MijnSalaris­administratie

De opbouw van tijd-voortijduren en meeruren ('Sparen verlof') valt onder het tabblad 'Declaraties' binnen de Pocket App van uw medewerkers. Zij kunnen dit niet bij 'Verlof' invoeren.

1. U kiest na de indienstmelding voor 'Arbeidsovereenkomst aanvragen' (nieuwe taak).
2. U klikt op de medewerker stamkaart op 'Aanmaken arbeidsovereenkomst'.

Via de 'Medewerker stamkaart' kunt u een werkgeversverklaring aanvragen. U wordt gevraagd akkoord geven op de extra kosten die wij in rekening brengen. Het is mogelijk dat de extra taak 'WG-verklaring aanvullende gegevens verwerken' verschijnt. Deze taak ontstaat als uw werknemer deze aanvullende verklaring nodig heeft. U als werkgever voegt hiervoor een bijlage (pdf) toe aan die taak die door VvAA wordt ingevuld. Hierna wordt de werkgeversverklaring in het personeelsdossier geplaatst met de salarisgegevens. U ontvangt een taak in MijnSalarisadministratie waarin u de bijlage (werkgeversverklaring) kunt downloaden en de taak kunt afhandelen. Afhankelijk van de snelheid van het systeem kan het 1 tot 10 minuten duren voor de nieuwe taak verschijnt. Alleen de aanvrager kan de taak inzien. Overige medewerkers met toegang tot MijnSalarisadministratie kunnen het document wel inzien in het personeelsdossier.

Wilt u een extra account aanvragen voor een collega of assistent? Stuur dan een e-mail naar salarisinfo@vvaa.nl met de naam en e-mailadres van uw medewerker en de rechten die aan dit account toegekend mogen worden. Op dit moment heeft u de keuze tussen volledige rechten of alleen verlof en verzuim. Let op: Voor elk account moet een uniek e-mailadres aan ons worden doorgegeven. Het is niet mogelijk om 2 accounts aan hetzelfde e-mailadres te koppelen. Is uw medewerker bij 2 verschillende praktijken werkzaam? Geeft u dan een uniek e-mailadres voor elke praktijk waarvoor deze medewerker in MijnSalarisadministratie werkt aan ons door.

In 2023 zijn wij gestart met MijnSalarisadministratie. Dit betekent een scheiding van de fiscale jaren 2022 en 2023. Wilt u iets gecorrigeerd hebben in het fiscale jaar 2022? Dien dan een correctieverzoek als vraag in op MijnSalarisadministratie. Wij voeren de mutatie dan in op Nmbrs. U kunt een dergelijke mutatie niet kwijt in MijnSalarisadministratie. Alle salarisdocumenten zoals loonstroken, jaaropgaven, loonaangiften, verzamelloonstaten et cetera. met betrekking tot het jaar 2022 (of eerder) zijn uitsluitend beschikbaar in Nmbrs. Beide portalen communiceren niet met elkaar.

Als u een verzuimverzekering via VvAA heeft afgesloten en bij Salarisadministratie de Verzuimmodule afneemt, leveren wij de jaarlonen voor u aan. Wij leveren deze gegevens voor 31 maart 2023 voor u aan. De verzekeraars herinneren u hier wekelijks via e-mail aan. Deze berichten kunt u negeren.

De proefberekening werkt helaas nog niet door een ontbrekende functionaliteit binnen MijnSalarisadministratie. We hebben de softwareontwikkelaars gevraagd om dit met spoed op te lossen.

Als u een wijziging doorgeeft via MijnSalarisadministratie, krijgt u daarna nog een scherm ter controle. U moet de mutatie akkoord bevinden (groen vinkje > Registreren wijziging) voordat de wijziging wordt opgeslagen en bij ons binnenkomt ter controle. Als u deze stap niet uitvoert, vinden er geen mutaties plaats.

