Ruim 40 procent van je tijd administreren is te veel

Een zoektocht naar de rem op de administratieve last van mdl-artsen

Medisch specialisten werken in de zorg om patiënten te genezen. Anamneses, diagnoses en behandelingen zijn hun kerntaken. Om verantwoording af te leggen en de status van patiënten bij te houden, is het logisch dat een arts ook administratieve handelingen verricht. Onderzoek naar de administratieve last van maag-, darm-, leverartsen (mdl-artsen) wijst uit dat zij hier meer dan veertig procent van hun werktijd aan besteden. Dat is te veel. Het kan en moet minder, vinden de mdl-artsen die hebben meegewerkt aan het onderzoek van de denktank (Ont)Regel de Zorg . De vraag is: Hoe?

Om die vraag te kunnen beantwoorden is het van belang te doorgronden waar de administratie van mdl-artsen uit bestaat, en wat de oorzaken hiervan zijn.


32 Soorten administratieve handelingen

De administratieve last is de afgelopen jaren sluipenderwijs toegenomen, vertellen de mdl-artsen ons. Zij besteden nu 43 procent van hun werktijd aan 32 verschillende administratieve handelingen. Het gaat dus niet om een paar afgebakende administratieve taken waar een mdl-arts tijd voor vrij maakt. Integendeel, de mdl-arts doet legio – veelal kortdurende – administratieve handelingen die verweven zijn met vrijwel alle werkzaamheden, zo blijkt uit de ideaaltypische weekagenda van de mdl-arts die we hebben gemaakt.

Een van de vele korte administratieve handelingen waar veel mdl-artsen zich tijdens hun werk aan storen is het zogeheten orderen. Mdl-artsen zijn verplicht om de handelingen die verpleegkundigen moeten doen als ‘opdracht’ in het elektronisch patiëntendossier (EPD) te zetten. In het EPD staat welke behandeling een patiënt krijgt en de arts en verpleegkundige bespreken de daarbij horende handelingen samen. Daarbovenop - dus dubbelop - moet een arts de ‘opdracht’ nog invoeren in het EPD. Het doel hiervan is voorkomen dat een verpleegkundige de verkeerde handeling uitvoert omdat de arts verkeerd is begrepen.

Een mdl-arts zegt hierover: “Meestal bespreek ik met de verpleegkundige wat er moet gebeuren, zij gaat dan aan de slag. Pas later voer ik het in als opdracht.” Hij ordert wel, maar door de omgedraaide volgorde is het verworden tot een zinloze administratieve handeling. 


Mdl-artsen hebben meer tijd nodig voor patiëntenzorg

Als je alle administratieve handelingen van een mdl-arts achtereenvolgend zou uitvoeren dan zou de arts in een vijfdaagse werkweek meer dan twee volle dagen bezig zijn met administratie. Dat is niet alleen voor de arts in kwestie vervelend omdat administratie weinig voldoening oplevert. Bovenal is het bezwaarlijk omdat de arts deze tijd niet aan de patiënt kan besteden. En meer tijd voor de patiënt is hard nodig, want de gemiddelde wachttijd is nu zeven weken voordat een nieuwe patiënt terecht kan in het spreekuur van een mdl-arts. 

Administratie kost geld

Administratie leidt bovendien tot maatschappelijke kosten. Achter ieder uur administratie gaan verkapte loonkosten schuil die uiteindelijk voor rekening van de samenleving komen. Ook dat is een reden om de administratieve lasten van artsen te verminderen. In Nederland zijn 511 mdl-artsen werkzaam. Stel dat zij een jaar lang iedere week slechts één uur minder administreren dan levert dat naar schatting 3,4 miljoen euro aan uitgespaarde loonkosten op (uitgaande van het normatief uurtarief voor medisch specialistische zorg). 


Administratieve handelingen zijn omslachtig

Mdl-artsen weten van afzonderlijke administratieve handelingen – op een enkele uitzondering na – uit te leggen waarom zij die handeling uitvoeren. Eigenlijk zijn de achterliggende motieven altijd goed, vinden de mdl-artsen zelf. Toch leiden ze tot frustratie en verspilling van tijd. Dit komt doordat veel administratieve processen omslachtig en slecht georganiseerd zijn. Dit is één van de twee belangrijkste oorzaken die onnodige tijdsbesteding aan administratie veroorzaakt.

Gegevensuitwisseling per fax

Een veelzeggend voorbeeld is de overdracht van een patiënt van het ene naar het andere ziekenhuis. Dat gegevensoverdracht over de status van een patiënt moet plaatsvinden is logisch. Echter, de manier waarop frustreert artsen en is bovendien tijdrovend. Bij overplaatsing van een patiënt voeren artsen handmatig gegevens door in hun eigen EPD, omdat ziekenhuizen per fax patiëntgegevens uitwisselen. Ondanks dat er maar twee grote aanbieders zijn van EPD-softwarepakketten is digitale gegevensuitwisseling tussen de EPD’s van afzonderlijke ziekenhuizen niet mogelijk.

