Werkkostenregeling (WKR)

Het uitgangspunt is dat je over alle personele uitgaven zoals kerstpakketten, etentjes, een fiets of personeelsuitjes loonheffing verschuldigd bent. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kun je onbelast geven.

De vrije ruimte is een budget dat je naar eigen inzicht kunt gebruiken om vergoedingen en verstrekkingen onbelast te vergoeden. De vrije ruimte is geen vergoeding die je ontvangt, maar een methode om te bepalen of een bepaalde vergoeding onbelast vergoed wordt of niet. De kosten die je daarin onderbrengt, moet je dan wel op de juiste manier administreren. Alle andere kosten die je voor jouw medewerkers maakt, moeten bij de betreffende medewerker als belast loon worden verwerkt.

Hoogte van de vrije ruimte
Over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom wordt de vrije ruimte 2%. Boven de fiscale loonsom van € 400.000 blijft het percentage 1,18%. Om een inschatting te maken van de hoogte van de vrije ruimte, kun je de loonsom van het voorgaande jaar hanteren. Houd rekening met mutaties in jouw personeelsbestand.

Overschrijding
Wat er werkelijk te besteden valt, hangt af van de totale hoogte van de feitelijke loonsom en wordt dus pas in de loop van het jaar duidelijk. Wanneer het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen gedurende het jaar de vrije ruimte overschrijdt, dan is over de overschrijding 80% eindheffing verschuldigd.

Je bepaalt eerst welke personele uitgaven tot het loon behoren. Naast periodiek loon moet over vakantiegeld, eindejaarsuitkering, extra uren en bonus altijd loonheffing worden berekend.

Van de resterende uitgaven is een aantal vergoedingen en verstrekkingen onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld. Daarvoor ben je geen loonheffing verschuldigd. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• Lidmaatschap beroepsvereniging.
• Reiskostenvergoeding voor reizen met eigen vervoer met zakelijk karakter (maximaal €0,21 per km).
• Abonnement voor reizen per openbaar vervoer met zakelijke karakter.
• Arbovoorzieningen.
• Cursussen, bijscholing, congressen, trainingen e.d.
• Vakliteratuur.
• Studiekosten.
• Contributie beroepsvereniging.
• Maaltijden bij overwerk en dienstreizen.
• Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• Overige in de wet aangewezen gerichte vrijstellingen.

Als je een vaste maandelijkse vergoeding aan een medewerker wilt verstrekken, dan moet deze goed onderbouwd zijn. De onderbouwing moet je bewaren in het personeelsdossier.

Voor andere verstrekkingen is besloten dat de waarde nihil is. Voorbeelden daarvan zijn:

• Werkplekvoorzieningen (bureaustoel, bureau etc.).
• Bedrijfskleding (kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (uniformen etc.) of voorzien van een logo van 70cm² of die op het werk achterblijft).
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
• Op de werkplek gegeven personeelsfeesten/bijeenkomsten.
• Op de werkplek gegeven recepties ambtsjubileum, afscheid e.d.

Welke vergoedingen en verstrekkingen in de ruimte worden ondergebracht, blijkt uit jouw administratie. Je hoeft dit dus niet apart bij de Belastingdienst te melden. Let wel: wanneer je eenmaal een keuze hebt gemaakt, is deze definitief. Je mag achteraf alleen die fouten herstellen, wanneer een vergoeding aantoonbaar anders is verwerkt dan je met jouw medewerker hebt afgesproken. Een eventueel restant van de vrije ruimte kun je niet overhevelen naar een volgend jaar.

De WKR vereist een nauwe samenwerking tussen jouw accountant of administratiekantoor, jouw salarisadministrateur, jouw P&O-adviseur en jouw juridisch adviseur. Jij, als werkgever, bent de spil in deze samenwerking. Voor een goede uitvoering is actueel inzicht in jouw financiële administratie belangrijk. Alleen dan kun je tijdig beoordelen wat jouw vrije ruimte is. Ben je benieuwd of je het best passende administratie-abonnement hebt? Wij adviseren je graag over de mogelijkheden.