Inloggen

Omgaan met verzuim

Wat zijn de belangrijkste tips voor praktijkhouders? 

24 maart 2021 -  Hoe ga je als praktijkhouder om met verzuim? Wat moet, wat mag (wat mag niet!) en werk je samen met je medewerker aan herstel? En belangrijker nog: hoe voorkom je verzuim? 

Er waren in 2020 per dag gemiddeld 63.000 zorgmedewerkers niet aan het werk vanwege ziekte. Het verzuim kwam over het jaar uit op 6,83% en in januari zelfs op 7,68%. Covid-19 speelt daarin natuurlijk een grote rol, maar de stijging was in de jaren ervoor al ingezet. Voor een zorgpraktijk met bijvoorbeeld 40 medewerkers, betekent het percentage dat elke dag gemiddeld drie medewerkers niet aanwezig zijn. Dat is een uitdaging voor elke praktijk en roostermaker. 
 
Tijdens het VvAA-webinar ‘De zakelijke en zachte kant van verzuim(preventie)’ behandelden verzuimspecialist Michel Fortman en teamcoach en consultant Annette van Ginkel in een uur de spelregels, richtlijnen en aanbevelingen rondom verzuim. In dit artikel delen we een aantal praktische tips en adviezen uit het webinar.
 

Vijf signalen die verzuim aankondigen

Verzuim voorkomen heeft prioriteit. Een aanzienlijk deel van het verzuim is te wijten aan mentale klachten. “Die komen niet zomaar uit de lucht vallen”, zegt Michel Fortman. “Die bouwen zich op en een medewerker geeft intussen signalen af die kunnen duiden op komend verzuim. Probeer die te herkennen.”

Wat zijn die signalen? 
 
1. Concentratieverlies
2. Terugtrekgedrag: minder sociale interactie
3. Niet of minder dan eerst behalen van de gestelde doelen
4. Cynische of sarcastische houding
5. Te laat komen op afspraken (ook bij zoommeetings), verstoord dag- en nachtritme
 
Michel: “Constateer je één of meerdere signalen, ga dan het gesprek aan. Maak verbinding, communiceer! Loop bijvoorbeeld een rondje in de pauze en praat echt met elkaar over wezenlijke dingen.”
 

Hoe hou je als werkgever regie tijdens het verzuim? 

Is het verzuim van een medewerker eenmaal gemeld, dan is het belangrijk om als werkgever wel de regie te houden. Bij langdurig verzuim gelden er vaste fases en stappen voor zowel werkgever als werknemer (Wet Verbetering Poortwachter).

Michel: “Vaak denken werkgevers dat ze daarmee de regie uit handen geven. Dat is niet zo. Door de juiste vragen te stellen aan de bedrijfsarts, arbodienst of casemanager hou je de regie. Let op: vraag geen informatie over de gezondheid van de werknemer. Dit valt onder het medisch beroepsgeheim.”

Wat mag je wel vragen?
  • De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of juist wel in staat is
  • Welke functionele beperkingen heeft de werknemer?
  • Wat zijn de implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog wel kan doen?
  • De verwachte duur van het verzuim en de mate van arbeidsongeschiktheid
  • Is er sprake van een arbeidsconflict?
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies in het kader van de re-integratie

Covid-19 en arbeidsongeschiktheid

In dit coronatijdperk is er ook nog wel wat discussie over wat arbeidsongeschiktheid is. Is iemand die niet mag werken vanwege quarantaine of een andere RIVM-richtlijn arbeidsongeschikt? Daar zijn verzekeraars en werkgevers nog niet over uit.

Vragen over vaccinatie

“Verder komen nu natuurlijk veel vragen over vaccinatie”, zegt Michel. “Mag je van medewerkers verwachten dat ze zich laten vaccineren? Het antwoord is helder: nee. Mag je vragen of werknemers zich hebben laten vaccineren? Ook: nee. En mag je consequenties verbinden aan het feit dat iemand zich niet wil laten vaccineren? Opnieuw: nee. Mijn advies is om het gesprek met elkaar aan te gaan over een veilige werkomgeving. Het is ook een idee om bijvoorbeeld het laten vaccineren (ook als dat buiten werktijd plaatsvindt) als doorbetaalde werktijd te zien. Dat helpt misschien bij een positief gevoel te creëren over de vaccinatie.”

