Acht keer plezier van een goed dossier

10 januari 2016 - Waarom is het zo belangrijk voor zorgprofessionals om een goed dossier aan te leggen en wat zijn de voordelen? "Een goed dossier bespaart tijd en geeft plezier". Annemarie Smilde, jurist bij VvAA, behandelt cases van leden en ziet veel leed dat eenvoudig voorkomen had kunnen worden met een goed dossier. Daarnaast geeft een goed dossier veel voordelen waar u als specialist én ondernemer van kunt profiteren.

Wat kan een goed dossier u concreet opleveren? 

1. Goede zorg

In de eerste plaats legt u een dossier aan om goede zorg te kunnen verlenen. Het dossier geeft u en uw praktijkmedewerkers een goed beeld van de tandheelkundige verrichtingen en het afgesproken beleid. Als het bijhouden van het dossier systematisch verloopt, hoeft het niet veel tijd te kosten.

  • Tip: maak duidelijke werkafspraken over de structuur voor dossiervoering, zodat u of een collega bij het volgende bezoek in één keer weer het overzicht heeft.

2. Tevreden klant

Tandheelkundige goede zorg is niet hetzelfde als een tevreden klant. De tevredenheid van een klant is grotendeels afhankelijk van de mate waarin hij betrokken wordt bij het beleid en de behandeling. De informatie over voor-en nadelen van behandelen en niet- behandelen is daarbij van belang. Net als adviezen, zoals zelfzorginstructies, en een goede aansluiting bij de behoefte en verwachtingen van de patiënt.

Een ouder die worstelt met een peuter die niet wil poetsen, wil niet alleen dat u hem goed adviseert, maar ook dat u tijdens de volgende behandeling vraagt of het poetsen bij de peuter beter gaat en laat zien op welke manieren het nog beter kan.

Een dossier dat weergeeft wat er met de patiënt is besproken en afgesproken, helpt  u en alle zorgverleners in uw praktijk te zorgen voor een goede vertrouwensrelatie. Maak afspraken over het noteren van wat met de patiënt is besproken en afgesproken, zodat u of uw collega daar bij een volgend contact op terug kan komen.

  • Tip: noteer in het dossier ook persoonlijke omstandigheden, bijvoorbeeld zwangerschap, zorgen over familie, werk. Deze omstandigheden kunnen immers van invloed zijn op de toestand van het gebit. Bespreek dat ook met patiënten.

3. Overdracht

Een goed dossier zorgt voor betere samenwerking tussen  praktijkmedewerkers, waarnemende collega’s en opvolgende tandartsen. 
  • Rust in de praktijk: bij ziekte of in noodsituaties hebben alle betrokkenen direct inzicht. 
  • Bescherming van uw medewerkers, parttime werkende tandartsen, waarnemers: ook zij moeten in staat zijn de patiënt goed te adviseren en beschermd zijn tegen klachten en claims.
  • Bij overdracht van de patiënt aan een opvolgend tandarts: na een praktijkovername of een verhuizing van de patiënt, voorkomt een goed dossier misverstanden en onrust bij deze tandarts en de patiënt. Laat weten dat u bereid bent tot een nadere toelichting en noteer dat in het dossier of een begeleidende brief. Dat kan ertoe leiden dat de opvolgend tandarts eerst contact met u opneemt om het door u ingestelde beleid te bespreken en niet direct hun visie op uw beleid met de patiënt bespreekt. 
  • Tip: maak tijd vrij voor uzelf en de medewerkers om dossiers bij te houden als onderdeel van het takenpakket. Wanneer dit ‘snel tussendoor’ moet zal de taak snel afgeraffeld worden en verdwijnen de voordelen.

4. Taakdelegatie

Met een goed bijgehouden dossier houdt u inzicht in en overzicht over de werkzaamheden die u gedelegeerd hebt aan uw medewerkers. U bent beter in staat uw eindverantwoordelijkheid hiervoor te dragen. Dit geeft rust en ruimte voor taakdelegatie.

  • Tip: betrek medewerkers bij dossieropbouw. Dit stimuleert medewerkers proactief mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen. Realiseert u zich wel dat de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van het dossier bij u blijft. Houd dus een vinger aan de pols en blijf betrokken.

5. Beperken risico klacht of claim

Het dossier helpt u vragen van patiënten te beantwoorden en uitleg te geven over uw beleid of behandelingen. Het komt voor dat patiënten teleurgesteld zijn over de effecten van een behandeling, vinden dat u fouten hebt gemaakt of niet duidelijk bent geweest over de kosten. Ook collega’s kunnen vraagtekens plaatsen bij uw behandeling. In die gevallen kunt u aan de hand van een goed bijgehouden dossier uitleg geven. Daarmee kunt u klachten en claims voorkomen. En mocht het toch tot een juridisch geschil komen, dan helpt het dossier u verantwoording af te leggen en verweer te voeren. 

  • Tip: houd er rekening mee dat u op een later moment (en dat kan in geval van een tuchtklacht 10 jaar zijn)  op basis van het dossier uitleg kunt geven over het wat en waarom van uw handelen, beleid en de afspraken met uw patiënt hierover.

6. Kennis vergroten en kwaliteit verhogen

Door bij te houden welke behandelingen u uitvoert en de resultaten die het oplevert, krijgt u na verloop van tijd beter inzicht in uw werk. Hier kunt u als individueel behandelaar en met de praktijk als geheel van profiteren doordat u meer kunt sturen op kwaliteit, effectiviteit en resultaat. 

  • Tip: evalueer regelmatig de behandelingen en de resultaten.

7. Relatie zorgverzekeraars

Een goed dossier geeft meer inzicht in het hoe en waarom van verrichte onderzoeken en behandelingen en ook in het beleid binnen uw praktijk. Daardoor bent u ook beter voorbereid op eventuele controles van zorgverzekeraars. 

8. Meer werkplezier

Een goed dossier biedt veel voordelen waardoor u zelf ook (weer) meer plezier krijgt in het werk. Of dat komt omdat het contact met uw patiënten verandert, u meer overzicht en rust hebt of meer kunt delegeren, dat maakt niet uit.

  • Tip: kijk wat bij ú past en houd dit doel voor ogen. Het is makkelijker om de dossiers bij te houden om uw doelstellingen te behalen dan om ze bij te houden ‘omdat het moet’. 

Over de auteur

Juriste Annemarie Smilde | VvAA

Annemarie Smilde

Ik help u aan praktische oplossingen voor uw zorgen over wet- en regelgeving


Mijn expertise:

Gezondheidsrecht


linkedin vvaa  Bekijk mijn profiel

Neem contact op met VvAA  06 - 50 74 23 38

contactformulier  Stuur uw bericht

Tuchtrechtspecialist VvAA in EenVandaag over strafrecht bij medische fouten
Tuchtrechtspecialist VvAA in EenVandaag
Tuchtrechtspecialist Annemarie Smilde van VvAA was op 8 juni 2015 in de uitzending van EenVandaag om te praten over strafrecht bij medische fouten.