Overtypen van medicatieoverzichten

Een ander voorbeeld van een omslachtig georganiseerde administratie is de medicatieverificatie. Mdl-artsen moeten tijdens het spreekuur bij al hun patiënten controleren welke medicijnen zij gebruiken. Als het overzicht in het EPD onjuist of onvolledig is - vaak het geval bij nieuwe patiënten die ook onder behandeling staan van de huisarts of een andere arts - actualiseert de arts de gegevens over het medicijngebruik in het eigen patiëntendossier. Zo voorkomt een arts dat hij later medicatie voorschrijft die gevaarlijk is in combinatie met het gebruik van andere medicijnen. Geen arts zal betwisten dat dit belangrijk is.

Het is begrijpelijk dat een arts samen met de patiënt controleert of de medicatiegegevens in het elektronisch patiëntendossier kloppen. Het probleem is echter dat de arts zélf het medicatieoverzicht invoert, dat eerder door de patiënt is opgehaald bij de apotheek. Dit zijn kostbare minuten tijdens een spreekuur van tien minuten. Waarom is de administratie van de apotheker niet digitaal gekoppeld aan het elektronisch patiëntendossier van de arts? Of de patiënt zou het thuis zelf van tevoren online kunnen invoeren. Desnoods voert een assistent in het ziekenhuis deze gegevens in, in plaats van een duur betaalde medisch specialist.

Deze mdl-arts baalt van de slecht georganiseerde administratieve processen:

Frank Bekkering

mdl-arts in IJssellandziekenhuis

“Soms lijkt het wel of artsen duur betaalde en bovendien slecht werkende secretaresses zijn geworden.”


Onderzoek met Federatie Medisch Specialisten
Dat medisch specialisten te veel tijd aan (onzinnige) administratie besteden, blijkt ook uit het onderzoek van VvAA en Federatie Medisch Specialisten (FMS) onder 3.000 medisch specialisten en aios. Lees het rapport en/of bekijk de video:
 

Nieuwe vaardigheden zijn belangrijk

Veranderende administratieve processen stellen soms nieuwe eisen aan de vaardigheden van zorgprofessionals. Dat kan lastig zijn, maar toch noodzakelijk. Voor mdl-artsen is het door de intrede van het EPD nodig dat zij snel, idealiter blind, kunnen typen. In het verleden spraken artsen tijden het spreekuur een opnameapparaat in na het zien van een patiënt. Een assistent verwerkte dit vervolgens in het papieren patiëntendossier. Nu typt de arts rechtstreeks in het patiëntendossier tijdens het spreekuur.

Patiënten en artsen vinden het allebei vervelend als de aandacht van de arts verschuift van het gesprek met de patiënt naar het typen. Sommige artsen kunnen niet snel, laat staan blind typen. Dat maakt het extra lastig om voldoende aandacht voor de patiënt te tonen.

Strikte voorschriften lokken administratieve controle uit

De tweede oorzaak voor de administratieve last van mdl-artsen is de wens van externe partijen om via strikte voorschriften de kwaliteit van zorg te verbeteren. Als gevolg hiervan vragen bijvoorbeeld de beroepsgroep, kwaliteitskeurmerken, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) of het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) om via extra administratieve handelingen aan te tonen dat de voorschriften zijn opgevolgd.

Een voorbeeld: Het RIVM is verantwoordelijk voor het bevolkingsonderzoek om vroegtijdig darmkanker op te sporen. Deelnemers aan dit onderzoek hebben geen lichamelijke klachten omdat zij preventief worden doorverwezen naar een mdl-arts voor een inwendig kijkonderzoek. Om de kwaliteit van het onderzoek te borgen stelt het RIVM specifieke eisen aan hoe de mdl-arts die inwendige kijkonderzoeken moet uitvoeren.

Voordat een mdl-arts deze kijkonderzoeken mag doen, moet hij of zij gegevens bijhouden over honderd eerder gedane inwendige kijkonderzoeken. Daarna volgt een praktijkexamen. Voor zover bekend bij de mdl-artsen die wij hebben gesproken, lukt het iedere mdl-arts om aan deze eisen te voldoen. Dat is niet verwonderlijk omdat deze onderzoeken tot de kern behoren van het werk dat een mdl-arts doet. Het is daarom twijfelachtig of de extra eisen van het RIVM en de bijbehorende administratie rondom de aanvullende toelatingsprocedure nodig zijn.

Het RIVM stelt bovendien aanvullende eisen over hoe mdl-artsen het inwendig kijkonderzoek uitvoeren. Zij moeten gedetailleerd verslag leggen in een landelijke database: veel gedetailleerder dan een mdl-arts dit al doet in het eigen elektronisch patiëntendossier. In 2015 werden 42.165 inwendige kijkonderzoeken gedaan voor het bevolkingsonderzoek darmkanker. Het vullen van de database kost per onderzoek ongeveer vijf minuten. Omgerekend betekent dit dat hiervoor jaarlijks meer dan twee fte aan capaciteit wordt ingezet (42.165 * 5 min = 3430 uur).

