Wanneer voldoet een personeelsdossier voor ontslag?

In het verplichte personeelsdossier mag u alleen vastleggen wat nodig is om de arbeidsovereenkomst goed uit te voeren. Als werkgever bent u wettelijk verantwoordelijk dat het dossier goed en nauwkeurig wordt bijgehouden, dus actueel blijft. Alleen dan is een personeelsdossier een bewijsstuk bij ontslagprocedures.

Wat staat er in een goed personeelsdossier?

Naast de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst, biedt het dossier ook een naslagwerk voor uw salaris- en personeelsadministratie. Voor iedere werknemer bewaart u in het personeelsdossier dezelfde onderdelen. De belangrijkste onderdelen zijn:

• Persoonlijke gegevens van de werknemer
• Een duidelijke functie- en taakomschrijving
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Informatie over eventuele promoties
• Informatie over eventuele waarschuwingen, disciplinaire maatregelen en dergelijke

Dossier doorslaggevend bij ontslag

Heeft u het personeelsdossier op de juiste manier opgebouwd en onderhouden? Dan kan het bij een eventueel conflict of ontslag doorslaggevend zijn. Het dossier heeft namelijk invloed op uw verzoek tot contractontbinding én op de hoogte van de ontslagvergoeding (transitievergoeding en billijke vergoeding). Des te meer reden om uw personeelsdossiers aandacht te geven.

Disfunctioneren en andere redenen voor ontslag

Met de Wet werk en zekerheid (WWZ, 2015) en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB, 2020) is de ontslagbescherming van werknemers flink aangescherpt. Deze wetten beschrijven waar u als werkgever aan moet voldoen als u een werknemer wilt ontslaan vanwege:

• disfunctioneren
• verwijtbaar handelen/nalaten
• verstoorde arbeidsverhouding

Dossieropbouw: harde bewijzen

Om een werknemer te ontslaan op één van de bovenstaande redenen, zijn er harde, schriftelijke bewijzen nodig. Deze zijn vaak terug te lezen in gespreksverslagen, vastgelegde afspraken, beoordelingen en waarschuwingen. Communiceer daarom alle belangrijke zaken ook schriftelijk en archiveer dit steeds direct in het personeelsdossier.

Veelvoorkomende ontslagredenen

Veelvoorkomende redenen voor ontslag zijn disfunctioneren, verwijtbaar handelen of nalaten, en een verstoorde arbeidsverhouding. Tijdens onze cursus gaan we dieper in op deze ontslagredenen. In dit artikel geven we alvast een korte toelichting op de 3 ontslagredenen.

1. Disfunctioneren

We spreken over disfunctioneren wanneer werknemer niet (meer) voldoet aan de functie-eisen of als er sprake is van een mismatch. Dit uit zich in verschillende vormen. Bijvoorbeeld als een werknemer de hoeveelheid werk niet aankan of afspraken niet nakomt. Disfunctioneren mag geen gevolg zijn van:

• ziekte of arbeidsongeschiktheid
• onvoldoende scholing en opleiding
• arbeidsomstandigheden

2. Verwijtbaar handelen of nalaten

Wat is verwijtbaar handelen of nalaten? Dat is gedrag waarbij voor de werknemer duidelijk is dat het niet door de beugel kan. Alle regels die binnen de praktijk gelden, moeten bij de werknemer bekend zijn. Ons advies is om deze regels vast te leggen in een reglement of handboek.
Naast verwijtbaar handelen bestaat er ook ernstig verwijtbaar handelen. In dit geval is ontslag op staande voet gerechtvaardigd.

3. Verstoorde arbeidsverhouding

Bij een verstoorde arbeidsverhouding kunt u als werkgever niet meer op een normale manier samenwerken met een werknemer. Bijvoorbeeld door een geschaad vertrouwen, botsende karakters of een arbeidsconflict. De verhouding kan dan op verschillende lagen verstoord zijn:

• Verticale verstoring: in de relatie tussen de werkgever en de werknemer, tussen leidinggevende/manager en de werknemer.
• Horizontale verstoring: in de arbeidsverhouding tussen directe collega’s onderling.