VvAA Groep B.V.

Zonder persoonsgegevens kan VvAA geen verzekeringen met of voor u sluiten. Persoonsgegevens gebruiken wij bijvoorbeeld om:

• Te onderzoeken of u klant bij ons kunt worden.
• Uw aanvraag voor of wijziging van een verzekering, hypotheek en andere producten te beoordelen en door te voeren.
• Uw gegevens goed in onze administratie te zetten en bij te werken als er wijzigingen zijn.
• Uw producten te kunnen beheren.
• Contact met u op te nemen.
• U te helpen in geval u een schadeclaim wilt indienen.

VvAA is een gezonde financiële dienstverlener. Om dat te kunnen blijven in de toekomst is het belangrijk om alert te zijn op risico’s die VvAA loopt, zoals verzekeringsfraude. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• De risico’s die VvAA verzekert in te schatten en te analyseren.
• U te adviseren over het beheersen en beperken van schades.
• Fraude te kunnen voorkomen en aan te pakken.
• Vast te stellen of u bent wie u zegt te zijn.
• Te zorgen voor goede informatiebeveiliging.
• Te gebruiken voor intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en te toetsen of wetgeving goed is ingevoerd.
• Klant(tevredenheids)onderzoeken uit te voeren naar eigen producten en diensten of naar dienstverlening of producten die we hebben uitbesteed.
• Statistische of wetenschappelijke analyses uit te voeren.
• Onze adviseurs te trainen en te coachen.
• Applicaties te testen en de functionaliteit ervan te verbeteren.

Voor financiële dienstverleners zoals VvAA gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn verplicht persoonsgegevens te verwerken:

• Om vast te stellen wie u bent, wanneer dat moet op grond van de wet.
• Om vast te stellen of u op een (inter)nationale sanctielijst voorkomt.
• Om uitvoering te geven aan onze zorgplicht die VvAA als verzekeraar/bemiddelaar heeft.
• Om gegevens door te geven aan (overheids)instanties wanneer dat verplicht is.
• Ter voorkoming of bestrijding van het witwassen van geld of terrorismefinanciering.

VvAA houdt u graag op de hoogte van haar dienstverlening door middel van e-mails, brieven, nieuwsbrieven en via onze website of social media. Vaak zijn ook daarvoor persoonsgegevens nodig. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• Te bekijken welke van onze producten u al wel gebruikt en welke niet.
• Te verzamelen en te analyseren.
• Marktonderzoek te doen.
• Nieuwsbrieven te versturen.

Voor het doen van persoonlijke aanbiedingen via e-mail, nieuwsbrieven of social media vragen we u tevoren toestemming. Wanneer u geen persoonlijke aanbiedingen meer wilt ontvangen, dan kunt u gebruikmaken van de opt-out mogelijkheid of dat kenbaar maken via onze website.

VvAA kan uw persoonsgegevens combineren met bijvoorbeeld (openbare) gegevens, analyseren en gebruiken om voorspellingen te doen wat betreft de diensten of producten die u nodig zult hebben. Op basis van deze analyses of voorspellingen delen wij personen in in categorieën (profielen). Dit heet profilering. VvAA kan u bijvoorbeeld een aanbieding doen of bepaalde informatie verstrekken waarvan wij denken dat die relevant voor u is, gezien uw profiel.

Als VvAA gebruik maakt van profiling dan worden voor u belangrijke beslissingen niet automatisch, zonder menselijke tussenkomst genomen. Voor geautomatiseerde besluitvorming heeft het Verbond van Verzekeraars een gedragscode opgesteld, het Ethisch kader datagedreven besluitvorming. VvAA onderschrijft deze regelgeving.

VvAA werkt samen met bedrijven die ons helpen bij onze dienstverlening. Bijvoorbeeld expertisebureaus en schadeherstellers. Of met de drukker van de Arts en Auto. Wij delen dan alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht aan deze bedrijven. Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken, spreken wij af dat zij op eenzelfde manier met uw gegevens omgaan als VvAA. Met die bedrijven sluit VvAA een verwerkersovereenkomst.

Overheidsinstanties waaraan wij persoonsgegevens verstrekken zijn algemene en bijzondere opsporingsinstanties (zoals politie en justitie), de Belastingdienst of toezichthouders (zoals de Autoriteit Persoonsgegeven, De Nederlandsche Bank of de Autoriteit Financiële Markten). Deze partijen moeten VvAA bovendien expliciet om uw persoonsgegevens hebben gevraagd, behalve bij fraude of misbruik van onze diensten. In dat geval doen we zo nodig aangifte bij de politie en geven we persoonsgegevens door die te maken hebben met de fraude.

VvAA deelt sommige persoonsgegevens met andere financiële dienstverleners, zoals verzekeraars, herverzekeraars, herverzekeringsbemiddelaars en overige financiële instellingen als dat nodig is met het oog op uw verzekering. Bijvoorbeeld om een schadeclaim af te wikkelen of een betaling te doen. VvAA kan als bemiddelaar optreden tussen u en bijvoorbeeld een andere verzekeraar of financiële dienstverlener. Ook dan wisselen we persoonsgegevens met hen uit.

Als u een schadeclaim meldt, dan legt VvAA dat vast in het Centraal Informatie Systeem van de Nederlandse verzekeraars. Ook andere verzekeraars kunnen deze melding zien. Als aan strikte voorwaarden is voldaan, wisselt VvAA fraude- en criminaliteitsgegevens uit met andere financiële instellingen, FIU-Nederland (Financial Intelligence Unit) en het Fraudeloket van het Verbond van Verzekeraars.

