Teamcoaching: casus De Helende Meesters

Praktijkvoorbeeld (geanonimiseerd)

In huisartsenpraktijk De Helende Meesters werken vijf huisartsen: drie mannen en twee vrouwen. De eerste man is net gestart als huisarts, de tweede zit tegen zijn pensioen aan en de derde is een ondernemende vijftiger. De twee dames van de maatschap zijn halverwege hun loopbaan. Zij kunnen het goed vinden en werken vaak nauw samen. Een praktijkmanager en een aantal praktijkassistenten ondersteunen de huisartsen, zodat ze als team ieder vanuit eigen verantwoordelijkheden de juiste patiëntenzorg bieden. Waar de praktijk aanvankelijk nog op rolletjes loopt, heerst er sinds een tijdje een andere, zorgwekkende, realiteit.

Wat is er aan de hand?

De praktijk heeft te kampen met uitval van één van de vrouwelijke huisartsen. Zij is de drijvende kracht binnen de maatschap en is langdurig ziek vanwege Covid-19. De andere vrouwelijke huisarts maakt zich uiteraard zorgen. In combinatie met allerlei gedoe in de praktijk en een gebrek aan ondernemerstalent, gaat zij steeds slechter functioneren. Zij is niet scherp, dwaalt af, vertraagt, heeft haar dossiers niet op orde en ga zo maar door. Eigenlijk wordt nu heel goed duidelijk dat haar collega voorheen vaak de gaten dichtliep. Er wordt een waarnemer aangenomen om de boel weer op orde te krijgen.

De zieke huisarts beschouwt de praktijkmanager, die een deel van haar taken overneemt en daardoor meer invloed krijgt, als een toenemende bedreiging. Ook laat ze vanaf de zijlijn duidelijk merken dat de jonge huisarts zich nog moet bewijzen als volwaardig collega binnen de maatschap. Dat zet niet de juiste toon en sfeer in de praktijk. Hoe onaardiger de (zieke) arts doet (om invloed af te dwingen), hoe minder haar collega's met haar overleggen of haar vragen hoe het gaat. Ze voelt zich steeds meer buitengesloten en raakt geïsoleerd van de rest.

De oudste praktijkhouder is bezig met zijn opvolging. Hij heeft een jonge ambitieuze waarneemster gevonden aan wie hij het stokje mogelijk wil gaan overdragen, maar dan wel graag op zijn manier. Zijn eventuele opvolgster heeft hier duidelijk moeite mee en geeft dit ook aan, maar stuit regelmatig op weerstand. De 50-plusser bruist van de nieuwe ideeën voor de praktijk, maar kan die niet kwijt bij de andere praktijkhouders en raakt langzaamaan gedesillusioneerd.

Kortom, er heerst een hoop negatieve energie binnen de praktijk. Het ondersteunend personeel heeft daar ook last van. Er wordt veel óver elkaar gepraat in plaats van met elkaar en de samenwerking binnen de praktijk verloopt steeds stroever. Om te voorkomen dat de situatie verder uit de hand loopt en andere collega's ook ziek thuis komen te zitten, schakelt een van de praktijkhouders een teamcoach van VvAA in.

Wat doet de teamcoach?

De teamcoach spreekt alle teamleden afzonderlijk om een neutrale insteek te krijgen vanuit alle perspectieven. Iedere collega werkt immers op eigen unieke wijze mee in het team en aan de gezamenlijke doelstellingen. Dat is de bron van succes én verwarring in dit geval. Om een gemeenschappelijke basis te creëren, is er een combinatie van een teamscan én de PPA-test ('Persoonlijke Profiel Analyse') gedaan. Een mooie basis voor begrip en verbinding op ieders gedrag. Die persoonlijke profielen zijn de basis voor het teamprofiel.

Uit haar vooronderzoek blijkt al snel dat er veelal op de automatische piloot wordt gewerkt en dat bij iedereen de tijd ontbreekt om samen open en eerlijk te reflecteren op bestaande gedragspatronen die ingebed zitten in ieders systeem. Tegelijkertijd constateert ze dat de teamleden stuk voor stuk naar verbinding hunkeren vanuit een gezamenlijke visie op de toekomst en daarbij horende strategie In de eerste teamsessie die volgt op het vooronderzoek ontstaat er een pittige confrontatie en is de negatieve energie binnen de groep nog goed merkbaar.

Door echter samen stil te staan bij ieders drijfveren ("Wat maakt dat je doet wat je doet?"), ontstaat meer onderling begrip en ruimte om afspraken te maken over wat je samen wilt bereiken en hoe je dat met elkaar gaat doen. De teamcoach faciliteert het hele proces, kijkt puur naar feiten, oordeelt niet en laat het team zelf met oplossingen komen, zodat ze er ook echt achter staan.

Na drie teamsessies stellen de coach en de teamleden tevreden vast dat er weer verbinding en vertrouwen is binnen het team. Door het inzicht in ieders talenten en voorkeurstijl van werken, verschuiven de taken en aandachtsgebieden zodat er ruimte ontstaat voor nieuwe ideeën, doelstellingen en een andere manier van samenwerken.

Meer informatie of vragen?

• Lees meer over teamcoaching als middel om (indirect) uitval binnen uw praktijk, maatschap of vakgroep te voorkomen.