Fietsregeling

• Makkelijke optie voor werkgever met weinig rompslomp.
• Bij voldoende vrije ruimte in de WKR zijn de kosten gelijk aan de waarde van de fiets

Werknemer wordt eigenaar van de fiets.

• Werkgever kan een onbelaste kilometervergoeding (blijven) betalen aan werknemer.
• Let op uw WKR-budget in combinatie met het aantal fietsen en de waarde die u wilt vergoeden/verstrekken. Tip: bepaal een maximumbedrag per werknemer.

Als werkgever kunt u (een deel van) de aanschafprijs vergoeden van een fiets die de werknemer heeft gekocht. U kunt ook de fiets zelf aanschaffen/betalen en verstrekken aan de werknemer, dan wordt de werknemer eigenaar van de fiets. De vergoeding of waarde van de verstrekte fiets geldt als loon voor de werknemer (belast brutoloon).

Als werkgever kunt u de fiets ook onbelast vergoeden of verstrekken aan uw werknemer. Dan bent u verplicht om de waarde van de fiets onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Uw werkgeverskosten zijn dan gelijk aan de aanschafwaarde van de fiets. Heeft u geen vrije ruimte meer in de WKR? Dan betaalt u als werkgever, bovenop de aanschafwaarde van de fiets, ook nog eens 80% aan eindheffing loonheffingen over de waarde van de fiets.

• Voordelige optie voor werkgever.
• Bij voldoende vrije ruimte in de WKR bespaart de werkgever zich ook nog de werkgeverspremies over de waarde van de fiets.

Werknemer betaalt de fiets met bruto loonbestanddelen en heeft daarmee gemiddeld 40% belastingvoordeel.

• Werkgever moet een cafetariaregeling hebben/opstellen die openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers.
• Werkgever moet ook een addendum overeenkomen met werknemer.
• Het verlagen van het loon kan gevolgen hebben voor (toekomstige) uitkeringen en/of toeslagen van de werknemer.
• Werkgever kan een onbelaste kilometervergoeding (blijven) betalen aan werknemer.
• Alleen toekomstige loonbestanddelen kunnen worden uitgeruild. Bijvoorbeeld: stel dat de fiets is gekocht in juni. Dan kan de werknemer niet met terugwerkende kracht zijn salaris vanaf januari uitruilen, maar pas vanaf juli. Uitruil betreft dus loon dat de werknemer nog moet krijgen (toekomstige loonbestanddelen).
• Let op uw WKR-budget in combinatie met het aantal fietsen en de waarde die u wilt vergoeden/verstrekken. Tip: bepaal een maximumbedrag per werknemer.

Als werkgever mag u onbelast een fiets vergoeden of verstrekken aan uw werknemer als u deze vergoeding/verstrekking onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Vervolgens kunt u met uw werknemer overeenkomen om deze onbelaste vergoeding/verstrekking uit te ruilen voor een deel van het belaste loon van uw werknemer. Uw werknemer heeft dan een belastingvoordeel, omdat zijn loonheffing dan over een verlaagd loon wordt geheven. Hierdoor betaalt hij een lager bedrag aan belasting.

Uw werknemer kan bijvoorbeeld een deel van zijn toekomstige brutoloon, eindejaarsuitkering of vakantiegeld uitruilen. Het voordeel van het uitruilen tegen (een deel van) de eindejaarsuitkering of het vakantiegeld is dat dit geen gevolgen heeft voor onder andere de opbouw van het vakantiegeld. (Uitruilen tegen loon kan wel leiden tot een lagere vakantie- en eindejaarsuitkering.)

Bij voldoende vrije ruimte in de WKR bespaart u zich ook nog eens de werkgeverspremies over de waarde van de fiets.

Kostenneutraal voor werkgever.

Werknemer kan zijn onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-/werkverkeer inzetten voor aflossing van de renteloze lening.

• Als werkgever moet u een addendum overeenkomen met uw werknemer.
• Heeft uw werknemer de renteloze lening geheel afgelost? Vergeet niet dat u als werkgever de onbelaste kilometervergoeding voor de werknemer dan weer moet (laten) activeren.
• Een redelijke termijn (bijvoorbeeld 24 of 36 maanden) met de medewerker overeenkomen voor het aflossen van de lening.

Als werkgever mag u belastingvrij een renteloze lening verstrekken aan uw werknemer voor de fiets. Uw werknemer schaft de fiets dan zelf aan. De fiets wordt eigendom van uw werknemer.