Op uw verzoek en/of met uw toestemming deelt VvAA ook persoonsgegevens met andere organisaties. Wij geven dan alleen gegevens door die nodig zijn of waarvoor u toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld in het geval waarin u een beroep doet op uw recht op dataportabiliteit. Dit is uw recht om gegevens die u aan ons heeft gegeven, door te geven aan een andere organisatie.

U heeft het recht te weten of uw persoonsgegevens door VvAA worden verwerkt, welke dat zijn en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. U kunt VvAA vragen welke persoonsgegevens zij van u heeft vastgelegd.

Bent u van mening dat uw persoonsgegevens door VvAA niet juist worden verwerkt, dat kunt u ons verzoeken dit aan te passen. Soms kunnen of mogen wij geen wijzigingen of verwijderingen doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd met de wet is.

Dit is uw recht om uw gegevens door ons te laten verwijderen of wissen. Dit is niet altijd mogelijk omdat er vaak (wettelijke) bewaartermijnen gelden waarbinnen wij u gegevens moeten bewaren.

In het geval VvAA uw persoonsgegevens gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, dan heeft u het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van die gegevens.

Dit is uw recht om bepaalde gegevens over te laten dragen aan een andere dienstverlener.

• Naam, adres, (aanspreek)titel, telefoonnummer en e-mailadres. Als uw minderjarige kinderen klant zijn, ook de namen en geboortedata van de kinderen.
• Namen van contactpersonen en vertegenwoordigers, voor zover van toepassing.
• In welke rol u optreedt (bijvoorbeeld gemachtigde, vertegenwoordiger, bestuurder, etc.).

VvAA gebruikt deze gegevens om u persoonlijk, op het juiste (e-mail-)adres en op de juiste manier te kunnen benaderen. Het kan ook zijn dat iemand anders namens u mag optreden. Dan hebben we ook de gegevens van deze persoon nodig.

Wanneer VvAA contact met u heeft gehad, dan leggen wij een aantal gegevens vast, zoals:

• Waarover ging het contact en hoe is dat gelopen. We maken daarvan aantekeningen en leggen relevante gegevens vast in onze systemen.
• Wanneer was het contact en met welke afdeling of persoon.
• Hoe (via post, telefoon, website, e-mail, nieuwsbrief, app, adviseur, derden).

Wij gebruiken deze contactgegevens om te kunnen zien waar we het eerder met u over hebben gehad.

Wij hebben persoonsgegevens nodig om een verzekering af te sluiten of schadeclaims te kunnen afwikkelen. We administreren daarvoor persoonsgegevens zoals uw geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, gegevens van verzekerde gezinsleden, verzekeringsverleden, gegevens over het beëindigen van de verzekering, schadevrije jaren, bankgegevens, beroep, kenteken, gegevens over de dekking van de verzekering, offertes, acceptatievoorwaarden, gegevens van betrokkenen bij de schade, gegevens over de schadeclaim en gegevens schadevoorval (bijvoorbeeld situatieschets van een aanrijding).

Wanneer wij voor u bemiddelen voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering, een hypotheek, of een levensverzekering, dan kan het nodig zijn gegevens over uw gezondheid of uw financiële situatie naar de verzekeraar te sturen die de verzekeringsovereenkomst met u aangaat. Deze gegevens worden dan rechtstreeks naar de verzekeraar gestuurd door tussenkomst van de VvAA medische unit.

Medische of financiële gegevens kunnen gevoelige informatie bevatten. VvAA is hier terughoudend in en treft hiervoor extra beveiligingsmaatregelen.

VvAA mag uw BSN alleen uitvragen en verwerken wanneer dat wettelijk is toegestaan.

Strafrechtelijke gegevens die VvAA naar aanleiding van bijvoorbeeld uw aanvraag voor het afsluiten van een schadeverzekering ontvangt, worden verwerkt door onze daartoe geautoriseerde medewerkers.

VvAA neemt deel aan een databank van verzekeraars in Nederland waar de gegevens van personen en instellingen in staan die hebben gefraudeerd of die op een andere manier een risico vormen voor de financiële sector. Zij zijn dan een risico voor VvAA, voor onze medewerkers en/of voor onze klanten. Ook VvAA registreert deze personen met wie we geen relatie meer willen in deze databank.

VvAA raadpleegt nationale, Europese en internationale sanctielijsten met staten, personen en instellingen waaraan / aan wie sancties zijn opgelegd. VvAA gebruikt deze gegevens bij het beoordelen van een verzoek om klant bij ons te worden. We controleren dan of u op een van deze lijsten staat. Pas daarna besluit VvAA of u wel of niet klant bij ons kunt worden. Bent u al klant en doet u iets waardoor u een bedreiging bent voor VvAA, onze klanten of de financiële sector? Dan registreren we dat en berichten u hierover schriftelijk. U kunt dan geen klant meer bij ons zijn.

Alleen onze speciaal daartoe geautoriseerde medewerkers kunnen dit register, de databank en de lijsten bekijken.

VvAA bewaakt haar eigen reputatie en die van de gehele financiële dienstverlening. Wij stellen onze klanten, hun activiteiten en mogelijke risico’s centraal. Daartoe is het op grond van wet- en/of regelgeving noodzakelijk dat VvAA (doorlopend) klantonderzoek verricht, waaronder het identificeren en verifiëren van klanten. Bij deze verplichting hoort ook het vastleggen van de desbetreffende persoonsgegevens door VvAA.