Administratie leidt tot frustratie bij fysiotherapeut; niet tot betere zorg

Hoe wantrouwen onzinnige administratie uitlokt

Fysiotherapeuten besteden een kwart van hun werktijd aan administratie. Zij verzetten zich hiertegen. Want administreren hoort erbij, maar dan moet het wel zinnig zijn. En dat is te vaak niet het geval, vinden fysiotherapeuten. Het wantrouwen van zorgverzekeraars zien zij als belangrijkste oorzaak. “Hoe goed je als fysiotherapeut je patiënten ook helpt, op papier is het onmogelijk om het goed te doen,” zegt een fysiotherapeut uit Eindhoven.

Fysiotherapeuten besteden 26% van hun werktijd aan administratie, zo blijkt uit onderzoek van de denktank (Ont)Regel de Zorg. In een werkweek van ongeveer 43 uur gaat elf uur op aan administratie. Volgens fysiotherapeuten kost het acht uur per week om te voldoen aan de voorwaarden van de zorgverzekeraar. Fysiotherapeuten zouden liever minder tijd besteden aan administratie. De patiënt is daarbij gebaat; die krijgt dan meer aandacht en het levert fysiotherapeuten meer voldoening op.

Een ander argument om de administratieve last terug te dringen krijgt minder aandacht: de maatschappelijke kosten die administratie veroorzaakt. Achter ieder uur administratie gaan verkapte loonkosten schuil. Als alle 17.800 fysiotherapeuten iedere week één uur minder administreren dan levert dit jaarlijks naar schatting 29 miljoen euro aan uitgespaarde loonkosten op.

Wantrouwen van de zorgverzekeraar is achterhaald

Het wantrouwen, dat volgens fysiotherapeuten leeft onder zorgverzekeraars, is volgens hen de bron van hun administratielast. De zorgverzekeraar lijkt te betwijfelen of fysiotherapeuten effectief genoeg behandelen. Fysiotherapeuten steken voor een deel hand in eigen boezem: “Tot de jaren 90 waren er fysiotherapeuten die patiënten in een machine met infrarood licht of geluidstrillingen zetten en ondertussen, bij wijze van spreken, zelf de krant lazen. Op deze manier konden fysiotherapeuten makkelijk een aantal patiënten tegelijk helpen. Wetenschappelijke onderbouwing was er niet, verslaglegging hoefde maar minimaal.” Aldus een fysiotherapeut uit Utrecht.

Sindsdien is er veel veranderd. De afgelopen jaren is hard gewerkt om het werk van de fysiotherapeut wetenschappelijk te onderbouwen en transparant te maken. De fysiotherapeut handelt nu volgens protocol en registreert zijn handelingen en overwegingen. Dit gebeurt allemaal in één - doorgaans goed werkend - ict-systeem.

Dát er geadministreerd wordt is belangrijker dan wát er geadministreerd wordt

Het administreren mag dan ondersteund worden door goed werkende ict-systemen, dit neemt niet weg dat fysiotherapeuten daarin te veel informatie verplicht invoeren, ondanks dat zij dit zelf onzinnig vinden. Dat frustreert. Toch doen ze het omdat de zorgverzekeraar het eist. Gerard Seugling, fysiotherapeut en praktijkhouder, vat zijn beleving als volgt samen: “Het gaat er niet om wát ik administreer, maar dát ik administreer. Dat vind ik jeukerig.”
Monique van Schriek, fysiotherapeut in Arnhem, laat zien wat dit in de praktijk betekent bij het invoeren van een nieuwe patiënt in haar elektronische patiëntendossier (EPD), een administratieve handeling die ongeveer dertig minuten duurt.

We lopen de intake stap-voor-stap door: “Het begint met de algemene patiëntgegevens: naam, adres, woonplaats, etc. Precies de informatie die ik sowieso zou noteren”, aldus Van Schriek. We gaan door naar een ander tabblad: het formuleren van een hoofddoel. Bijvoorbeeld, ik wil na mijn enkelblessure weer tien kilometer kunnen hardlopen. Het invullen van twee subdoelen is vervolgens verplicht. Dat is bedoeld om gedurende het behandelproces de voortgang te meten. De verplichting roept weerstand en frustratie op.

Monique van Schriek

fysiotherapeut

“Bij de ene patiënt zijn subdoelen nuttig, bij de ander niet. Als fysiotherapeut kunnen wij zelf wel de afweging maken of het nodig is om een subdoel op te stellen. Het voelt alsof we niet vertrouwd worden.”

