Inloggen

Tips om leuker én effectiever te vergaderen

7 april 2021 - Hoe wordt (online) vergaderen leuk? Door de dagelijkse beslommeringen vanaf een andere kant te bekijken, aldus Mascha de Ridder, trainer van de (online) leergang Management in de zorg. Goed vergaderen is een onderdeel van die leergang.

De Ridder: “Als mensen doen we wat we doen, omdat we gewend zijn dat te doen. Zie de vissenkom als metafoor voor de patronen waar we als mens, leuk of niet, altijd in terechtkomen. Herkenbare en minder herkenbare patronen. In die vissenkom is het vaak lastig beoordelen of het water helder genoeg is, of de steentjes even in de afwasmachine moeten, of dat het groen mag worden aangevuld. Simpelweg omdat je er middenin zit. Kijk je echter door het glas heen, dan zie je het opeens wel. Die afstand maakt dat je uit het patroon kunt stappen.”

Een goede (online) vergadering maakt geen onderdeel uit van de vissenkom, maar zorgt dat je vanuit een andere invalshoek naar de dagelijkse beslommeringen kijkt.

Je zorgt voor wisselende patronen door:

  • niet meteen met de agenda te beginnen, maar eerst kort even bij te praten
  • af en toe ergens anders af te spreken
  • als voorzitter niet continu zelf aan het woord te zijn, maar andere mensen het woord te geven; door hun expertrol te laten pakken bij verschillende onderwerpen
  • in de agenda wisselende thema’s aan bod te laten komen: soms voor de toekomst, soms juist voor de dagelijkse praktijk
  • je als deelnemer van de (online) vergadering verantwoordelijk te voelen voor het proces
  • je goed voor te bereiden óf duidelijk van te voren aan te geven dat dit je niet gelukt is
  • met stellingen te werken om het gesprek op gang te krijgen
  • ook tijd te nemen elkaar te leren kennen, en kwaliteiten te herkennen en erkennen
  • soms eens uit te spreken waar we blij of minder blij mee zijn. Gewoon om dat daar door de dag genomen weinig tijd voor is
  • ideeën te laten ontstaan en uit te werken
  • beslissingen te nemen ergens mee te starten of te stoppen
  • ook ná de vergadering het proces serieus te nemen en op te volgen: na woorden volgt actie
Natuurlijk kan dat niet altijd: soms moet het maar zoals het gaat. Die keer dat het wel lukt, díe vergadering geeft energie. En het leuke is, het is geen hogere wiskunde om dat voor elkaar te krijgen. Het vergt vooral tijd, voorbereiding én de wil om af en toe uit die vissenkom te klimmen.

Mascha de Ridder is trainer van de leergang Management in de zorg. Naast effectief vergaderen komen daar ook andere relevante onderwerpen uitvoerig aan bod, zoals leidinggeven, onderhandelen, effectief communiceren en timemanagement.