Uw werknemer kan de lening aflossen met de vrije vergoeding van maximaal € 0,19 voor elke zakelijke kilometer, inclusief het woon-/werkverkeer.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van de vrije ruimte in de WKR van u als werkgever. Er is namelijk sprake van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. Ook de terugbetaling van de lening gaat niet ten koste van uw vrije ruimte in de WKR, omdat uw werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Voor het rentevoordeel geldt een nihil waardering.

• Kosten: waarde van de fiets plus 7% bijtelling over deze waarde plus de werkgeverspremies hierover.
• Overige kosten aan de fiets (zoals reparaties) zijn voor werkgever.
• Reiskostenvergoeding aan werknemer vervalt.
• Fiets blijft eigendom van werkgever.

• In de salarisadministratie moet jaarlijks 7% van de aanschafwaarde van de fiets worden bijgeteld bij het salaris van werknemer.
• Eventuele reiskostenvergoeding moet worden stopgezet bij het afleveren van de fiets.

• Als werkgever moet u een addendum overeenkomen met uw werknemer.
• Informeer bij uw verzekeringsadviseur of/hoe schade aan de ter beschikking gestelde fiets gedekt is. Is bijvoorbeeld schade gedekt die ontstaat tijdens de zakelijke ritten (of het woon-/werkverkeer) van uw werknemer? (Schade die ontstaat tijdens privéritten moet de werknemer verhalen op zijn eigen, particuliere WA-verzekering.)
• Bij aflevering van de fiets moet u een eventuele reiskostenvergoeding stopzetten.
• De kosten aan de fiets, bijvoorbeeld voor reparaties, zijn voor rekening van u als werkgever.
• Als uw medewerker uit dienst gaat, moet hij de fiets inleveren óf overnemen tegen de economische waarde van dat moment.
• Voor fietsen die vóór 1 januari 2020 zijn aangeschaft en ter beschikking worden gesteld, moet u 7% aan bijtelling hanteren over de waarde (inclusief btw) van de fiets. Om deze waarde te bepalen is een speciale database opgezet.
• Als een fiets alleen gebruikt wordt voor zakelijke kilometers en na werktijd achterblijft op de werklocatie, zijn er geen fiscale consequenties aan verbonden. Dit geldt bijvoorbeeld voor een praktijkfiets of dienstfiets.

Als werkgever kunt u een fiets ter beschikking stellen aan uw werknemer. De fiets blijft eigendom van u als werkgever.

Als u de fiets ter beschikking stelt voor woon-/werkverkeer, dan mag uw werknemer de fiets ook privé gebruiken. Voor dit privégebruik moet jaarlijks een bedrag bij het loon van uw werknemer worden bijgeteld. Hierover betaalt uw werknemer dan loonheffing. Als werkgever betaalt u hierover premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw óf u houdt de bijdrage Zvw in op het loon van uw werknemer. U kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, en daarmee ten laste brengen van uw vrije ruimte in de WKR.

Met ingang van 1 januari 2020 is de waarde van het privégebruik op jaarbasis gesteld op 7% van de waarde (inclusief btw) van de fiets (plus eventuele accessoires. Om deze waarde bepalen is een speciale database opgezet.

• Werkgever betaalt tijdens de leaseperiode een vast bedrag per maand. Deze kosten vallen niet onder de vrije ruimte van de WKR.
• Werkgever heeft diverse opties om een leasefiets/Swapfiets aan te bieden.

• In de salarisadministratie moet jaarlijks 7% van de aanschafwaarde van de fiets worden bijgeteld bij het salaris van werknemer.

Reiskosten

Wanneer een werknemer met een leasefiets naar het werk reist, mag voor deze gefietste kilometers geen onbelaste kilometervergoeding worden verstrekt. Voor de dagen waarop een ander vervoermiddel wordt gebruikt, zoals de eigen auto of het openbaar vervoer, blijft de reguliere kilometervergoeding wel van toepassing.

Voorbeeld
Reist een werknemer vóór deelname aan het leasefietsplan 5 dagen per week met de auto en na deelname 2 dagen met de fiets en 3 dagen met de auto, dan kan de werkgever uitsluitend voor de 3 autodagen een kilometervergoeding uitkeren. Voor de 2 gefietste dagen vervalt deze vergoeding.

De werkgever kan er daarnaast voor kiezen het bedrag van de vervallen vergoeding te verwerken in het leasebedrag. Hierdoor kan het maandelijkse leasetarief voor de werknemer verder worden verlaagd, zonder extra kosten voor de werkgever.

