Opvragen en aanpassen medische gegevens

Stap 1 - Bepaal welke wet van toepassing is op uw relatie met de patiënt

Welke regels zijn van toepassing op uw relatie met de patiënt? Die vraag is bij elk verzoek over het opvragen of aanpassen van medische gegevens van belang. Is dat de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (Wgbo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Of een speciale regel, zoals de Jeugdwet of Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen Zorg (Wkkgz)? De context van uw relatie met de patiënt is hierin leidend. Verschillende wetten en regels kunnen tegelijk van toepassing zijn.

Stap 2 - Weet wie het verzoek indient

Vervolgens is het van belang wie het verzoek indient. Is het bijvoorbeeld een minderjarige patiënt? Een familielid dat optreedt als vertegenwoordiger van een wilsonbekwame patiënt? Of krijgt u het verzoek van een derde, zoals een gezinsvoogd, de Toetsingscommissie Gezondheidsgegevens, een tuchtcollege, de IGJ, de politie of een zorgverzekeraar?

Stap 3 - Stel het verzoek scherp

Stel het verzoek voor uzelf scherp. Gaat het om een verzoek tot inzage van een deel of álle medische gegevens? Wordt gevraagd om een papieren of elektronisch afschrift? Gaat het om het recht op correctie? En berust dat verzoek op een feit of een mening? Voor andersoortige verzoeken gelden weer andere regels, zoals het verstrekken van loggegevens, het vernietigen van medische gegevens en de uitoefening van het recht op dataportabiliteit.

Stap 4 - Bepaal de context van het verzoek

Voor het bepalen van de context van het verzoek zijn belangrijke vragen:

• Waarom worden de medische gegevens opgevraagd?
• Is de cliënt nog in leven?
• Is de verzoeker een nabestaande en heeft die een zwaarwichtig belang?
• Heeft de cliënt toestemming gegeven om de gegevens te verstrekken?
• Is er sprake geweest van een (Wkkgz-)incident?
• Heeft een zorgverzekeraar alle benodigde controlefasen doorlopen voordat inzage is gevraagd?

Stap 5 - Bepaal de wettelijke regel die van toepassing is

Heeft u de eerste vier stappen doorlopen? Dan kan worden bepaald welke wettelijke regel op het verzoek van toepassing is. Vaak wordt dan duidelijk of het verzoek wel of niet moet worden gehonoreerd. Is dat niet het geval? Dan helpt VvAA u graag.

Stap 6 - Bepaal of u de juiste persoon bent voor het verzoek

Afsluitend blijven twee vragen over: bent u de persoon die aan het verzoek moet of mag voldoen? Of is overleg met anderen, zoals een regiebehandelaar, nodig? Bent u daartoe niet (alleen) bevoegd, dan kunt u het verzoek doorsturen naar de bevoegde persoon of een overleg organiseren. Stel de verzoeker hiervan wel op de hoogte.