De kracht van het gesprek bij het omgaan met en het terugdringen van verzuim

Voorkomen en terugdringen van verzuim binnen de praktijk

Uit de jaarlijkse verzuimmonitor blijkt dat het verzuimpercentage stijgt. Het aantal ziekmeldingen neemt af, maar de gemiddelde duur van het verzuim neemt toe. Vooral het verzuim door psychische oorzaken, zoals een burn-out en wankele werk-privébalans, neemt toe.

Wat kunt u als leidinggevende doen om het stijgende verzuim binnen de eigen praktijk terug te brengen? 

Tip 1: bespreek het verzuim tijdens het periodiek werkoverleg
Wanneer een medewerker met enige regelmaat verzuimt, kunt u dit bespreken tijdens het periodiek werkoverleg of bila. Vertel de medewerker wat u opmerkt, zonder te oordelen. “Goh, ik zag dat je de laatste maanden meerdere keren ziek bent geweest. Gaat het?”

Maak hierbij gebruik van een overzicht van de verzuimmeldingen, zodat 
  • duidelijk blijkt dat het om een patroon gaat
  • de medewerker weet dat de situatie uw aandacht heeft
  • de medewerker in een vroeg stadium de kans krijgt om het gesprek aan te gaan, voordat de situatie misschien grimmig wordt

Tip 2: stel u op als leidinggevende; niet als arts
Ga als leidinggevende in gesprek, niet als zorgprofessional. Verander dus van pet.

  • Ga niet in discussie over diagnoses en klachten
  • Toon begrip voor ernstige klachten en problemen
  • Richt hierna het gesprek op oplossingen
  • Maak afspraken voor het vervolg

Tip 3: kijk wat wél kan
Wellicht is het mogelijk om (tijdelijk) de werkzaamheden aan te passen, zodat de medewerker ondanks de klachten door kan blijven werken. Fysieke of psychische klachten betekenen niet dat de medewerker (geheel) arbeidsongeschikt is. 

Bespreek samen met de medewerker en de bedrijfs- of arboarts welke mogelijkheden er zijn en wat daarvoor nodig is. Denk bijvoorbeeld aan:
  • een andere taakverdeling
  • het bieden van een opleiding
  • het herinrichten van de fysieke werkplek 

Tip 4: benadruk de vorderingen
Spreek uw waardering uit als het (frequent) verzuim daalt.


Bij verzuim door een burn-out

VvAA participeerde in het Nationaal Welzijnsonderzoek Zorg. Aan de hand van een online vragenlijst werd onderzocht wat onder zorgprofessionals bijdraagt aan werkstress en wat juist energie oplevert. 

Slaat de balans door naar te veel stressoren, dan kan dat tot burn-out leiden. Terwijl de energiegevers juist leiden tot bezieling en bevlogenheid. Bezielde medewerkers zijn productiever en dragen bij aan een hogere patiënttevredenheid.

Tip 5: maak onderscheid tussen de verschillende soorten belasting bij burn-out
  1. kwalitatieve belasting, zoals emotionele belasting en een werkprivéconflict,
  2. kwantitatieve belasting, zoals productiedruk 

Tip 6: kijk samen of het werk (nog) past bij uw medewerker en welke ontwikkelbehoeften er zijn
Hoe ambitieus is uw medewerker? Het hebben van passend werk en ontwikkelmogelijkheden vermindert de kans op een burn-out. Daarnaast dragen ze bij aan bezieling. Twee vliegen in één klap dus.

Bespreek dit in het werkoverleg en laat deze twee aspecten zeker aan bod komen in het jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprek.
  • Passen de huidige werkzaamheden (nog) bij uw medewerker of zijn ze juist te hoog of te laag gegrepen? 
  • Heeft uw medewerker om deze reden behoefte aan of baat bij ontwikkeling of bijscholing?

Tip 7: breng de werk-privébalans ter sprake
Verzuim kan voortvloeien uit een verstoorde werk-privébalans. Veel leidinggevenden vinden het lastig om dit aan de orde te brengen: "Mag ik er iets over zeggen als privézaken van invloed zijn op het werk?”

U mag dit zeker aan de orde brengen. U hoeft natuurlijk niet helemaal in te gaan op de privéomstandigheden. Maak wel de stress die u waarneemt bij de medewerker bespreekbaar.
“Ik heb het idee dat je de laatste tijd ..., klopt dat?”

Tip 8: breng samen de prioriteiten in kaart
Bespreek samen het stellen van prioriteiten. Prioriteren zonder de benodigde informatie kan lastig zijn en een gebrek aan prioriteiten kan aanleiding zijn voor stress. Bespreek daarnaast het inzetten van vakantiedagen of verlofregelingen - zoals ouderschapsverlof - om de balans te herstellen. 

Tip 9: besteed aandacht aan de werksfeer in het team 
Naast individuele overleggen is het ook raadzaam om aandacht te geven aan de werksfeer in het team. Regulier teamoverleg kan bijdragen aan het verlagen van de emotionele belasting in het werk, omdat de medewerker het gevoel krijgt terug te kunnen vallen op collega’s als het even teveel wordt.  Werken in de zorg vraagt immers veel van het emotionele incasseringsvermogen.  

Investeer in een goed gesprek 

De conclusie: het loont om te sturen op meer werkplezier en bevlogenheid door te focussen op wat uw medewerker energie geeft. Het beste middel om dit te achterhalen is het persoonlijk gesprek.