Algemeen

• Als werkgever moet u een addendum overeenkomen met uw werknemer.
• Informeer bij uw verzekeringsadviseur of/hoe schade aan de ter beschikking gestelde fiets gedekt is. Is bijvoorbeeld schade gedekt die ontstaat tijdens de zakelijke ritten (of het woon-/werkverkeer) van uw werknemer? (Schade die ontstaat tijdens privéritten moet de werknemer verhalen op zijn eigen, particuliere WA-verzekering.)
• Bij aflevering van de fiets moet u een eventuele reiskostenvergoeding stopzetten.
• Als uw werknemer uit dienst gaat, moet de fiets ingeleverd worden

Specifiek voor leasefiets
Voor de leasefiets betaalt u als werkgever een vast bedrag per maand aan de leasemaatschappij. Leasefietsen zijn luxere, duurdere fietsen dan Swapfietsen. Voor leasefietsen geldt doorgaans een langere leaseperiode dan voor Swapfietsen. Binnen het leasecontract zijn allerlei zaken geregeld. Meer informatie vindt u op de website over de leasefiets.

Specifiek voor Swapfiets
Voor de Swapfiets betaalt u als werkgever een vast bedrag per maand. Het contract is maandelijks opzegbaar vanaf 3 maanden bij poolfietsen. De swapfiets is een veel goedkopere fiets dan de luxere leasefiets. De Swapfiets biedt keuze uit verschillende typen fietsen en biedt ook 48-uurs pechhulp. Meer informatie vindt u op de bedrijfswebsite van Swapfiets.

Als werkgever kunt u uw werknemer een leasefiets of een Swapfiets bieden.

De leasefiets is veelal een luxe, duurdere fiets. Vaak kiezen werknemers deze zelf uit omdat zij er ook privé mee fietsen. De Swapfiets is een eenvoudige fiets die veelal in de stad wordt gebruikt ter vervanging van de auto. De Swapfiets is vooral een functioneel vervoermiddel; de bagagedrager ontbreekt bijvoorbeeld. Het concept Swapfiets omvat een eigen servicedienst die ervoor zorgt dat de gebruiker altijd een werkende Swapfiets heeft.

De leasefiets en de Swapfiets zijn qua luxe en concept niet goed te vergelijken. De enige overeenkomst is dat u als werkgever de zorg voor de fiets uitbesteedt aan derden. Uw wensen en mogelijkheden als werkgever bepalen wat voor u de beste keuze is.

Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een B.V. kunt u de fietsregeling ook op uzelf toepassen. De B.V. kan een fiets ter beschikking stellen aan de DGA. De fiets blijft dan eigendom van de B.V. Als de fiets ter beschikking wordt gesteld voor woon-/werkverkeer, dan mag u als DGA de fiets ook privé gebruiken. Voor dit privégebruik moet jaarlijks een bedrag bij uw loon als DGA worden bijgeteld. Hierover betaalt u als DGA dan loonheffing. De B.V. betaalt hierover de werkgeversheffing Zvw, of de B.V. houdt de bijdrage Zvw in op het loon van de DGA. De B.V. kan dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, en daarmee ten laste brengen van de vrije ruimte in de WKR.

Met ingang van 1 januari 2020 is de waarde van het privégebruik op jaarbasis gesteld op 7% van de waarde (inclusief btw) van de fiets (plus de eventuele accessoires). Om deze waarde te bepalen is een speciale database opgezet.

De waarde van de fiets kan ook als eindheffingsloon worden aangewezen. Dit brengt geen kosten voor de DGA met zich mee als er voldoende vrije ruimte in de WKR is. Daarnaast zijn de kosten van de fiets en de jaarlijkse afschrijving voor de B.V. aftrekbaar. Hierover kan uw accountant of belastingadviseur u adviseren.

De B.V. van een DGA kan ook kiezen voor een leasefiets.

• Uw accountant of belastingadviseur kan u adviseren over nog meer voordelen. Denk bijvoorbeeld aan:
  • De kosten van de fiets en de jaarlijkse afschrijving zijn aftrekbaar.
    Een investeringsaftrek kan van toepassing zijn.
  • De fiets van de zaak staat los van de auto van de zaak. Als DGA kunt u beide regelingen tegelijkertijd gebruiken.
• Vanuit de B.V. kan een fiets in principe alleen ter beschikking gesteld worden aan/aangeschaft worden voor de DGA. Gezinsleden van de DGA kunnen alleen in aanmerking komen voor een fiets als zij zijn opgenomen in de salarisadministratie van de B.V.
• Bij aflevering van de fiets moet u een eventuele reiskostenvergoeding aan uzelf als DGA stopzetten.
• Als DGA kunt u de fiets ook overnemen tegen de economische waarde van dat moment.
• Voor fietsen die vóór 1 januari 2020 zijn aangeschaft en ter beschikking worden gesteld, moet u 7% aan bijtelling hanteren over de waarde (inclusief btw) van de fiets. Om deze waarde bepalen is een speciale database opgezet.