Mijn uitstelgedrag en tijdgebrek

Hoe krijg je weer grip als je grenzeloos bent met tijd?

30 januari 2018 - Een docent omschreef ooit een obese patiënt die te veel bleef eten, dat hij grenzeloos was met voedsel. Nu vind ik dat een treffende omschrijving van mijn probleem: ik ben grenzeloos met tijd. Ik heb er geen gevoel voor en heb geen discipline om de tijd, die ik nodig heb voor mijn taken, in te perken. 

Grenzeloos met tijd

Regelmatig kom ik met de kinderen net te laat op school. Spreekuren lopen geregeld uit. Ik vertrek vaak veel te laat vanuit de praktijk naar huis, omdat ik nog van alles wil afmaken of regelen na 17 uur.

’s Avonds heb ik alleen maar puf om op de bank te zitten, terwijl de rest van het huis een bende is. Pas tegen 22.00 uur wordt de onrust me teveel en pak ik alsnog een huishoud- of studieklus op. Het is dan vaak tegen middernacht dat ik richting bed ga. Zo kom ik dus slaapuren tekort. En de cirkel is rond, met klachten van moeheid en te laat komen. Mijn grenzeloosheid voor tijd kan je ook zien als het steeds overschrijden van tijdsgrenzen (deadlines). Het levert veel gestress en gebaal op. Hoe kan ik nou beter met mijn tijd omgaan?

Regie over je tijd

Ik koos nu voor de module ‘Neem regie over je tijd’ in GRIP. Daarin trok de prioriteiten-matrix van Dwight Eisenhower mijn aandacht. Is dat niet de time-management matrix van Stephen Covey?! Ik maakte kennis met de matrix toen ik het boek De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap van Covey in 2005 las. Met de matrix kan je je taken verdelen in hoge en lage prioriteiten – en daarnaar handelen.

De matrix bestaat uit 4 kwadranten:
  • Kwadrant 1: prioriteiten zijn urgent en belangrijk; denk aan deadlines, beslissingen nemen die niet (meer) kunnen wachten – nu doen.
  • Kwadrant 2: niet urgent maar wel belangrijk, dus in te plannen.
  • Kwadrant 3: urgent maar niet belangrijk, bijvoorbeeld: storende telefoontjes – delegeren.
  • Kwadrant 4: niet urgent en niet belangrijk, zoals social media – niet doen. Op zich best logisch en intuïtief. 
In de afgelopen jaren heb ik de matrix vele malen voorbij zien komen. Maar altijd zonder dat het indruk op me maakte. Nu ik besef dat president – en Amerikaans generaal in de Tweede Wereldoorlog – Eisenhouwer degene was die deze matrix ooit heeft geïntroduceerd, begon het meer te leven voor mij. Niks geen droge managementgoeroe. Maar ‘iemand uit het veld’, gepokt en gemazeld voor planning en strategie. Ik besluit me aan te melden voor tips en tricks op de site www.eisenhouwer.me. 

Spelregels

GRIP vraagt wat mijn spelregels zijn. Tja.. Binnen duidelijke spelregels (spreekuuragenda van 10 minuten) kan ik redelijk goed werken en functioneren – even los van uitlopende spreekuren. Ik heb een doel voor ogen binnen de gegeven tijden. Op zo’n werkdag ben ik veel efficiënter dan wanneer ik vrij ben! Dus in een duidelijk omschreven context, weet ik de urgentie en het belang (hé, de matrix van Eisenhower!) te plaatsen. Waarom kan ik dit thuis niet?   

Welke prioriteit geef ik aan de taken in mijn leven van alle dag? Ik merk dat ik liever niet hierover nadenk. Als kip zonder kop doe ik mijn taken wanneer het me te binnen schiet. Met als gevolg dat ik de hele dag door mijn mailbox open of aan het whatsappen ben. Een smartphone werkt dit tegenwoordig nog meer in de hand. Ten koste van de belangrijkere taken als studeren, sporten, de administratie en het huishouden doen. 

Mijn grenzeloosheid in tijd gaat dus hand in hand met de verkeerde prioriteiten stellen. Taken uitstellen tot op het laatste moment. Ze worden pas geklaard wanneer ze in kwadrant 1 raken. Met alle stress en onrust als gevolg. Ik begin in te zien dat veel – zo niet de meeste – taken in kwadrant 2 horen! Ik besef nu ook het nut van plannen en voorbereiden, hoe ingewikkeld ik het ook vind, om taken in kwadrant 2 te houden. 

Ken jezelf

Een andere uitdaging die hieruit volgt, is me aan de gemaakte planning houden. ‘Ken jezelf’ was de boodschap van een workshop over time-management. Hoeveel tijd heb je nodig om iets af te krijgen? Plan die tijd in en houd jezelf er aan. Dat is makkelijk gezegd. Ik kan mijzelf geen tijd toekennen, zo grenzeloos ben ik. Eisenhower.me draait het om. In een mailtje krijg ik de tip dat ik mijzelf tijdslots van 25 minuten moet geven met een timer (de ‘Pomodoro-techniek’ uit de jaren 80).

In die 25 minuten blijk ik geconcentreerd aan één taak te kunnen werken waar ik al dagen tegenaan zit te hikken. Heb ik na 25 minuten mijn taak nog niet af? Neem dan 5 minuten pauze, en zet de wekker weer op 25 minuten. Een andere site adviseert dan steeds met 4 tijdslots achter elkaar werken (2 uur), om vervolgens een wat langere pauze te nemen (timemanagement.nl). 

Ik blijk die 25 minuten goed te trekken. Het is een overzichtelijke tijdsspanne om door te blijven werken tot de wekker gaat. Af en toe spiek ik op de timer hoe lang ik nog heb, waarna ik me weer kan focussen op mijn werk. Beter dan afleiding zoeken op Facebook. Zo heb ik in een mum van tijd de basis van een sollicitatiebrief getypt die over 2 dagen ingeleverd dient te worden! Het is zeker effectief voor taken uit kwadrant 1 zoals voorspelt uit het mailtje. Dit is een gouden tip om verder mee aan de slag te gaan.  

Taken uit kwadrant 2, zoals studeren en het huis opruimen, kunnen – denk ik – ook op deze manier in hapklare doelgerichte brokken van 25 minuten geknipt worden. Eenmaal verdeeld over kleinere taken en subdoelen, zou de drempel niet meer zo moeten hoog zijn om aan een deeltaak te beginnen. De tijd zal het leren of dat inderdaad zo is. Ik merk dat er al enige rust ontstaat in mijn hoofd. Een heerlijk vooruitzicht dat ik me aan mijn eigen afspraken kan gaan houden middels bovengenoemde inzichten en tools, en zo mijn eigen cirkel van uitstel en tijdgebrek kan doorbreken! 
 
Waarnemend huisarts Yuni onderzoekt waarom ze altijd stress ervaart. Ze blogt hier open over haar bevindingen. "Dat dit een inspiratiebron mag zijn voor anderen."