12 jaar geleden het team dat we nu hebben.’

Het verzuimteam binnen VvAA ontstond vanuit een duidelijke behoefte. ‘Verzuim bleek te ingewikkeld om er ‘even bij’ te doen’, vertelt Ilja. ‘Wetgeving, cao’s, verzekeringen: het verandert constant. Toen zijn we ons echt gaan specialiseren.’ Inmiddels bestaat het team uit 12 mensen: klantcontactadviseurs, twee collega’s die zich specifiek bezighouden met claims en collega’s in de buitendienst.

Het team is hecht en stabiel. ‘We werken al jaren samen en er is weinig verloop’, zegt Ilja. ‘We kennen elkaars kwaliteiten en schakelen snel. Dat moet ook, want eind van het jaar is het altijd topdrukte. Nieuwe cao’s, nieuwe premies... dan staat de telefoon roodgloeiend.’

Veelzijdige vragen, betrokken team

De klantvragen die bij Ilja binnenkomen lopen uiteen van praktisch (‘Hoe meld ik een medewerker ziek?’) tot complex (‘Mijn medewerker werkt niet mee aan re-integratie, wat nu?’). Soms speelt er een conflict of een overname met zieke medewerkers. ‘Vooral bij praktijkovernames of starters kun je echt het verschil maken. Dat zijn vaak spannende situaties, dan is het fijn als je goed kunt adviseren.’

Voorkomen begint met signaleren

Ilja benadrukt hoe belangrijk het is om niet te wachten met vragen stellen over verzuim tot een situatie escaleert. ‘Werkgevers bellen ons soms pas als een medewerker al is uitgevallen. Terwijl we juist in het beginstadium al heel goed kunnen helpen. We kunnen meedenken over preventie en signalen en hoe te handelen als een wekgever die oppikt. Signalen zijn bijvoorbeeld afwezigheid, vermoeidheid of een secure medewerker die ineens fouten maakt.’ 

Preventie vraagt om timing en bewustwording. Ilja: ‘Je kunt er veel over zeggen, maar het moet aansluiten bij het moment. Pas als iemand iets signaleert, wordt het relevant. Daarom hebben we nu in onze verzekering ook een preventieplatform opgenomen. En we benoemen het actief in gesprekken, offertes en nieuwsbrieven. Wij kunnen adviseren over preventieve middelen in de markt, maar het kunnen gebruiken daarvan hangt af van de verzekering die iemand heeft.’

Zorg en verzuim: een kwetsbare combinatie

Dat verzuim in de zorg hoger ligt dan gemiddeld, verbaast haar niet. ‘Psychisch verzuim is echt een ding. Agressie, hoge werkdruk, mantelzorg, gezin... zeker vrouwen hebben het soms zwaar. En in kleine teams komt ziekte extra hard aan.’ Juist dan helpt het dat VvAA snel kan schakelen. ‘We zijn klein genoeg om flexibel te zijn, en groot genoeg om alles in huis te hebben. Van juridische hulp tot coaching.

Rust bij verzuimvragen

Wat Ilja het mooist vindt aan haar werk? ‘Dat je echt iets voor iemand kan betekenen. Soms belt iemand helemaal in paniek. Dan is het fijn als wij kunnen zeggen: adem in, adem uit, we gaan dit samen stap voor stap doen.’

Voor leden die twijfelen over verzuimsituaties heeft ze een helder advies: “Bel gewoon. Liever te vroeg dan te laat. Ook als je verzekering of polis niet meer helemaal goed voelt. We kijken graag met je mee. Dat hoort erbij. Maar vooral: wees alert op signalen. Want voorkomen is altijd beter dan genezen.”