5 tips voor een beter verzuimbeleid

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van je medewerkers in de werkomgeving. Om een goed arbeidsomstandighedenbeleid te kunnen vormgeven ben je verplicht een overzicht op te stellen van alle risico's die in je praktijk of zorgonderneming kunnen voorkomen. 

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) 

Met een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) kun je gestructureerd de risico’s aanpakken om zo de kans op (arbeidsgerelateerde) gezondheidsklachten en ongevallen tot een minimum te beperken. 

Een RI&E bestaat uit:

• Een inventarisatie van de aanwezige gevaren en van de al genomen risico beperkende maatregelen op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn, ook met specifieke aandacht voor medewerkers die behoren tot de ‘bijzondere categorieën van medewerkers’ (bijvoorbeeld gedeeltelijk arbeidsgeschikten, zwangeren, jeugdigen en ouderen).
• De evaluatie van de risico’s die aan de gevaren zijn verbonden.
• De prioritering van de risico's.
• De vaststelling welke maatregelen genomen zullen worden: het Plan van Aanpak.

Er hoeft geen toetsing van de RI&E plaats te vinden wanneer alle werknemers in het bedrijf samen 40 uur of minder werken, je maximaal 25 werknemers hebt en gebruik maakt van een branche-RI&E die al dan niet in de CAO is opgenomen.

Afgezien van de verplichting om een RI&E op te stellen, geeft dit je inzicht in de gevaren binnen de praktijk of zorgonderneming. Daarmee kan verzuim voorkomen worden en ben je voorbereid wanneer onverhoopt toch een incident plaatsvindt.

Jaarlijks melden zich in Nederland 150.000 tot 300.000 mensen ziek vanwege werkstress. Door goed naar medewerkers te luisteren en verwachtingen duidelijk uit te spreken, kan uitval van medewerkers vanwege stress voorkomen worden. Door regelmatig het gesprek aan te gaan, kun je signalen vroeg oppikken, omdat deze niet altijd zichtbaar zijn. Een heldere taakomschrijving en het bespreken hiervan, zorgen er voor dat verwachtingen duidelijk zijn, waardoor de medewerker tijdig kan aangeven als het niet meer gaat. Ook een goede werksfeer draagt bij aan het welbevinden en voorkomt stress.

Signaleren van dreigend verzuim

Toon je betrokkenheid aan de medewerkers en praat regelmatig even met ze. Houd in de gaten of je medewerkers hun taken echt in hun werkuren kunnen uitvoeren en vraag regelmatig of het niet te veel is. Als een medewerker structureel overwerkt, in het weekend dingen moet afmaken of er erg moe uitziet, is het misschien tijd hem of haar wat werk uit handen te nemen. Het onvoldoende stellen van grenzen en een ongezonde werk privé-balans is de belangrijkste oorzaak van psychisch verzuim. Hoe eerder psychische of psychosomatische klachten worden gesignaleerd, hoe beter. Hierdoor kan de verzuimduur gemiddeld met een derde verkort worden. Een burn-out duurt al snel een paar maanden, dus je kunt er beter op tijd bij zijn. Daarnaast draagt je betrokkenheid bij de situatie van de medewerker bij aan een makkelijker en duurzamer re-integratieproces. De medewerker krijgt het gevoel op jou als werkgever te kunnen rekenen en zal eerder naar je toekomen wanneer het te veel wordt.  

Duidelijke taakomschrijving

Door een duidelijke functieomschrijving, weten medewerkers wat je van ze verwacht. Door gebruik te maken van een functioneringscyclus, voer je regelmatig gesprekken met de medewerker. Hier komt niet alleen het individuele functioneren, maar ook het gedrag en de sfeer binnen het team aan bod. Wanneer dit niet goed loopt, kun je makkelijk met de medewerker in gesprek gaan. Hiermee wordt niet alleen verzuim, maar ook disfunctioneren voorkomen. 

