3 voorbeelden van samenwerkingsafspraken in de zorg: dit zijn de regels

Regiebehandelaar aanwijzen

Een cliënt met eenvoudige, losstaande klachten en/of met een beperkt aantal zorgverleners, waarvan de behandelingen niet met elkaar interveniëren, hoeft geen regiebehandelaar te hebben, aldus de Factsheet ‘Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg: Introductie regiebehandelaar’. In andere situaties kan het wenselijk of noodzakelijk zijn dat één van de behandelaren (in overleg met de anderen) de rol van regiebehandelaar op zich neemt.

De regiebehandelaar moet dan voor het volgende zorgen:

• De bewaking van de continuïteit en de samenhang van de zorgverlening, én waar nodig een aanpassing van de gezamenlijke behandeling.
• Adequate informatie-uitwisseling en voldoende overleg tussen betrokken zorgverleners.
• Eén aanspreekpunt voor het tijdig beantwoorden van vragen over de behandeling van de cliënt of diens naasten.

Aanpassing medisch dossier

Het gevolg is dat aan het medisch dossier een veld ‘regiebehandelaar’ moet wordt toegevoegd. Omdat er aanleiding kan zijn het regiebehandelaarschap over te dragen (bijvoorbeeld in het kader van een verantwoording achteraf). Er wordt dan ook aanbevolen de naam van de eerdere regiebehandelaar op een vaste plaats in het elektronisch patiëntendossier (EPD) te bewaren.

Daarnaast is het van belang dat in het dossier (op een vaste plek) deze informatie wordt genoteerd:

• Wie de waarnemer van de regiebehandelaar is, als die afwezig is.
• Het ‘eerste aanspreekpunt’ voor de cliënt (in een duidelijk zichtbaar veld).

Aanpassing samenwerkingsafspraken

Tot slot kan het zo zijn dat samenwerkingsafspraken (bijvoorbeeld uit een intern protocol) moeten worden aangepast:

• De term 'hoofdbehandelaar' vervangen door 'regiebehandelaar'.
• De nieuwe rol (inclusief de waarneming daarvan) en taken goed beschrijven.

Samenwerkingen in de zorg

De ‘Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg’ richt zich op situaties waarin sprake is van samenhangende gezondheidsproblemen. In die gevallen moeten zorgverleners (samenwerkingspartners) het volgende doen:

• Afspraken maken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden bij de zorgverlening.
• Een regiebehandelaar aanwijzen.
• Een gezamenlijk behandelplan maken.
• Bij ontbreken van een geïntegreerd dossier moeten de zorgverleners relevante informatie uit het dossier met elkaar delen, zodat zij allen op de hoogte zijn (met in achtneming van de geheimhoudingsregels).
• Controle- en evaluatiemomenten inplannen.
• Afspraken maken die het de cliënt makkelijker maken om zijn rechten uit te oefenen, ten aanzien verleende zorg en de verwerking van zijn persoonsgegevens in dat kader.
• Afstemmen hoe en waar zij incidenten in de zorgverlening, waaronder calamiteiten, melden.
• Bij structurele samenwerking moeten de afspraken (aard, inrichting en ieders betrokkenheid) schriftelijk worden vastgelegd.

Bij de meeste voorschriften in de handreiking staat overigens 'zo nodig'. Dit betekent dat zorgverleners en zorginstellingen telkens moeten beslissen of het nodig is.

De Physician Assistent

De Physician Assistent (PA) in de huisartsenzorg neemt bepaalde zaken van de huisarts over. In de ‘Handreiking taakherschikking Huisarts-Physician Assistent (PA)’ (2022) staat een aantal zaken die de PA en de huisarts moeten bespreken en soms ook schriftelijk moeten vastleggen. Eén voorwaarde is dat de huisarts en de PA schriftelijke samenwerkingsafspraken maken over het medisch handelen van de PA.

We hebben de overige voorschriften op een rij gezet:

• De PA en de huisarts moeten samen vaststellen welke bijdrage de PA aan het zorgproces levert (de huisarts wordt vaak ook door andere zorgverleners ondersteund).
• Documenteren welke klachten wel en niet zelfstandig door de PA mogen worden afgehandeld.
• Documenteren welke handelingen wel en niet zelfstandig mogen worden uitgevoerd.
• Bespreken welke (medische) richtlijnen, standaarden etc. van toepassing zijn en welke delen daarvan voor de PA van belang zijn.
• Minimaal één keer per jaar de samenwerkingsafspraken evalueren, zodat het zorgproces eventueel kan worden bijgesteld.

De handreiking heeft een werkformulier voor het maken van schriftelijke afspraken.

Conclusie

Het advies is om bij elke samenwerking na te gaan welke regels van toepassing zijn. De keerzijde van alle voorschriften is dat zij de ervaren regel- en administratiedruk vergroten. Maar gelet op het feit dat deze veldnormen nu eenmaal bestaan en op zich een goed doel hebben, kan het in acht nemen daarvan serieuze problemen voorkomen, zoals bijvoorbeeld een claim, klacht of een onderzoek van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).