Heeft u van ons geen e-mail gekregen waarmee u uw wachtwoord kunt instellen? Stuur dan een e-mail met de naam van de praktijk, uw naam en het e-mailadres waarop u het account wilt activeren naar salarisinfo@vvaa.nl. Dan maken wij dit account zo snel mogelijk in orde.

Heeft u wel een actief account, maar werkt de koppeling met de Pocket App voor de twee-factorauthenticatie (2FA) niet meer? Stuur dan een e-mail naar salarisinfo@vvaa.nl met het e-mailadres van het account dat niet goed meer werkt. Wij resetten dan de 2FA voor u, zodat u deze opnieuw kunt instellen. U kunt dit doen door opnieuw in te loggen. U hoeft niet een nieuw wachtwoord in te stellen.

Uw medewerker kan via het tabblad Verlof in de Pocket App een verlofaanvraag indienen. U ontvangt in MijnSalarisadministratie de taak om de aanvraag goed te keuren. Neemt de medewerker geen hele dag verlof op? Dan kan hij of zij de hele dag uitvinken en aangeven om hoeveel uur het gaat.

Voorheen ontving u van ons een e-mail met alle betaalgegevens voor de afdracht aan de Belastingdienst. Dit is vanwege aangescherpte veiligheidseisen niet meer mogelijk. Wij sturen u een e-mail dat wij het betaalbestand voor u hebben klaargezet. U kunt de afdracht handmatig overmaken of gebruikmaken van de SEPA-opdracht die wij opleveren. Deze kunt u downloaden en importeren in uw bankprogramma.

NB De loonaangifte wordt uiterlijk de 10^e van de eerstvolgende maand voor u verzorgd en toegevoegd aan het dossier op MijnSalarisadministratie. In de loop van het jaar gaan wij het indienen van de aangifte en het opleveren van de betaalgegevens gelijktrekken. Zodra dit gereed is, informeren wij u hierover.

Wilt u de betaaldatum wijzigen? Dat kan! Dien het verzoek in via Stel uw vraag en wij passen de betaaldatum voor de volgende salarisperiode aan. Via Salarisverwerking > Actuele periode kunt u de huidige betaaldatum inzien.

De dossiers van uw medewerkers in NMBRS zijn nog niet overgezet naar MijnSalarisadministratie. Helaas blijkt dit ook niet op korte termijn te realiseren zijn. Binnenkort stellen wij wel voor u de optie beschikbaar nieuwe documenten toe te voegen aan de medewerkersdossiers. U ontvangt hierover tijdig bericht.

Deze jaaropgave u in de oude software Nmbrs.

Alle salarisdocumenten vindt u terug onder het tabblad Salarisverwerking.

Dit is het emailadres waarop u de e-mail van 6 januari 2023 met onderwerp 'Toegang werkgeversportaal' van ons heeft ontvangen.

Ja, dit doet u via 'Een vraag stellen' in MijnSalarisadministratie. Onder het kopje 'Ter verwerking' vindt u daar de optie 'Collectieve salariswijziging'.

Graag ontvangen wij uiterlijk vrijdag 13 januari 2023 uw mutaties voor deze maand.

Dat kan met het betaalbestand. U ontvangt een bericht wanneer het bestand klaar staat.
Het betaalbestand vindt u dan binnen het tabblad Salarisverwerking en bij de taken op het startscherm.

Door de jaarovergang, het nieuwe systeem en controle van alle loonstroken wijkt de datum in januari 2023 af van de reguliere data. De reguliere data vindt u in onze Nieuwsflits van 12 januari 2023. Uiteraard ontvangt u de salarisgegevens voor de uiterste betaaldatum.

Nee, dit kan nog niet. In de komende maand komt er binnen het portaal een knop beschikbaar waarmee dit wel mogelijk is.
Voor nu mag u dit verzoek naar ons sturen via 'Een vraag stellen in MijnSalarisadministratie'.

Er bestaat (nog) geen overzicht voor alle medewerkers. Wel kunt u dit per medewerker zien bij de medewerkergegevens. Zie voor meer uitleg ook de handleiding Vakantieverlof.

