Omgaan met disfunctioneren: zo pikt u de juiste signalen op

25-03-2014 Guido Geeraerts, psychiater, voorzitter medische staf van Orbis Medisch Centrum

Disfunctioneren blijft een heet hangijzer binnen de ziekenhuisomgeving. Guido Geeraerts, docent van de Academie-cursus ‘omgaan met disfunctioneren’, geeft u waardevolle tips om zorgvuldig en effectief te werk te gaan wanneer u of een collega disfunctioneren vermoedt of constateert binnen uw organisatie.

Stafvoorzitter krijgen regelmatig informatie toegespeeld over het niet goed functioneren van collega’s.

Denk aan:

  • Het patiëntenservicebureau maakt melding van een collega die op Facebook over patiënten praat.
  • Een collega zou zich in een vergadering onfatsoenlijk hebben gedragen (de derde melding afgelopen maand).
  • Een collega meldt dat er een probleem is met een collega die zich opnieuw onheus gedroeg tegen een arts-assistent.

Pak signalen snel op

Hoe pakt u deze signalen adequaat op? Welke instrumenten hebt u hiervoor? En: hoe vermijdt u overreageren? Het stafbestuur is immers geen staatspolitie, maar moet wél staan en zorgen voor een ziekenhuiscultuur waarin men elkaar aanspreekt op gedrag.

Guido Geerarts formuleert de stappen voor een zorgvuldige aanpak van het proces:

  1. Oppikken van - en openstaan voor - de signalen dat er een probleem is in het functioneren van een specialist
  2. Objectiveren van de betreffende signalen
  3. Al of niet erkenning van de signalen door de specialist
    1. Indien erkenning van de signalen, opstellen van verbeterplan
    2. Indien geen erkenning van de signalen, opstarten van disfunctioneringstraject
  4. Opvolgen van verbeterplan
    1. Met goed resultaat: afsluiten traject
    2. Met onvoldoende resultaat: alsnog opstarten van disfunctioneringstraject

Praktische tips om deze stappen zorgvuldig aan te pakken:

  • Onderzoek signalen nauwkeurig, en doe dit snel (niet: een half jaar geleden was er een incident)
  • Doe dit rechtstreeks (geen gedoe om de betreffende heen, maar deze rechtstreeks aanspreken)
  • Doe dit zo 'klein' mogelijk (liefst individueel), maar schaal ook snel op (maatschap, stafbestuur, directie) als de andere kant 'doof' blijkt te zijn.
  • Documenteer het hele proces!

Pik het signaal op, een voorbeeld

Neem het voorbeeld van de collega die zich in een vergadering onfatsoenlijk gedraagt. Door het signaal op te pikken, toont u aan de melder serieus te nemen. Informeer welk gedrag als onfatsoenlijk wordt beschouwd en waarom de collega het bij u meldt. Wat verwacht de collega dat u met het signaal doet? Wat heeft de collega zelf al ondernomen?

De verantwoordelijkheid van de melder

Het is van belang dat de collega verantwoordelijkheid neemt voor het melden, anders wordt het moeilijk om het signaal verder op te pakken. Wil de collega de verantwoordelijkheid niet oppakken, dan is het zaak te achterhalen waar dit vandaan komt. Angst voor represailles? Waar komt deze angst dan vandaan? Angst voor de collega zelf, of angst dat de collega 'beschermd' wordt door de maatschap?

Met andere woorden, misschien is er veel meer aan de hand. Of net niet. De betreffende collega voelde zich in eerste instantie persoonlijk aangevallen, maar enkele dagen na het voorval kan hij het plaatsen, en wilde hij bij nader inzien vooral zijn verhaal even kwijt.

Stel dat dit echter binnen een maand de derde collega is die bij u binnenloopt om over de betreffende collega zijn verhaal te doen? Misschien toch maar eens langslopen bij de betreffende collega voor een informele babbel en horen of alles in orde is?

Specifieke en zorgvuldige aanpak

In de praktijk is iedere situatie anders en vraagt om een eigen, specifieke aanpak. Intervisie met andere stafbestuurders en het bespreken met eigen vertrouwenspersonen - zonder in detail te treden over de specifieke personen en situatie - is vaak zeer waardevol. Zo krijgt u inzicht in de situatie en krijgt disfunctioneren de aandacht die het verdient, terwijl er tegelijkertijd zorgvuldig met de betrokkenen wordt omgegaan.

Meer informatie vindt u op de website van de Academie voor Medisch Specialisten.


Contact met VvAA

Hebt u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op.