Van klacht naar kracht: 'De volgende keer kan ik het zijn’

Een medisch specialist keert na maanden afwezigheid terug in zijn vakgroep. Hij was uitgevallen na de opgelopen spanning bij een achteraf onterechte klacht, die pas na twee jaar werd ingetrokken. Tijdens zijn afwezigheid nam de werkdruk in de vakgroep fors toe. De vakgroepvoorzitter belt VvAA-teamcoaching omdat de re-integratie stroef verloopt.

Tijdens een gesprek met Paulien komt op tafel dat iedereen, inclusief de terugkerende maat, worstelt met gemengde gevoelens. De collega’s die zijn blijven werken, hebben compassie en begrip voor hun collega, maar hebben het ook zwaar gehad met de hoge werkdruk. De terugkerende collega zit met schuldgevoelens over het belasten van zijn collega’s, maar wil ook graag gehoord worden. Naarmate het gesprek vordert, ontstaat wederzijds begrip en erkenning. Ook zien ze wat ze anders hadden kunnen doen en maken ze afspraken om beter in verbinding te blijven. ‘Want de volgende keer’, zegt een van hen, ‘kan ik het zijn’.

Met elkaar in gesprek

Dit is waarom Paulien pleit voor ruimte om over klachten met elkaar in gesprek te gaan en te blijven. Klachten en claims raken vaak niet alleen degene die ermee te maken heeft. Ze beïnvloeden ook de dynamiek en de samenwerking binnen het hele team. Toch worden ze lang niet altijd besproken; uit ongemak, angst voor oordeel of omdat er simpelweg geen ruimte voor is.

Die ruimte is echter essentieel, zegt Paulien, die zorgteams in de eerste en tweede lijn begeleidt. ‘In gesprekken over samenwerking komen klachten soms op tafel. Deze individuele spanningsbron niet bespreken kan leiden tot spanning in de samenwerking, ruis in de communicatie en als er geen ruimte is voor openheid, tot gevoelens van eenzaamheid of onbegrip. Bespreek meldingen, incidenten en klachten op alle niveaus bij voorkeur in een vast agendapunt. Combineer objectieve analyse (oorzaken, processen) met subjectieve beleving (wat doet het met mij, ons?).’

Hier ligt ook een belangrijke rol bij degene die een melding of incident inbrengt, vindt Paulien. ‘Als er meer tijd en verdieping nodig is, geef dat dan vooraf aan bij de vakgroepvoorzitter, zodat het gesprek er ook echt kan zijn.’

Vragen hoe het gaat: gedeelde verantwoordelijkheid

Hoe iemand omgaat met een klacht of claim verschilt sterk. ‘De een werkt gewoon door, de ander valt stil,’ zegt Paulien. ‘Sommigen worden vermijdend, bijvoorbeeld door sneller in te gaan op wensen van patiënten of risicovolle ingrepen te mijden. Wat we vaak horen, is dat het in de waan van de dag erbij inschiet een collega te spreken na een ingrijpende ervaring. En ook dat het zo ongelooflijk belangrijk is dat wel te doen. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid om elkaar te vragen hoe het ermee staat en of teamleden ergens mee zitten.’

Vermijding bespreekbaar maken

Tijdens een teamsessie krijgt een collega het verwijt dat ze niet collegiaal genoeg is, omdat ze een bepaalde ingreep te weinig uitvoert. Ze vertelt de reden: ze is bang dat ze de ingreep niet goed genoeg kan en daardoor het risico loopt op klachten. Maar door het niet te doen, ontstond een vicieuze cirkel.

Paulien stelde het team daarna de vraag: ‘Wie worstelt ook wel eens met angst voor een klacht en in hoeverre heeft dat invloed op jouw gedrag, op een schaal van 1 tot 10?’ Zo werd zichtbaar dat iedereen in meer of mindere mate bezig is met de mogelijkheid van een klacht. Dat inzicht leidde tot normalisering en opluchting. De collega kreeg de erkenning dat het niet met collegialiteit te maken had. Ze bedachten samen een oplossing: de ingreep een aantal keren samen uitvoeren om het zelfvertrouwen te herstellen.

‘Vermijding kan ook minder zichtbaar zijn’, zegt Paulien. ‘Een arts die in het verleden een klachtzaak had meegemaakt, gaf aan graag zoveel mogelijk organisatorische taken op zich te nemen. Dit verminderde het aantal patiëntcontacten en daarmee de kans op klachten.’

Die opmerking leidde tot een open gesprek over angst, herkenning in de groep en meer onderlinge steun. Er werd besloten om vaker bij elkaar in te checken en de collega werd verwezen naar Peer Support, de collegiale ondersteuning door en voor zorgprofessionals na ingrijpende gebeurtenissen.

Gezonde samenwerkingscultuur

‘Als arts voel je de druk om alles goed te doen’, ziet Paulien. ‘Door samen constructief te spreken over de inhoud, het proces en gevoelens zorg je voor een gezonde samenwerkingscultuur waarbij fouten maken mag en ze bespreekbaar zijn.’

Meer weten of samen verder?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van teamcoaching, het stimuleren van een lerende cultuur of de rol van Peer Support binnen jouw organisatie? VvAA denkt graag mee over hoe je hiermee in jouw team of vakgroep aan de slag kunt gaan.