Na het verzuim: 104 + 28 = wéér 104

Voor een werkgever geldt een doorbetalingsplicht bij ziekte van 104 weken (2 jaar) bij een vast contract. Is een medewerker daarna niet hersteld, dan volgt mogelijk uitstroom naar de WIA. Is er wel herstel, dan gaat de medewerker weer aan het werk. Hersteld is: als diegene 100% de contractuele uren draait en 100% van de afgesproken arbeid verricht.

Werkt een medewerker minimaal 28 dagen volledig hersteld en meldt die zich daarna ziek, dan begint de hele cyclus van 104 weken weer opnieuw. “Het is dus erg belangrijk om zeker te weten dat de medewerker goed hersteld is en de (passende) arbeid aankan wat betreft energie, werkdruk, fysieke belasting en gestelde doelen. Kies in overleg anders voor een proefperiode vóór de herstelmelding.” 

Rol van de verzuimverzekeraar

Een verzuimverzekeraar heeft in het totale proces van verzuim (maar ook verzuimpreventie) en re-integratie een aantal rollen. De verzekeraar adviseert, ondersteunt in trajecten, vergoedt het verzuim, biedt soms een vitaliteitsbudget en biedt allerlei diensten op het gebied van preventie, interventie en re-integratie. “Wat een goede verzekeraar en verzuimverzekering is, die passend is bij de relatie, daar valt in algemene zin niet veel over te zeggen. Dat is altijd maatwerkadvies. VvAA adviseert over een passende verzuimverzekering en kan ook al het regelwerk overnemen dat bij het verzuim hoort.”
 

Hoe blijf je intussen zelf overeind als praktijkhouder?

Uit onderzoek blijkt dat medewerkers in de zorg meer werkdruk en stress ervaren. “Dat is niet zo gek in deze coronatijd”, zegt Annette van Ginkel. “Als praktijkhouder is het nu helemaal belangrijk om te zorgen dat je praktijk een veilige haven is: voor degene die je behandelt, maar ook voor je medewerkers. Het is balanceren. Dat begint eigenlijk altijd bij jezelf. Hoe hou je met alle extra drukte, stress, thuiswerkende medewerkers, zakelijk en privé die in elkaar overlopen jezelf en je praktijk boven water?

Zaken die onder normale omstandigheden vanzelfsprekend zijn, lopen nu misschien niet zo soepel meer. De kunst van balanceren zit in leiderschap. Een belangrijke leidraad in tijden van grote drukte is: geef vooral aandacht aan zaken waar je invloed op hebt. Dit vergroot je gevoel van autonomie en regie op dat wat je belangrijk vindt in de praktijk. Dus betrek specialisten erbij voor de zaken waar je advies over wilt.”

“Als praktijkeigenaar bepaal je samen met de medewerkers de onderscheidende kracht van je praktijk. Duidelijkheid en richting geven over wat je wilt bereiken is cruciaal. En dat start altijd met onderling vertrouwen: de basis waarop je kunt bouwen. Dat vertrouwen voeden onderhoud je door open communicatie en heldere taakverdeling. Investeer in je team en waardeer elkaars eigenheid. Maar spreek elkaar ook aan op gedrag. Gedrag is niet in beton gegoten. Gedrag kun je doen, kun je leren en kun je ontwikkelen. Als leider bepaal je de grenzen en geef je heldere feedback waar medewerkers iets mee kunnen. Een goed instrument hiervoor is het 4G-model.”

Hoe geef ik goede feedback? Het 4G-model

  • Welk Gedrag zie ik? 
  • Welk Gevoel geeft mij dat?
  • Wat is het Gevolg daarvan?
  • Wat is de Gewenste situatie? 
“Zorg vooral goed voor jezelf en daarmee het team: blijf in balans. Investeer in inzicht en het échte gesprek”, besluit Annette.

Verzuim en verzuimpreventie zijn actuele onderwerpen voor praktijkhouders. Dat waren ze in ‘normale’ tijden, maar met Covid-19 is verzuim helemaal een urgent thema. VvAA helpt u als ondernemer én zorgverlener met advies, inspiratie en het terugdringen van regeldruk. 


 

Terugkijken webinar
U kunt het webinar ‘De zakelijke en zachte kant van verzuim(preventie)’ via deze link terugkijken.