Meer tijd voor uzelf en uw medewerkers: 5 tips

1. Focus

Het klinkt zo simpel, maar door alle afleidingen en spoedverzoeken tussendoor is het erg lastig om een prettige focus te krijgen. Probeer zoveel mogelijk kleine taken meteen af te ronden, zodat ze niet in het achterhoofd blijven hangen. Ook kan het helpen om een paar vaste momenten per dag te plannen voor terugkerende zaken, zoals het wegwerken van mails.

2. Besteed uw personeelsadministratie uit

Uw medewerkers zijn de drijvende kracht achter uw zorgorganisatie. Daarom is het van belang om alle zaken rondom personeel zorgvuldig te regelen, alleen kost het een hoop tijd en expertise om dit goed te doen. Neem hiervoor een specialist in dienst, of besteed uw salaris- en personeelsadministratie uit aan een derde partij. Zo houdt u focus op de corebusiness van uw zorgorganisatie of praktijk.

3. Maak lastige keuzes helder

Twijfelen over een keuze die u moet maken, kost soms onnodig kostbare tijd. Spreek dan de zin ‘Moet ik dit nu doen?’ vijf keer anders uit. Door de nadruk steeds op een ander woord te leggen, helpt dit u beter prioriteren.

• Moet ik dit nu doen?
  Of kan het, of wilt u het?
• Moet ik dit nu doen?
  Bent u de aangewezen persoon voor deze taak? Of kunt u het delegeren?
• Moet ik dit nu doen?
  Is ‘dit’ wat daadwerkelijk moet gebeuren? Of mist er nog informatie? Zijn de verwachtingen helder?
• Moet ik dit nu doen?
  Wat gebeurt er als u het nu niet doet? Kan het ook morgen, of over een maand?
• Moet ik dit nu doen?
  Valt er daadwerkelijk iets te doen, komt er een actie uit bepaalde informatie voort? Zo niet, dan kunt u de activiteit staken.

4. Probeer tijd te reserveren voor ad-hoc zaken

Brandjes blussen en spoedverzoeken: dagelijkse kost in de zorg. Daarom kan het helpen om dagelijks tijd te reserveren voor ad-hoc klusjes waar u niet op had gerekend, al is het maar een kwartiertje. Bij een overvolle agenda zorgen dergelijke zaken voor stress en wordt u eerder gedwongen keuzes te maken in waar u uw tijd aan besteed, wat anders mogelijk niet nodig zou zijn.

5. Wees niet te streng voor uzelf en elkaar

Help elkaar dingen niet te doen en ‘nee’ te zeggen op minder urgente zaken. Of stimuleer uw medewerkers iets van elkaar over te nemen als die ruimte er is. Tolerantie en flexibiliteit zijn helpend naar uzelf en medewerkers om stress te verminderen. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, soms kunt u simpelweg niet meer doen dan u al doet.

In de waan van de dag gaat u vast snel aan uzelf voorbij, maar bewustwording is vaak al genoeg om toch even stil te staan bij wat u en uw medewerkers nodig hebben. Zijn er binnen uw praktijk of zorgorganisatie niet-medische zaken waar u ondersteuning bij kunt gebruiken, zoals personeels- of salarisadministratie? Laat het ons weten. Dan kijken we samen naar een oplossing.