De verlofuren over 2022 worden nog toegevoegd aan het saldo. Om die reden kan het kloppen dat het saldo afwijkt. Uiterlijk 1 februari 2023 staat het saldo juist.

Vanaf nu ontvangt u standaard 60 dagen van te voren in MijnSalarisadministratie een taak als signaal dat het contract van uw medewerker afloopt. Voor alle contracten die tussen 3 maart en 30 april aflopen, staat deze taak al klaar in MijnSalarisadministratie. We gaan zo snel mogelijk andere signalen toevoegen. We verwachten eind maart jubilea en verjaardagen op te kunnen leveren. Voor deze signalen wordt er alleen een e-mail verstuurd. Er komt hiervoor geen taak in MijnSalarisadministratie.

Wij zijn bezig met het inlezen van de verzuimhistorie van uw medewerkers over de afgelopen 3 jaar. Dit geldt alleen wanneer het verzuim door VvAA wordt bijgehouden. Wij verwachten dat uiterlijk eind week 10 alle historische ziek- en betermeldingen inzichtelijk zijn op de Medewerkerkaart. Zodra dit is gerealiseerd, gaan wij verder voor u werken aan verzuimrapportages.

De feestdagen van 2023 zijn door ons in het systeem gezet. U vindt deze in het overzicht met alle verlofboekingen. De boekingen op de feestdagen worden niet van het verlofsaldo afgetrokken. Maar, om verwarring bij uw medewerkers te voorkomen, gaan wij deze boekingen uit dit overzicht halen en los weergeven. Dit wordt uiterlijk eind week 10 gerealiseerd.

Uw medewerkers kunnen in de Pocket App nu tijd-voor-tijduren aangeven bij een verlofaanvraag. Bij de verlofaanvraag krijgt de medewerker de keuze uit welk verlofpotje de uren opgenomen moeten worden: vakantieverlof, tijd voor tijd of, indien van toepassing, het Persoonlijk Levensfase Budget (PLB) Op de pagina Verlof in de app, staat het totaalsaldo van alle verlofsoorten tot en met einde contract. Het saldo per type verlof is in te zien bij het aanmaken van de verlofaanvraag. Naast de aangevraagde uren staat dan het saldo na boeking.
NB De opbouw van tijd voor tijd vindt plaats via de optie Declaraties in de Pocket App. De aanvragen worden binnen 5 minuten na goedkeuring door de werkgever op het saldo van tijd-voor-tijduren bijgeboekt.

Als een medewerker al eerder in dienst is geweest, hoeft u voortaan niet alle gegevens opnieuw in te voeren. Wij hebben naast de knop ‘In dienst melden’ de knop ‘Herindienst’ beschikbaar gesteld voor medewerkers die vanaf 1 december 2022 uit dienst zijn gegaan. Herintredende medewerkers die vóór 1 december 2022 uit dienst zijn gegaan, moeten via het reguliere proces in dienst gemeld worden.

Oproepkrachten kunnen via hun Pocket App de gewerkte uren en dagen doorgeven. Deze komen ter goedkeuring bij u binnen in MijnSalarisadministratie. Het is mogelijk om een keer per maand een totaal door te geven. Deze kunt u door middel van een bijlage als onderbouwing toevoegen.

Assistenten die alleen verlof- of verzuimrechten hebben, kunnen nu in het systeem. Ook accountants hebben de inloggegevens ontvangen waarmee ze toegang hebben tot de salarisdocumenten. Heeft uw accountant (nog) geen login? Laat het ons weten via salarisinfo@vvaa.nl. Dan maken wij deze alsnog aan.

Als een medewerker geen actieve Pocket App heeft, krijgt hij of zij de loonstrook in een beveiligde e-mail toegestuurd. Deze is te openen met het BSN-nummer van de medewerker.

NB Als een medewerker uit dienst gaat, worden de laatste loonstrook en de jaaropgave ook per beveiligde e-mail toegestuurd. Een eventueel actieve Pocket App wordt direct geblokkeerd.