De winst van goed vergaderen: betere besluiten, minder frustratie en meer tijd voor de patiënt

Uit onze incompany trainingen blijkt dat goed vergaderen een issue is in allerlei zorgorganisaties. Van ziekenhuizen tot huisartsen- en paramedische praktijken. Van Raad van Bestuur en maatschappen tot vakgroepen en afdelingen. In alle lagen blijkt effectief vergaderen niet zo eenvoudig.

Toegespitst op uw organisatie of team

Het voordeel van een vergadertraining met uw eigen bestuur, vakgroep of team is dat de training wordt toegespitst op uw specifieke behoefte. “De incompany training is volledig op maat. VvAA stelt de vraag en het doel van tevoren met een intake vast”, vertelt Paulien Schwencke. Zij is een van de teamcoaches en trainers bij VvAA. “Het mooie is, dat het draagvlak voor nieuwe vergaderafspraken altijd groot is na zo’n training. Want je hebt ter plekke met elkaar goed besproken wat het beste werkt. Dan wil je dat ook invoeren en uittesten.”

Praktische aanpak met expert

Dat is meteen een oefening in besluitvorming, onder begeleiding van een ‘vergaderexpert’. “Tijdens een incompany training werken we op een praktische manier aan de vraagstukken die op tafel komen. Het team ervaart dit als heel positief, omdat in korte tijd kwaliteiten en valkuilen in de vergaderstijl van het team naar boven komen.” De trainer helpt om afspraken te maken en geeft handvatten, die het team in de dagelijkse praktijk kan toepassen om vergaderingen beter te laten verlopen.

Vergaderirritaties

In de training wordt gekeken naar wat goed gaat én naar de gedeelde ergernissen over het vergaderen. “Naast de gezamenlijke doelen die we voor de training vaststellen, halen we ook de vergaderirritaties op. Meestal worden die breed gedeeld binnen het team, of in elk geval door de meesten herkend. Zaken zoals te veel uitweiden of afdwalen, het ontbreken van besluitvaardigheid of een te volle agenda met alle gevolgen van dien… Daar ga je mee aan de slag.”

Specifiek voor de zorg

Het team oefent met eigen actuele agendapunten. Dat levert vaak mooie resultaten op: betere besluiten, minder frustraties binnen het team en meer tijd voor de patiënt. De trainers kennen de zorgsector goed en herkennen specifieke knelpunten. Met hun ervaring geven ze inzicht in oorzaken en impact. Zo is de zorgprofessional gericht op het welzijn van de patiënt en opgeleid om te handelen. Maar hij neemt zelden de tijd om met collega's stil te staan bij hoe men er zelf in zit. Paulien: “Te oplossingsgericht vergaderen kan leiden tot besluiten die niet breed worden gedragen. Ook het ontbreken van heldere gezamenlijke doelen of visie kan gedoe opleveren in het overleg.”

Hoe kunnen wij uw organisatie helpen?

Onze training Effectief vergaderen in de zorg is één van de VvAA Incompany trainingen en biedt ontwikkeling op maat. Teamcoaching bundelt deze trainingen. Het is een beproefde methode om meer dan alleen de vergadereffectiviteit aan te pakken. “Vaak plannen teams een vervolg op de vergadertraining, waarbij ze met begeleiding van dezelfde teamcoach dieper ingaan op onderwerpen als de gezamenlijke doelstelling, rolverdeling, nakomen van afspraken, ruimte voor autonomie en de onderlinge dynamiek. Het begrip en vertrouwen in teams neemt hierdoor toe en dat voorkomt gedoe.”

Accreditatiepunten

Sinds kort kunnen we deze incompany training van een dagdeel ook vrij van btw en met accreditatiepunten aanbieden. Paulien: “Onze ervaring is dat, ook voordat er punten werden toegekend, de vergadertraining als heel waardevol wordt ervaren door de verkregen inzichten en afspraken.”