Mediation

Hoe verloopt mediation?

Bij VvAA bestaat het proces van mediation uit zes fasen:

1. Voor de start
2. Intake en eerste bijeenkomst(en)
3. Mediationovereenkomst
4. Mediationbijeenkomsten
5. Onderhandelingsfase
6. Einde: vaststellingsovereenkomst

Wilt u mediation inschakelen, dan kunt u zelf een MfN registermediator benaderen die zich houdt aan de MfN Gedragsregels. Een MfN registermediator stelt zich onafhankelijk en neutraal op. Verwijst de rechter u tijdens een gerechtelijke procedure door naar een mediator? De procedure wordt dan tijdelijk stopgezet om het conflict alsnog via mediation op te lossen.

2. Intake en eerste bijeenkomst(en)

De eerste bijeenkomst bestaat uit een kennismakingsgesprek. In deze intake vertelt de mediator wat u kunt verwachten. Beide partijen krijgen ook de gelegenheid om hun verhaal over het conflict toe te lichten. De bijeenkomsten vinden meestal plaats op een neutrale plek, zoals het kantoor van de mediator.

3. Mediationovereenkomst

Na de intake legt de mediator in een mediationovereenkomst een aantal zaken vast:

• Vertrouwelijkheid en geheimhouding
• Onderwerp van het conflict
• Uurtarief

U verklaart dat u actief meewerkt om het conflict op te lossen. De mediator verklaart dat hij of zij onpartijdig is en geen enkel belang heeft bij de oplossing van het conflict. Mediation start als u de overeenkomst tekent. Elke MfN registermediator is verplicht om hiermee te werken.

4. Mediationbijeenkomsten

In deze fase laat de mediator iedere partij zijn kant van het conflict vertellen. Aan het eind van elke bijeenkomst vat de mediator de voortgang samen. Dat kan in de vorm van een gespreksverslag. Na een aantal gesprekken is bekend hoe u de partijen tegen het conflict aankijken, wat kern van het conflict is en welke punten voor de toekomst belangrijk zijn.

5. Onderhandelingsfase

In de onderhandelingsfase werken u en de andere partij(en) constructief aan de oplossing van het conflict. Daarvoor gebruikt de mediator verschillende technieken. U toetst vervolgens zelf de haalbaarheid van de oplossing.

6. Einde: vaststellingsovereenkomst

Hebt u met alle betrokken partijen een oplossing gevonden? De mediator legt dan de gemaakte afspraken vast in een overeenkomst waar elke partij zich met een ondertekening aan verbindt. Daarmee is het proces van mediation afgerond.

Geen oplossing, mediation niet geslaagd?

Mediation stopt als het niet lukt om tot een oplossing te komen. U of de mediator kan dat aangeven. U krijgt dan geen vaststellingsovereenkomst. Heeft de rechter u doorverwezen, dan wordt de gerechtelijke procedure weer gestart.

Mediation in de gezondheidszorg kan in meerdere opzichten voor een succesvolle oplossing van conflicten zorgen, of dit nou conflicten op de werkvloer, op zakelijk niveau of in een privé-situatie zijn. Voorbeelden zijn:

• Bestuursconflict
• Onenigheid binnen de maatschap
• Dissociatie
• Arbeidsconflict
• Ziekteverzuim
• Ontslag
• Disfunctioneren
• Arts-patiëntconflict
• Klant-leveranciersconflict
• Echtscheiding
• Erfenis
• Familieruzie
• Burenruzie
• Letselschade
• Bouwvergunning
• Conflicten bij bouwen en wonen

Succesfactoren mediation

• Houd de oplossing in eigen hand.
• U hebt bereid om met de andere partij te praten en samen een oplossing te vinden.
• U kiest ervoor om een onafhankelijk en neutraal persoon in te schakelen.
• U wilt of moet de relatie met de andere partij behouden. Ook op respectvolle wijze, omdat u elkaar nog tegenkomt op congressen of bij de plaatselijke sportvereniging.
• U zoekt een creatieve oplossing als de juridische beslissing niet alles oplost.

Wanneer is mediation niet geschikt?

• Een van de partijen wil mediation niet inschakelen.
• De volmacht ontbreekt om beslissingen te nemen.
• Een rechterlijke uitspraak is nodig, bijvoorbeeld bij beslaglegging.
• Het conflict is te hoog opgelopen om met elkaar in gesprek te gaan.

