Apotheker klem tussen goede zorg en zorgsysteem

Hoe administratie- en regeldruk het werk van de apotheker ondermijnt

De apotheek is het eindstation waar alle sporen rondom medicatie bij elkaar komen: de patiënt die medicijnen haalt, de arts die voorschrijft en de zorgverzekeraar die medicatie wel of niet vergoedt. De administratieve last die hiermee gepaard gaat is groot. Onderzoek van de denktank (Ont)Regel de Zorg laat zien dat de apotheker 39 procent van de werktijd kwijt aan administratie. Dit moet én kan minder, vindt de beroepsgroep.

Want:

  • De apotheker zit klem tussen het leveren van goede zorg en de regels van het zorgsysteem. 
  • Apothekers vinden dat hun rol als medicijnspecialist in de huidige situatie in het geding is.
  • Rigide regels beperken hun autonomie, waardoor zij hun werk niet goed kunnen uitvoeren.
  • De apotheker treft gefrustreerde patiënten aan de balie wanneer die hun voorkeursmedicatie niet kunnen krijgen. Apothekers kunnen daar niets aan doen. Toch proberen zij dit probleem op te lossen.
De apotheker speelt een cruciale rol in het leveren van goede patiëntenzorg. Medicatiefouten kunnen in het allerergste geval de dood tot gevolg hebben. Toch zijn apothekers onder zorgprofessionals een vreemde eend in de bijt, omdat patiëntencontact in de meeste gevallen slechts een klein deel uitmaakt van hun reguliere werk. Minder administratie vertaalt zich vooral in meer tijd om patiënten individueel te helpen bij het vinden van het medicijn dat voor hen het beste werkt.

Administratieve lasten van apotheker zitten de patiënt in de weg

Apothekers én patiënten hebben last van de strikte regels rondom het vergoeden van medicatie. Dat kost de apothekers en hun medewerkers veel tijd. Patiënten hebben hier ook last van. Wat betekent dit in de praktijk?

Stel: een patiënt komt bij de apotheek om medicijn X op te halen. De behandelend arts heeft dit medicijn voorgeschreven omdat de kans op bijwerkingen kleiner is dan bij het vrijwel identieke medicijn dat de patiënt voorheen gebruikte. Aan de balie legt de apotheker uit dat medicijn X volgens de polisvoorwaarden van de patiënt niet vergoed wordt. De patiënt krijgt in plaats daarvan niet het oude medicijn maar een goedkoper middel dat hij op een andere manier moet toedienen. De patiënt gaat met dat medicijn naar huis. Omdat de wijze van toediening niet bevalt, schrijft de behandelend arts het oude medicijn voor dat hij in het verleden nam.

Probleem opgelost, zou je denken. Maar dit is niet het geval. Wanneer de patiënt zijn oorspronkelijke medicijn komt halen, vraagt de apotheker waarom hij het meegegeven medicijn niet heeft genomen. De patiënt vertelt het verhaal. Hierop legt de apotheker uit dat de zorgverzekeraar het medicijn X wel vergoedt als de arts aangeeft dat er sprake is van medische noodzaak. In dat geval krijgt de patiënt het medicijn waar hij zich goed bij voelt en heeft hij hopelijk minder last van bijwerkingen. Snapt u het nog? De patiënt snapt er vaak weinig van en de apotheker verliest veel tijd aan het uitleggen van de ingewikkelde regels rond vergoedingen.

Deze situatie is illustratief voor wat apothekers dagelijks meemaken. Om ervoor te zorgen dat alles precies volgens de regels gebeurt, verliest de apotheker veel tijd aan moeizame communicatie met patiënten. Dat is voor beide partijen vervelend. Patiënten hebben moeite om te snappen waar ze aan toe zijn; ondanks dat apothekers hun best doen hen goed te informeren.

Administratie houdt apothekers van hun werk

Apothekers voeren als beroepsgroep een belangrijke controlerende taak uit in de zorg van de patiënt. Zij houden in de gaten dat een patiënt geen verkeerde combinatie van medicatie gebruikt of de verkeerde dosering tot zich neemt. Apothekers zijn dus gewend om consciëntieus te werken en snappen dat dit ook geldt voor het doen van hun administratieve taken. Probleem is dat het in de huidige situatie veel tijd kost en niet leidt tot het beoogde doel: zuinige en zinnige zorg leveren. Aldus de apothekers.

