Inloggen

Het medisch dossier: 

Wie is verantwoordelijk na een faillissement? - juridische onderbouwing  

Een faillissement van een zorginstelling roept veel vragen op bij artsen. In de eerste plaats natuurlijk over het borgen van de zorg aan hun patiënten bij lopende behandelingen en onderzoeken.

 

Echter, onderdeel van goede zorg vormt óók de verplichting om over de behandeling van de patiënt een dossier bij te houden: Volgens de wettelijke regeling van de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) moet je als arts een dossier bijhouden over de behandeling van een patiënt. Dit dossier moet vijftien jaar lang of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit, bewaard worden.[1]

 

Maar hoe gaat u daar als arts mee om na een faillissement? Wat zijn uw plichten als zorgverlener in loondienst bij een ziekenhuis of een andere zorginstelling? Wat is de verantwoordelijkheid van de curator en wat zijn de rechten van de patiënt? In dit artikel leest u meer.

 

Zorginstelling is primair verantwoordelijk

Voor de bewaarplicht van medische dossiers geldt op grond van de WGBO dat de natuurlijke persoon of rechtspersoon waarmee de behandelingsovereenkomst gesloten is, degene is die de verplichting dient na te leven. Dat betekent dat de zorginstelling dus primair verantwoordelijk is voor het bewaren van medische dossiers van artsen die in loondienst werken.

 

Daarnaast is de zorginstelling de zogenoemde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ voor het medisch dossier in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei van dit jaar van kracht is geworden. Daarmee is de zorginstelling verantwoordelijk voor het beleid, het beheer en de instandhouding van het digitale systeem en de gegevensbestanden. Ook bepaalt en bewaakt de verwerkingsverantwoordelijke de wijze van dossiervoering. Voor zelfstandig werkende artsen ligt dat anders: zij sluiten immers zelf een behandelingsovereenkomst met de patiënt. Vrijgevestigde artsen in een ziekenhuis maken deel uit van het zogenoemde medisch specialistisch bedrijf, dat een behandelingsovereenkomst sluit met de patiënt.

 

Artsen zijn medeverantwoordelijk voor dossier

In de zin van de AVG is de zorginstelling echter niet als enige verantwoordelijk voor het bewaren van het dossier. Artsen die werken in een zorginstelling, ook zij die in loondienst werken, zijn dat ook. Zij bepalen zelf wat zij noteren in hun dossiers en welke gegevens zij aan derden verstrekken. Zij kunnen ook zelf beslissen over bijvoorbeeld een verzoek van de patiënt tot naleving van zijn rechten ten aanzien van het dossier. Ook zijn artsen, ook als zij in loondienst werken, (tuchtrechtelijk) aan te spreken op de naleving van rechten van de patiënt en verplichtingen op grond van de WGBO. Zo is een arts persoonlijk verantwoordelijk, als een kopie van een dossier wordt afgegeven met daarin vertrouwelijke informatie over anderen dan de patiënt. Om de artsen in staat te stellen hun verantwoordelijkheid waar te maken, moet het ziekenhuis de artsen actief betrekken bij het dossierbeleid, zoals de invulling van de bewaarplicht. 


Verantwoordelijkheid bewaarplicht na faillissement

Bij een faillissement neemt de curator de taken van de zorginstelling als het ware over en dus ook alle verplichtingen op grond van de AVG en de WGBO. Wat betekent dit in de praktijk voor de bewaarplicht van het medisch dossier? Hieronder een aantal scenario’s.

Overdracht dossier aan andere zorginstelling

Na een faillissement zullen veel dossiers worden overgedragen aan de behandelaars in een ander ziekenhuis of zorginstelling. Normaal gesproken blijft het originele dossier achter in de zorginstelling bij verandering van behandelaar. In deze situatie ligt het echter voor de hand van deze standaard af te wijken en het originele dossier aan de nieuwe behandelaar over te dragen, zoals ook gebruikelijk bij een overstap naar bijvoorbeeld een nieuwe huisarts. Wel is het belangrijk aan de overnemende zorginstelling en de patiënt te laten weten dat de bewaarplicht van deze gegevens daarmee overgaat naar de nieuwe zorginstelling.

 

Overdracht dossier aan patiënt zelf

Een andere optie is het originele dossier aan de patiënt zelf af te geven. Een praktisch punt van aandacht is hierbij de overdracht van gedigitaliseerde dossiers: het is zaak te zorgen voor vernietiging hiervan in het bestand van de zorginstelling en een zodanige overdracht te faciliteren dat het dossier toegankelijk is voor de nieuwe behandelaars.

 

Invulling bewaarplicht achterblijvende dossiers

Een groot aantal dossiers zal niet overgedragen worden. Denk hierbij aan dossiers van patiënten van wie de behandeling is afgesloten of dossiers van overleden patiënten. Het is de verantwoordelijkheid van de curator om invulling te geven aan de bewaarplicht en daarmee aan de borging van de naleving van de rechten van patiënten betreffende het dossier. Deze invulling zal de curator zoveel mogelijk moeten afstemmen met de artsen in de failliete zorginstelling vanwege hun medeverantwoordelijkheid voor de invulling van de bewaarplicht. 

 

Het bewaren van dossiers brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Niet alleen kosten van de fysieke en digitale opslag van de dossiers gedurende jaren. Maar ook het nakomen van de rechten van patiënten met betrekking tot hun dossier, zoals het recht op inzage en een kopie. De curator kan dit soort verzoeken niet zelfstandig afwikkelen. Zo mag en kan hij niet beoordelen of het dossier vertrouwelijke gegevens van derden bevat, hetgeen wel een voorwaarde is alvorens over te gaan tot verstrekken van een kopie van het dossier. De curator kan dit soort verzoeken laten afhandelen door een team van medewerkers met geheimhoudingsplicht. Bij twijfel over inzage, kopieën of inhoudelijke vragen kunnen deze medewerkers dan schakelen met de toenmalig behandelend arts, waar die op dat moment ook werkzaam is.

 

Ter beperking van de kosten zou de curator alle patiënten (uitgezonderd als overleden geregistreerde) kunnen aanschrijven met het aanbod hun originele dossier af te halen. Uiteraard moet deze afgifte wel met waarborgen omkleed worden. Zo moeten patiënten erover geïnformeerd worden dat het ziekenhuis na afgifte geen gegevens meer heeft. Daarnaast moeten zij weten bij wie zij terecht kunnen met vragen naar aanleiding van het dossier. Bovendien zal een medewerker met een geheimhoudingsplicht de dossiers moeten screenen op vertrouwelijke gegevens van derden. Het is in het belang van de artsen om betrokken te worden bij dit proces, mede gelet op het risico op een (tucht)klacht bij schending van de privacy en rechten van de patiënt.

 

Dossiers van overleden patiënten mogen vanwege het beroepsgeheim niet worden afgegeven aan nabestaanden. Het is aan de curator om daarvoor een passende oplossing te vinden en de artsen hierbij te betrekken.



[1] [1] Op 12 juli 2018 is het wetsvoorstel dat de Wgbo wijzigt bij de Tweede Kamer ingediend. In dit wetsvoorstel stelt de wetgever voor om de bewaartermijn van het medisch dossier te verlengen naar twintig jaar.