De verplichte tussentijdse evaluatiebrief bij chronische patiënten is een ander voorbeeld van een administratieve handeling waarvan fysiotherapeuten zelf willen bepalen wanneer die nodig is. In de contractvoorwaarden van de zorgverzekeraar staat dat een fysiotherapeut bij een chronische patiënt verplicht is elk half jaar de (huis)arts te informeren over de stand van zaken. Fysiotherapeuten vinden het logisch dat zij dit doen als de gezondheidssituatie van hun patiënt verandert. Maar bij chronische patiënten is de gezondheidssituatie vaak niet zo veranderlijk dat die ieder half jaar een brief aan de (huis)arts rechtvaardigt. Vanwege de verplichting blijft de fysiotherapeut toch onnodig brieven schrijven en - waarschijnlijk - blijft de arts die onnodig lezen. 

Een fysiotherapeut vertelt tot wat voor idiote situaties dit kan leiden:

“De behandelend specialist was het zat elke keer een tussentijdse evaluatie te ontvangen. Hij vroeg mij alleen een brief te versturen wanneer daar inhoudelijk reden toe was. Omdat in mijn contractvoorwaarden staat dat ik deze brief aan het patiëntendossier moet toevoegen, schrijf ik elke zes maanden een brief aan de specialist zonder deze op te sturen. Ik voeg deze enkel toe aan mijn eigen dossier.” 


De bedoeling van beide voorbeelden van administratie is in beginsel goed: subdoelen kunnen in sommige gevallen bijdragen aan een betere behandeling en het is belangrijk dat zorgverleners elkaar op de hoogte houden over de gezondheidstoestand van de patiënt. De zorgverzekeraar controleert de rigide, administratieve regels die hiervoor gelden. Daaraan voldoen betekent niet vanzelfsprekend dat een fysiotherapeut ook goede zorg levert.

De zorgverzekeraar controleert via audits alleen of de fysiotherapeut alle verplichte velden in het EPD invult. Toegang tot een individueel patiëntendossier heeft de zorgverzekeraar niet in verband met de bescherming van privacy. Wat een fysiotherapeut invult en of dit nuttig is, komt niet naar voren. Dat versterkt de beleving van fysiotherapeuten dat er geen échte belangstelling is voor de kwaliteit van hun werk. De papieren werkelijkheid is belangrijker dan de zorg voor patiënten.

De Pluspraktijk: veel administratie, weinig kwaliteitsverbetering

Als een fysiotherapeut wil laten zien dat de geleverde kwaliteit hoog is dan kan dit sinds een aantal jaar door de praktijk aan te melden als Pluspraktijk. De Pluspraktijk beoogt patiënten goede zorg te garanderen. Voor het keurmerk Pluspraktijk moet de fysiotherapeut om de twee jaar aantonen dat hij werkt volgens de richtlijnen en protocollen van het KNGF, de beroepsvereniging van fysiotherapeuten. Fysiotherapeuten doen dit door deel te nemen aan intervisiebijeenkomsten en door behandelingen en bedrijfsvoering nauwkeurig te documenteren. Het KNGF vereist bovendien dat praktijkvisitaties en klanttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden.

Door een Pluspraktijk te worden moeten fysiotherapeuten extra verantwoording afleggen. De zorg die zij leveren wordt van al die verantwoording niet anders. Het kost wel extra tijd. De reden dat fysiotherapeuten hier toch voor kiezen is te verklaren door de extra vergoeding die het oplevert.

Het verkiezen van de hogere vergoeding in ruil voor meer administratieve lasten beschouwen fysiotherapeuten in beperkte mate als een vrije keuze. De tarieven staan onder druk, zeker voor praktijken die het pluslabel niet hebben. Deze tarieven zijn de afgelopen jaar zelfs gedaald. En dat fysiotherapeuten de extra vergoeding hard nodig hebben blijkt uit onderzoek van Motivaction. In november 2016 gaf 91% van de fysiotherapeuten aan dat de huidige tarieven ontoereikend zijn en maar liefst 57% van de fysiotherapeuten verwacht financiële problemen.

De behandelindex maakt kwaliteit niet inzichtelijk

Omdat niet alle fysiotherapeuten onderdeel uitmaken van een Pluspraktijk hanteren zorgverzekeraars nog een ander systeem om de kwaliteit van fysiotherapeuten te meten: de behandelindex. De behandelindex is een cijfer waarmee fysiotherapeuten en verzekeraars kunnen zien hoeveel behandelingen per patiënt zij uitvoeren ten opzichte van andere praktijken in Nederland. Gecorrigeerd voor leeftijd, geslacht en sociaal-economische status van patiënten geeft dit cijfer de fysiotherapeut en zorgverzekeraar inzicht in de doelmatigheid van de behandeling. De gedachte is: hoe minder behandelingen een fysiotherapeut per patiënt uitvoert, des te effectiever de fysiotherapeut te werk gaat.

Volgens fysiotherapeuten kleven er twee nadelen aan de behandelindex, waardoor ook deze systematiek geen goed zicht geeft op de kwaliteit die zij leveren. Ten eerste weten fysiotherapeuten niet de exacte rekenmethode achter de behandelindex. Hierdoor levert het geen informatie op waarmee zij hun behandeltraject kunnen verbeteren. Bovendien verschilt de berekening van de behandelindex per zorgverzekeraar, wat de onduidelijkheid verder vergroot.