Het uitvoeren van administratieve taken kost apothekers tijd die uitgedrukt kan worden in loonkosten. Dat zijn kosten die uiteindelijk voor rekening van de samenleving komen. Ook dit is een reden om de administratieve lasten van apothekers terug te dringen. Bedenk dat er in Nederland 1994 apothekers zijn. Als iedere apotheker wekelijks één uur minder administreert dan bespaart dit bijna vijf miljoen euro aan loonkosten per jaar (cao Apothekers in dienstverband 2017).

Uit de ideaaltypische weekagenda - die een doorsnee week van een doorsnee apotheker weergeeft - komt naar voren dat apothekers 39 procent van hun werktijd besteden aan administratie. Opgeteld komt dit neer op 19 uur per week. Ongeveer een derde van die tijd betreft onvoorziene handelingen die niet van tevoren zijn in te plannen. Het resultaat is een chaotische agenda. De apotheker moet vaak ‘even tussendoor’ een formulier compleet maken, polisvoorwaarden aan de patiënt uitleggen of op zoek naar een alternatief voor een medicijn dat niet leverbaar is.

Regels van bovenaf werken niet in de praktijk

De apotheker heeft het idee dat administratieve handelingen te vaak voortkomen uit regels die van bovenaf zijn opgelegd zonder dat er rekening is gehouden met de praktijk op de werkvloer. Daar beperkt het de apotheker in zijn werk als medicijnspecialist. Het preferentiebeleid en medicijntekorten illustreren dit probleem.

Preferentiebeleid is bron van frustratie

Het preferentiebeleid is bedoeld om de kostenstijging van medicijnen tegen te gaan. Elke zorgverzekeraar wijst één - meestal het goedkoopste - voorkeursmerk aan binnen een groep geneesmiddelen met dezelfde werkzame stof. Deze voorkeursmerken verschillen in veel gevallen per verzekeraar, afhankelijk van de contracten die zij hebben afgesloten met farmaceutische bedrijven. Apothekers mogen alleen van dit voorkeursmedicijn afwijken als op het recept vermeldt staat dat er sprake is van medische noodzaak

Hoewel het preferentiebeleid voor een besparing in de kosten van medicijnen heeft gezorgd, zijn hier ook nadelen aan verbonden. Het preferentiebeleid leidt bij artsen, patiënten en apothekers tot onduidelijkheid over welke medicijnen de zorgverzekeraar vergoedt. Als er bij het voorschrijven iets mis gaat draaien apothekers hiervoor op. Zij controleren de afgekeurde declaraties opnieuw in de hoop alsnog een vergoeding te ontvangen. 

Een ander nadeel van het preferentiebeleid is dat apothekers het ervaren als ondermijning van hun professionele autonomie. Zij hebben namelijk geen mogelijkheid om op medisch inhoudelijke gronden af te wijken van het voorkeursmerk. Dit mag alleen de arts doen die het medicijn voorschrijft terwijl de apotheker over aanvullende expertise beschikt.

Renuka Birdja

apotheker

“Overleg over de keuze voor het juiste medicijn is leuk en uitdagend. Helaas wordt de keuze steeds vaker gemaakt gebaseerd op financiële argumenten.”

Medicijntekorten vereisen meer autonomie voor de apotheker

Het preferentiebeleid is ook de oorzaak van een andere frustratie: medicijntekorten. Medicijntekorten zijn een groeiend probleem voor de zorgsector in Nederland. Waar tussen 2004 en 2010 circa 150 medicijnen tijdelijk of permanent niet leverbaar waren, is dit aantal in 2016 gestegen tot meer dan 700. Inmiddels geeft 77% van de apothekers aan regelmatig last te hebben van niet-leverbare preferente medicatie en moeten apothekers elke maand voor 580 duizend preferente medicijnen een alternatief vinden.

Wat betekent dit voor het werk van de apotheker? Ook als voorkeursmedicijnen niet leverbaar zijn, moet de apotheker die toch leveren. De apothekers die wij spraken, vinden dat zorgverzekeraars te stringent vasthouden aan hun voorkeursmedicatie en slechts schoorvoetend toestaan dat apothekers een alternatief medicijn zoeken. Het stuit apothekers tegen de borst omdat het raakt aan hun rol als medicijnspecialist: op zoek gaan naar het beste medicijn voor de patiënt. Renuka Birdja, beherend apotheker in Den Haag, vat het in twee zinnen samen: “Overleg over de keuze voor het juiste medicijn is leuk en uitdagend. Helaas wordt de keuze steeds vaker gemaakt gebaseerd op financiële argumenten.”