Beïnvloeden van werksfeer

Hoe goed je het werk ook verdeelt, als de werksfeer niet goed is kan dit toch heel veel stress opleveren. Als werkgever kun je gedragsregels opstellen, waar iedereen binnen de praktijk zich aan dient te houden. Houd dit als werkgever of leidinggevende goed in de gaten en grijp in als mensen worden buitengesloten of als er wrijving tussen medewerkers ontstaat. Spreek je medewerkers er op aan als zij voor een nare werksfeer zorgen, bijvoorbeeld door continu te mopperen, racistische grappen te maken of collega’s te treiteren. Wat voor de één leuk grapje is, kan door een ander als heel onprettig worden ervaren. Wat klein lijkt, kan in werkelijkheid veel groter zijn.

Persoonlijke aandacht

Zelf kun je de werksfeer prettig houden en nog verder verbeteren door regelmatig complimenten en positieve feedback te geven en af en toe een gezellige activiteit naast het werk te organiseren, zoals een (kerst)borrel of etentje. Als werkgever krijg je niet alles mee wat op de werkvloer gebeurt. Zorg daarom voor goed contact met medewerkers, zodat ze naar jou (of eventuele praktijkmanager) toekomen. Je kunt medewerkers ondersteunen een gesprek aan te gaan met een collega of dit gesprek te begeleiden. De grootste winst om verzuim te voorkomen is te behalen in duidelijkheid en persoonlijke aandacht voor de medewerkers.

Heldere verzuimregels voorkomen dat medewerkers zich op oneigenlijke gronden ziekmelden (bijvoorbeeld omdat de kinderen ziek zijn) en dat ze weten hoe ze zich moeten ziekmelden. 

Een verzuimprotocol zorgt ervoor dat werkgever en medewerker weten hoe te handelen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid en geeft duidelijkheid over de regels en richtlijnen. Dit is belangrijk omdat het verzuim kan voorkomen en de verzuimduur kan verkorten. Bovendien kun je sancties van UWV, omdat er niet voldoende werk van de re-integratie is gemaakt, voorkomen. Met een duidelijk verzuimprotocol laat je als werkgever ook zien dat je verzuim serieus neemt. Zorg er voor dat iedere medewerker over een actueel protocol beschikt en bespreek het minimaal eens per jaar in een teamoverleg.

Wanneer je nog geen verzuimprotocol in je praktijk hebt of een verouderde versie gebruikt, raden wij je aan om een verzuimprotocol te laten opstellen of je verzuimprotocol te actualiseren. Wij kunnen voor € 50 exclusief btw al een praktijkspecifiek verzuimprotocol voor je opstellen.

Bij het voorkomen en verkorten van (kort) verzuim helpt het je soms om creatief te denken. Denk niet te star, maar sta open voor oplossingen. Je krijgt er ook nog eens loyaliteit van je medewerkers voor terug!

Voorkomen van verzuim

Verhoog de weerbaarheid van je medewerkers door activiteiten die erop gericht zijn de individuele belastbaarheid van je medewerkers op peil te houden of te vergroten. Duurzame inzetbaarheid kan bijvoorbeeld worden vergroot door: 

• inzetten van vakinhoudelijke bijscholing wanneer bepaalde competenties tekort schieten. 
• medewerkers ontwikkelen op het vlak van stresspreventie, assertiviteit en/of timemanagement. 
• inzetten van loopbaanontwikkeling van medewerkers, bijvoorbeeld via persoonlijke ontwikkelplannen en het aanbieden van scholing.
• specifieke aandacht geven aan groepen medewerkers met een verhoogd uitvalrisico (bijvoorbeeld oudere medewerkers, jonge ouders, allochtone medewerkers, mensen die boventallig worden).

Wanneer je het gevoel hebt dat je medewerker opgebrand is, kun je hem of haar bijvoorbeeld een paar dagen met verlof sturen. Je kunt afspreken de helft van de vakantiedagen voor je rekening te nemen. Of merk je dat verzuim het gevolg is van problemen met kinderopvang thuis, los dat dan bijvoorbeeld op door iemand te laten thuiswerken of te schuiven met werktijden. 

Zorg als werkgever of leidinggevende voor terugkerende momenten waarop het thema duurzame inzetbaarheid (met onderwerpen als werkdruk, ontwikkeling, disbalans en stress) op de agenda staat. Hierdoor wordt dit een vanzelfsprekend onderwerp en wordt het uit de taboesfeer gehaald.