Ten tweede, de financiële consequenties die verbonden zijn aan de behandelindex sturen primair op minder behandelen, niet op beter behandelen. Fysiotherapeuten die minder behandelen dan het landelijk gemiddelde krijgen namelijk een hogere vergoeding. Ter verduidelijking nemen we de contractvoorwaarden van CZ als voorbeeld. Het gemiddeld aantal behandelingen van alle praktijken per patiënt geeft een behandelindex van 100. In het contract voor 2018 staat dat een fysiotherapeut met een behandelindex tot en met 99 het hoogst mogelijke tarief krijgt. Scoorde een fysiotherapeut in 2016 tussen de 100 en 120 dan krijgt deze een lagere vergoeding. Bij een score tussen de 120 en 150 is de vergoeding zelfs nog lager.

Meer vrijheid, minder administratie en meer zicht op kwaliteit

De overbodige administratieve last van de fysiotherapeut komt voort uit de wens van de zorgverzekeraar om de kwaliteit van behandelingen te waarborgen. Het is begrijpelijk dat zij alleen effectieve behandelingen willen vergoeden. De instrumenten die zij in de huidige vorm in samenwerking met de beroepsgroep hanteren, dragen daar in de huidige vorm helaas niet of nauwelijk aan bij. De Pluspraktijk vereist volgens de fysiotherapeut vooral uitgebreidere verantwoording, het leidt niet tot betere zorg. De behandelindex legt te veel nadruk op minder behandelen en geeft geen zicht op welke behandelingen effectief zijn en welke niet.
Niet alleen de fysiotherapeuten lijken zich ervan bewust dat de toegenomen administratie de kwaliteit van zorg niet ten goede komt. In juni zijn het KNGF, Stichting Keurmerk Fysiotherapie, Paramedisch Platform Nederland, Patiëntenfederatie Nederland, Zorgverzekeraars Nederland en het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport tot een hoofdlijnenakkoord gekomen waarin onder meer is afgesproken gezamenlijk de administratiedruk van fysiotherapeuten aan te pakken. Deze afspraak kan een meer concrete invulling krijgen.

Ons advies is om in veel meer gevallen - zoals bij het stellen van subdoelen of bij het informeren van de (huis)arts - de fysiotherapeut te laten bepalen of een handeling nodig is. Hoe wetenschappelijk onderbouwd de richtlijnen en protocollen van de fysiotherapeut ook zijn, ze zijn gemaakt voor ‘de gemiddelde patiënt.’ De diversiteit van de patiëntenpopulatie van de fysiotherapeut valt niet onder één richtlijn te brengen. Juist het inzicht dat afwijken van de richtlijn noodzakelijk kan zijn, getuigt van vakkennis.

Wij denken dat het belangrijk is om de effectiviteit van een behandeling inzichtelijk te maken. De behandelindex kan hier wel degelijk een bijdrage aan leveren. Daarvoor is het belangrijk dat de resultaten van de gehanteerde rekenmethode fysiotherapeuten informatie terugkoppelt over hun prestaties, zodat zij die kunnen gebruiken om behandelingen te optimaliseren. Wij vinden het goed om te zien dat het hoofdlijnenakkoord aan dit specifieke punt aandacht besteedt.

Daarnaast stellen we voor de financiële prikkel die gekoppeld is aan de behandelindex af te zwakken. Laat praktijken die een gemiddelde aantal behandelingen per patiënt uitvoeren in de hoogste vergoedingscategorie vallen. Want de grens van het verminderen van het aantal behandelingen is niet oneindig oprekbaar.

Om meteen aan de slag te gaan met het oplossen van de administratieve lasten stellen wij voor dat elke fysiotherapeut vanaf nu zelf overweegt welke administratieve handeling nuttig is. Is een veld niet nuttig maar wel verplicht, vul dan in: #OntRegelDeZorg. Met deze oplossingen denken wij dat bij fysiotherapeuten het gevoel van vertrouwen terugkeert en daarmee ook het plezier in hun vak.

Auteurs: David Huizing, Reijer Lomans & Olga Pijpers, leden van de denktank (Ont)Regel de Zorg. Zij brachten in opdracht van Het Roer Moet Om en VvAA de administratieve lastendruk van zes verschillende zorgberoepen in kaart. De Argumentenfabriek begeleidde hen daarin. 


DavidReijerOlga

Bijna 1 op 3 fysiotherapeuten bezield bezig

Zowel het aantal fysiotherapeuten dat kampt met werkgerelateerde stressklachten, als de groep die vol inzet en passie aan het werk is, nam de afgelopen twee jaar toe. Fysiotherapeuten voelen zich meer dan voorheen beperkt door de toename van juridisering en claimcultuur. Meer weten over de bezieling van fysiotherapeuten of andere zorgprofessionals? Lees dan de resultaten van het Bezielingsonderzoek 2017.