Onderwerpen van mediation

• Transparant en duidelijk
• Maatschap en vakgroep
• Arbeidsverhoudingen
• Communicatie met patiënten
• De privésfeer

Maatschappen en vakgroepen

Samenwerken in een maatschap is niet altijd even eenvoudig. Vergelijk de maatschap met een schip dat op een lange reis gaat. De maten zijn de gelijkwaardige kapiteins. Dat kan positief uitpakken, maar ook een bron van conflicten en machtsstrijd zijn. Het ontbreken van goede communicatie is dan vaak de oorzaak wat gevolgen heeft voor de samenwerking. Conflicten kunnen ontstaan die in de dagelijkse hectiek eenvoudig escaleren en het werkplezier nadelig beïnvloeden. Uiteindelijk kan dat gevolgen hebben voor de kwaliteit van de zorgverlening. In maatschappen wordt mediation ingezet om de onderlinge conflicten op te lossen en samen nieuwe afspraken te maken. Ook wordt mediation ingezet als preventief instrument. Juist door regelmatig de thermometer in de maatschap of vakgroep te steken, kunnen escalaties voorkomen worden.

Voor: medisch specialisten - huisartsen - tandartsen - fysiotherapeuten - dierenartsen - andere (para)medici die in maatschaps- of vakgroepverband met elkaar samenwerken - raden van bestuur - directeuren - directieteams - (staf)maatschappen.

Arbeidsverhoudingen

Een arbeidsverhouding is een hiërarchische relatie: de werkgever betaalt een werknemer om afgesproken werkzaamheden te verrichten. Dit kan een bron van conflicten zijn. Bijvoorbeeld over  de werkzaamheden, de leidinggevende, werktijden, de samenwerking met collega’s of bij ziekte. Met de Wet Verbetering Poortwachter heeft de inzet van mediation bij ziekteverzuim en re-integratie meer  toegevoegde waarde gekregen. Ook om in goed overleg tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomst te komen (exit mediation). Door samen in goed overleg op zoek te gaan naar passende oplossingen is er meer draagvlak. Ook is het inzetten van een mediator een voordeliger alternatief dan de juridische weg.
 
Voor: (para)medici met personeel - bestuurders - managers (praktijkmanagers, managers personeelszaken) - zorgprofessionals in dienstverband

Communicatie met patiënten

Mediation kan ook bijdragen in de verbetering van de relatie en communicatie met patiënten, familieleden en nabestaanden. Een goed gesprek na een medische misser  kan verdere (juridische) escalatie voorkomen. Uiteindelijk is zowel zorgverlener als patiënt niet gebaat bij een conflict.

Voor: (para)medici met direct patiëntencontact - directeuren patiëntenzorg - directeuren huisartsenposten - bestuurders – praktijkmanagers - managers SEH

Privésfeer

Mediation is een goede oplossing voor conflicten in de privésfeer. Of het nu gaat om ruzie met de buren, gevoelige conflicten tussen familieleden, nalatenschap of het opheffen van een notarieel samenlevingscontract. Mediation houdt de relatie tussen partijen in stand en beschadigt deze niet verder. Bij een juridische procedure is dat vaak wel het geval. Doordat betrokkenen samen oplossingen vinden, ontstaat er draagvlak om de afspraken na te komen.

Voor: iedereen

Birgitte van den Heuvel-Stoop is gespecialiseerd in mediations in de gezondheidszorg bij conflicten vooral in de samenwerking, arbeidsconflicten, bestuursconflicten en overige zakelijke conflicten.

“Mijn passie voor mijn vak zit in het weer in beweging krijgen van mensen. In 2009 ben ik dienst gekomen bij VvAA om mediation voor de gezondheidszorg als nieuwe dienstverlening voor de organisatie op te zetten. Momenteel voert een team MfN registermediators van VvAA jaarlijks tientallen mediations uit op zakelijk, zoals maatschaps-, arbeids- en bestuursconflicten, en ook op persoonlijk vlak, zoals echtscheidingen en burenruzies. Begin 2012 is mijn boek ‘Mediation in de Gezondheidszorg, verhalen uit de praktijk' uitgekomen.”

Een medisch specialist over Birgitte: 

“Graag wil ik je persoonlijk bedanken voor je inzet. Je zeer positieve benaderingswijze vond ik zeer aangenaam en opbouwend; eindelijk eens iemand die vanuit kracht en niet vanuit zwakte mogelijke problemen aanpakt.”

Yvonne Lacroix, mediator en praktijkadviseur. “Mediation is een grondige manier van een probleem oplossen. We pakken de kern aan en niet alleen het symptoom. Als mediator stel je de deelnemers in staat dit zelf te doen. Dat levert kan mooie en duurzame oplossingen brengen. Ik houd me vooral bezig met zakelijke conflicten. Denk aan samenwerkingsverbanden en behandelaar/cliënt-conflicten of arbeidsconflicten. Daarnaast doe ik ook echtscheidingen en burenconflicten.”

Hieronder vind u onze Brochure en het boek 'Mediation in de Gezondheidszorg' geschreven door één van onze mediators Birgitte van den Heuvel-Stoop.