De apotheker als eindstation van administratie en regelgeving

Apothekers hebben het idee dat alle administratie en formulieren over medicatie uiteindelijk in de apotheek terechtkomen. Zij beschrijven hun positie als ‘eindstation’, of – minder elegant – ‘het afvoerputje’. Onduidelijkheden bij de voorschrijver en patiënt over welke medicatie vergoed wordt, komt op het bordje van de apotheker terecht. Hoewel dit misschien als logisch en noodzakelijk overkomt, brengt de stroom formulieren en administratie de nodige problemen met zich mee. Deze problemen zijn het beste te beschrijven aan de hand van twee veelgenoemde onderwerpen; ZN (Zorgverzekeraars Nederland)- en machtigingsformulieren, en agressie aan de balie.

Foutief ingevulde ZN-formulieren worden onterecht het probleem van de apotheker

ZN- en machtigingsformulieren zijn voor veel apothekers een bron van frustratie. De overheid heeft voor het vergoeden van bepaalde medicijnen en hulpmiddelen aanvullende voorwaarden opgesteld. Met machtigingsformulieren controleren zorgverzekeraars of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Omdat geen gemeenschappelijk medicatiebeleid bestaat, verschillen machtigingsformulieren per zorgverzekeraar. Dit leidt voor apothekers tot onduidelijkheid en extra werk, blijkt uit deze rapportage die het verbeterpotentieel voor regeldruk in de farmaceutische zorg in kaart brengt (pdf). Slechts een aantal medicijnen en hulpmiddelen hebben wel een gemeenschappelijk ZN-formulier.

Volgens ons onderzoek zijn apothekers gemiddeld twee uur per week bezig met het afhandelen van ZN- en machtigingsformulieren. De ergernis lijkt groter dan puur deze tijdsbesteding. Het frustreert apothekers dat zij verantwoordelijk zijn voor het oplossen van fouten en slordigheden die (huis)artsen maken bij het voorschrijven van recepten. Zorgverzekeraars controleren apothekers op volledigheid van het machtigingsformulier. Apothekers voelen zich hier dan ook verantwoordelijk voor. Het heen-en-weer bellen en faxen met voorschrijvers om te zorgen dat formulieren goed zijn ingevuld, kost apothekers veel tijd. Daarnaast is de apotheker van mening dat het constante bellen en faxen om te wijzen op onvolledige of verkeerde recepten de relatie tussen apotheker en voorschrijver onder druk zet.

Een inventieve apotheker bedacht het volgende: 

Apotheker

“Eens per week stap ik op mijn fiets om te zorgen dat ik alle formulieren binnen heb. Op deze manier blijft de relatie met de voorschrijver een beetje fatsoenlijk. Maar eigenlijk is dit heel omslachtig.”


Auteurs: David Huizing, Reijer Lomans & Olga Pijpers, leden van de denktank (Ont)Regel de Zorg. Zij brachten in opdracht van Het Roer Moet Om en VvAA de administratieve lastendruk van zes verschillende zorgberoepen in kaart. De Argumentenfabriek begeleidde hen daarin. 


DavidReijerOlga

Apothekers ondanks hoge werkdruk vaker met toewijding aan het werk

Gemiddeld 13,9% van de apothekers werkt met passie en inzet. Dit is een ruime verdubbeling ten opzichte van de 6,5% bezielde apothekers in 2014. Het aantal apothekers dat de afgelopen jaren uitviel met burn-outklachten daalde tot 19,8%, ondanks de constante van een hoge werkdruk. Apothekers ervaren over het algemeen meer regelruimte, waarbij ze invloed kunnen uitoefenen op timing, hoeveelheid en inhoud van het werk.

Benieuwd naar meer resultaten over passie voor het zorgvak? 
Resultaten bezielingsonderzoek 2017

Schrappunten apothekers

Apothekers kwamen in januari, februari en maart 2018 bijeen om de belangrijkste schrappunten vast te leggen en deze te koppelen aan een actieagenda.

    Schrappunten apothekers


    Zorgverleners overhandigden deze schrappunten dinsdag 27 maart 2018 aan minister Bruins van Medische Zorg. In hun strijd tegen bureaucratie doen zij een dringende oproep aan alle stakeholders in de zorg om de toenemende regeldruk een halt toe te roepen.

    cartoon apothekers
    Grotere versie? Klik op de cartoon