Beperken van verzuimduur

Bespreek met een zieke medewerker wat hij of zij nog wél kan. Werkgevers en werknemers hebben bij een verzuimmelding vaak vooral oog voor wat niet meer kan. Nodig de medewerker uit op de werkvloer voor een kop koffie om te bespreken wat nog wel kan. Iemand met een gebroken voet hoeft niet per se thuis te zitten, totdat hij of zij uit het gips is. Misschien kan hij/zij met een collega meerijden of vanuit huis werken. Desnoods kun je zorgen dat de medewerker gehaald of gebracht wordt. Het zo snel mogelijk weer betrekken bij het werk en aanwezigheid op de werkvloer is ook in het belang van de medewerker zelf. Hij of zij blijft zo op de hoogte en betrokken bij wat er speelt.

Leg de verantwoordelijkheid bij (kort) verzuim niet volledig bij de bedrijfsarts of arbodienst neer, maar houd de regie in eigen hand. Als werkgever ben je immers eindverantwoordelijk. 

Contact met de medewerker

Laat zieke medewerkers niet aan hun lot over, maar blijf betrokken en houd regelmatig contact. Niet alleen werkt dat motiverend, maar je kunt daarmee ook goed inschatten hoe de voortgang van het verzuim of het herstel verloopt. Bel dus regelmatig en ga een keer op ziekenbezoek. Laat, zodra het kan, de medewerker op de werkvoer komen om een kop koffie te drinken of al wat taken op te pakken.

Contact met de bedrijfsarts en/of arbodienst

Naast het contact met de medewerker is het belangrijk zelf contact te hebben met de bedrijfsarts en/of arbodienst. Door dit contact krijgt de bedrijfsarts meer informatie en kun je daarmee beter adviseren. Durf kritische vragen over het verloop van de ziekte en de verwachting over terugkeer te stellen aan de bedrijfsarts en/of arbodienst. Daar betaal je immers voor. Indien mogelijk kun je in je praktijk of zorgonderneming een casemanager aanwijzen die als gesprekspartner van de bedrijfsarts en/of arbodienst kan fungeren. 

Frequent verzuim

Wanneer sprake is van frequent (kort) verzuim met vage (chronische) klachten zoals migraine of griep, ga hierover dan in gesprek met de medewerker om te achterhalen wat er echt aan de hand is. Zolang het werkelijke probleem niet op tafel komt, is er geen structurele oplossing mogelijk om het kort frequente verzuim terug te dringen. Bovendien geeft het je inzicht of je bij nieuwe verzuimmeldingen spoedcontroles moet laten uitvoeren.
 
Voor een effectief frequent verzuimgesprek gelden vijf stappen:

1. Bereid je goed voor op het gesprek. Ga na hoe vaak de medewerker ziekteverlof heeft gekregen en om welke redenen hij of zij dit heeft aangevraagd. Als je de concrete feiten kent, voorkom je discussies over de meldingsfrequentie en de aard van het verzuim.
2. Benoem in het gesprek dat het frequente ziekteverzuim niet alleen belastend is voor de medewerker zelf, maar ook voor collega’s in de directe werkomgeving. Door dit te benoemen maak je de medewerker hier (meer) bewust van. Hij of zij begrijpt hierdoor wellicht beter het nut en de noodzaak van het gesprek en is meer bereid na te denken over oplossingen om het frequente verzuim zelf aan te pakken.
3. Neem een open, eerlijke en neutrale houding aan. Stel open vragen, luister onbevooroordeeld, vat af en toe de antwoorden samen en durf door te vragen. Zo krijg je de werkelijke oorzaak van het frequente verzuim boven tafel en wordt het mogelijk te zoeken naar een structurele oplossing voor het verzuimprobleem. 
4. Vraag naar de eigen plannen om het verzuim terug te dringen. Vertel niet wat de medewerker moet doen, maar spreek het zelfoplossend vermogen van de medewerker aan. Daarmee doe je een beroep op zijn of haar verantwoordelijkheid om actief te werken aan herstel of het voorkomen van nieuw verzuim.
5. Sluit het gesprek af met heldere afspraken. Leg deze vast en kom er in een vervolggesprek op terug. In dat gesprek blik je terug op wat de afspraken opgeleverd hebben en wat er nog nodig is om te voorkomen dat de medewerker opnieuw vervalt in kort frequent verzuim.