Blijf ziekteverzuim de baas tijdens de coronapandemie

De totale uitval kwam in 2020 uit op 6,8 procent, een verhoging van 11 procent ten opzichte van 2019. Hoewel de overheid een derde coronagolf met man en macht probeert te voorkomen, dreigt het verzuim in de zorgsector verder op te lopen. Het is voor werkgevers dus zaak dit goed te managen. Liefst in de vorm van preventie, maar als de medewerker eenmaal ziek is, door het zetten van de goede stappen – op arbeidsrechtelijk én menselijk vlak. En de draaglast voor collega’s werkbaar te houden.

Wat mag ik nou wel of niet vragen als een medewerker zich ziek meldt? Hoe voorkom ik nog meer zieken? En kan ik een medewerker vragen zich te laten vaccineren? Tijdens het webinar krijgt u antwoord op deze vragen. VvAA-verzuimspecialist Michel Fortman behandelt de drie fases van verzuim: de fase voor verzuim, de fase tijdens verzuim en de fase na verzuim. Ook heel praktische vragen met betrekking tot COVID-19 komen aan de orde.

Fase voor ziekteverzuim

“Welke signalen zijn er en nog belangrijker: zie je ze wel en wat doe je ermee? Daar ga ik tips en tricks over geven”, vertelt Fortman in een Teams-interview. “Want zeker langdurig verzuim kun je zien aankomen als je goed op de signalen let. Een van de tips is natuurlijk: goede communicatie. Hoe ga jij om met je personeel? Heb je bij tijd en wijle teamoverleg? Drink je zo nu en dan koffie met een medewerker? Het is geen rocket science, maar in de praktijk blijkt het vaak toch lastig te zijn.”

Spelen met balans

Communicatie is ook waar VvAA-teamcoach en consultant Annette van Ginkel op hamert. “Mensen niet durven aanspreken, de koe niet bij de horens vatten en niet constructief naar de toekomst kijken.” Op dat punt gaat het vaak mis, is Van Ginkels ervaring. “Heel vaak grijpen mensen terug op ‘ja, maar’-verklaringen en de schuldige willen aanwijzen. Maar de oplossing ligt in: waar gaan we met elkaar naartoe en wat werkt wél voor ons? Daarbij moeten we ermee om kunnen gaan dat de een niet 100 procent belastbaar is en de ander binnenkort met zwangerschapsverlof gaat. Als jij dit nog even doet, doe ik dat, geven en nemen.” Spelen met balans, noemt Van Ginkel het ook wel.

Leiderschap tonen

De praktijkhouder moet het goede voorbeeld geven, vindt Van Ginkel. “Die moet leiderschap tonen, het is zijn of haar taak om dit goed te managen. “Waar ben ik naar op weg, wat zijn onze waarden, waarom doen we dit zo en niet zo? Mogen er meerdere wegen naar Rome leiden? Ja, dat mag, als je maar wel in Rome aankomt, in max twee dagen. Heldere afspraken maken, dat is belangrijk.” Ben je hier zelf niet zo goed in, stel dan een praktijkmanager aan. “Die kan de rust bewaren en is vaak de haarlemmerolie tussen artsen en assistenten. Dat werkt ongelofelijk prettig.”

Wat houdt je organisatie overeind?

Tijdens de coronapandemie moet je je richten op het allerbelangrijkste, stelt Van Ginkel. “En dat is echt iets anders dan het urgentste, want dat doe je toch wel. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je je planning op orde hebt. Geen houtje-touwtje-gedoe. Onder druk zie je weleens dingen van de planning afglijden.

Taken die echt gedaan moeten worden, zaken die je organisatie staande houden, plan je in. Bedenk wat het belangrijkst is in crisistijd en wat geparkeerd kan worden. En benoem dat dan ook met elkaar. Als er dan weer een zieke bij komt, weet je wie je kunt bijschakelen en weet je ook welke taak of dienst je kunt schrappen als er echt geen mensen meer zijn.” Het scheelt veel tijd en stress als je dat niet op een piekmoment hoeft te beslissen. Vooraf noodscenario’s maken dus.

Fase tijdens ziekteverzuim

Terug naar de zakelijke kant. Als het gaat om de fase tijdens het verzuim neemt Fortman de webinardeelnemers mee in de Wet verbetering poortwachter. “Dat zijn de wettelijke stappen die je moet zetten”, legt Fortman uit. “Binnen acht weken moet je bijvoorbeeld een plan van aanpak maken. Grootste valkuil is dat de acties die daaruit voortvloeien niet voldoende opgepakt worden. Bij een wat langer lopend reïntegratietraject loop je dan het risico op een loonsanctie. Dat wil je niet. Daarom is het zaak om een traject goed in kaart te brengen en goed op te volgen.”

Fase na ziekteverzuim

Dan is er de fase na ziekteverzuim. Bij middellang en lang verzuim ziet Fortman vaak pijnlijke dossiers voorbijkomen. “Wat praktijkhouders soms niet weten is dat je verzuimverzekering een belangrijke rol in het verzuim- en reïntegratietraject kan spelen. Wat is de rol van de verzekeraar en waar heb je als werkgever en werknemer nou recht op?” Dat vertelt Michel Fortman allemaal tijdens het webinar. Belangrijkste dat u zich nu alvast voor ogen kunt houden: heb je geen grip op verzuim, dan kan dat snel medicaliseren en lang verzuim worden. Zet dus in op preventie, blijf communiceren en grijp tijdig in. Hoe houden we het vol, op een goede en constructieve manier? Hoe kun je blijven bouwen? Kan ik nog meer vragen van mensen? Wat is mijn verantwoordelijkheid en wat leg ik bij een ander neer?