Werkkostenregeling (WKR)

Met ingang van 1 januari 2015 geldt de Werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers. Aan het huidige systeem van vergoedingen komt definitief een einde. Dit heeft consequenties voor uw praktijk.

Wat valt onder de WKR?

De consequenties van de Werkkostenregeling (WKR) voor uw praktijk

De belangrijkste punten op een rij:

WKR in het kort

Het uitgangspunt is dat u over alle personele uitgaven zoals kerstpakketten, etentjes, een fiets of personeelsuitjes loonheffing verschuldigd bent. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunt u onbelast geven.

Brutoloon

U bepaalt eerst welke personele uitgaven tot het loon behoren. Naast periodiek loon moet over vakantiegeld, eindejaarsuitkering, extra uren en bonus altijd loonheffing worden berekend. 

Gerichte vrijstellingen

Van de resterende uitgaven is een aantal vergoedingen en verstrekkingen zoals reiskosten en werkkleding onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld en bent u geen loonheffing verschuldigd. 

Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: 

  • Lidmaatschap beroepsvereniging
  • Reiskostenvergoeding voor reizen met eigen vervoer met zakelijk karakter (€ 0,19 per km)
  • Abonnement voor reizen per openbaar vervoer met zakelijke karakter
  • Arbovoorzieningen
  • Cursussen, bijscholing, congressen, trainingen e.d.
  • Vakliteratuur
  • Studiekosten
  • Contributie beroepsvereniging
  • Maaltijden bij overwerk en dienstreizen
  • Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
  • Overige in de wet aangewezen gerichte vrijstellingen


U mag er ook voor kiezen om voor gerichte vrijstellingen een vaste vergoeding te geven in plaats van de werkelijke kosten te vergoeden. De hoogte van de vaste vergoeding moet gebaseerd zijn naar redelijkheid.

Nihilwaarderingen

Voor andere verstrekkingen is besloten dat de waarde nihil is. 
Voorbeelden daarvan zijn:
  • Werkplekvoorzieningen (bureaustoel, bureau etc.)
  • Bedrijfskleding (kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (uniformen etc.) of voorzien van een logo van 70cm² of die op het werk achterblijft)
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • Op de werkplek gegeven personeelsfeesten/bijeenkomsten
  • Op de werkplek gegeven recepties ambtsjubileum, afscheid e.d. 

Vrije ruimte

Andere kostenvergoedingen mogen onder de vrije ruimte vallen. De vrije ruimte is een budget dat u naar eigen inzicht kunt gebruiken om vergoedingen en verstrekkingen onbelast te vergoeden. De vrije ruimte is geen vergoeding die u ontvangt, maar een methode om te bepalen of een bepaalde vergoeding onbelast vergoed wordt of niet. De kosten die u daarin onder brengt moet u dan wel op de juiste manier administreren. Alle andere kosten die u voor uw medewerkers maakt, moeten bij de betreffende medewerker als belast loon worden verwerkt.
De vrije ruimte is momenteel 1,2% van het totale fiscale loon van het personeelsbestand over dat jaar. Om een inschatting te maken van de hoogte van de vrije ruimte, kunt u de loonsom van het voorgaande jaar hanteren. Het is goed hierbij rekening te houden met mutaties in uw personeelsbestand.
Wat er werkelijk te besteden valt, hangt af van de totale hoogte van de feitelijke loonsom en wordt dus pas in de loop van het jaar duidelijk. Wanneer het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen gedurende het jaar de vrije ruimte overschrijdt, dan is over de overschrijding 80% eindheffing verschuldigd.

Keuze is definitief

Welke vergoedingen en verstrekkingen in de ruimte worden ondergebracht, blijkt uit uw administratie. U hoeft dit dus niet apart bij de Belastingdienst te melden. Let wel: wanneer u eenmaal een keuze hebt gemaakt, is deze definitief. U mag achteraf alleen die fouten herstellen wanneer een vergoeding aantoonbaar anders is verwerkt dan dat u met uw medewerker afsprak. Een eventueel restant van de vrije ruimte kunt u niet overhevelen naar een volgend jaar.

Samenwerking

De WKR vereist een nauwe samenwerking tussen uw accountant of administratiekantoor, uw salarisadministrateur, uw P&O-adviseur en uw juridisch adviseur. U, als werkgever, bent de spil in deze samenwerking. Voor een goede uitvoering  is actueel inzicht in uw financiële administratie belangrijk. Alleen dan kunt u tijdig beoordelen wat uw vrije ruimte is. Bent u benieuwd of u het best passende administratie-abonnement heeft? Klik hier voor meer informatie over de mogelijkheden.

Contact

Hebt u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op, wij zijn u graag van dienst.
  • Neem contact op met VvAA 030 68 66 459 (salaris- en personeelsadministratie)
  • Neem contact op met VvAA 030 60 16 200 (financiële administratie)