De arts noch de patiënt heeft de gedetailleerde informatie nodig die in de database van het RIVM terecht moet komen. Deze informatie is volgens de mdl-artsen ook niet noodzakelijk om vast te stellen hoe effectief het bevolkingsonderzoek is in het vroegtijdig opsporen van darmkanker. Daarvoor volstaat het volgens de artsen om beknopt te melden wat is aangetroffen tijdens een kijkonderzoek.

Met de extra gegevens kan het RIVM mogelijk aanvullende analyses en onderzoeken doen. De door de ons geïnterviewde mdl-artsen zijn alleen niet bekend met dit soort onderzoeken. Als deze tóch bestaan dan roept dit de vraag op of het noodzakelijk is dat hiervoor de gedetailleerde informatie van ieder kijkonderzoek wordt aangeleverd. Zou een steekproef kunnen volstaan?

Administratie als schijncontrole

Protocollen worden gemaakt als richtlijnen voor artsen om hun werk goed te kunnen doen. Maar soms verworden deze protocollen tot een controle-instrument in plaats van een ruggesteuntje voor de arts. Administratieve handelingen dienen dan als bewijs voor het opvolgen van protocol. Vaak biedt dit in de praktijk niet meer dan schijnzekerheid.

Een voorbeeld hiervan is de time-out procedure die mdl-artsen uitvoeren vlak voor het starten van een inwendig kijkonderzoek. De time-out procedure is een checklist om te controleren dat de juiste patiënt het juiste onderzoek ondergaat. Dit is niet overbodig: ieder jaar worden er ondanks deze procedure nog linker- en rechterbenen verwisseld op de operatietafel. Om er zeker van te zijn dat de checklist wordt uitgevoerd moet de arts registreren dat de time-out procedure is gevolgd. Het is volgens mdl-artsen een onbetrouwbare controle. Aanvinken dat de time-out procedure is doorlopen, betekent namelijk niet per se dat dit ook gebeurd is.
Werkdruk van medisch specialisten stijgt
Hoewel de mentale energie van medisch specialisten stabiel lijkt, steeg de afgelopen jaren de inkomensstress en werkdruk bij deze groep zorgprofessionals. In de afgelopen jaren was gemiddeld 20,6% met bezieling aan het werk. Meer weten over de toewijding van medisch specialisten? Bekijk dan het Bezielingsonderzoek 2017.

De arts moet ook voor zichzelf zorgen

Omslachtig georganiseerde administratieve processen en strikte voorschriften veroorzaken dat mdl-artsen meer dan veertig procent van hun tijd besteden aan administratie. Dit verandert alleen als deze oorzaken worden weggenomen.

Artsen hebben het gevoel dat zij voor het verminderen van administratieve lasten afhankelijk zijn van anderen. Bijvoorbeeld het RIVM, de ziekenhuisbesturen en de beroepsgroep zijn bij, respectievelijk het bevolkingsonderzoek darmkanker, de ict-systemen van het ziekenhuis en de landelijke database voor gecompliceerde kijkonderzoeken, de partijen die administratieve processen vormgeven. De verleiding voor artsen is groot - en misschien niet onterecht - om dit met frustratie gade te slaan. zonder zelf in actie te komen. De kans is klein dat er dan iets verandert. Artsen ervaren de nadelen van de administratieve last het sterkst, terwijl de externe partij die hierom vragen dit onvoldoende beseffen. Het is aan de artsen om aan te geven dat de limiet bereikt is.

Hetzelfde geldt voor de voorschriften die leiden tot administratie. Die voorschriften zijn afkomstig van onder meer het ziekenhuisbestuur, de IGJ of de zorgverzekeraar. Deze partijen hebben geen belang bij onnodige administratie of schijncontroles, maar het zijn wederom de artsen die het nadelige effect het sterkst ervaren doordat zij steeds meer administratieve handelingen verrichten.

Wij roepen artsen dan ook op zichzelf te organiseren om op de rem te trappen. Door enerzijds duidelijk aan te geven welke administratieve handelingen en processen niet acceptabel zijn, en anderzijds alternatieven te presenteren. Artsen kunnen zich dan opdringen als kritische maar constructieve gesprekspartner.

Wij verwachten niet dat het eenvoudig zal zijn om succes te boeken. Administratie is hardnekkig. Alleen met voldoende inzet, doortastendheid en de bereidheid om strijd te leveren, verwachten we dat de administratieve last teruggedrongen kan worden. Toch is dit nodig. Om goed voor de patiënt te kunnen zorgen, moet de arts immers ook goed voor zichzelf zorgen.
Auteurs: Thomas Bakker, Maud van den Berg & Tim Timmermans, leden van de denktank (Ont)Regel de Zorg. Zij brachten in opdracht van Het Roer Moet Om en VvAA de administratieve lastendruk van zes verschillende zorgberoepen in kaart. De Argumentenfabriek begeleidde hen daarin. 

ThomasMaudTim