Bijlage III: Aandachtspunten in het kader van goed werkgeverschap

1. Arbowet

De Arbowet kent een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van verzuimbegeleiding:

  • Het voeren van een verzuimbeleid.
    U moet zich laten bijstaan door een deskundige dienst  voor de begeleiding van uw  zieke medewerkers.
  • Uitvoeren van een Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E).
    Hierin staat welke risico’s het werk met zich meebrengt voor uw medewerkers. Verder moet er een plan van aanpak zijn waarin staat hoe risico’s voor de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers worden aangepakt en wanneer dat gebeurt.
  • Beschikbaarheid van bedrijfshulpverlening (BHV).
    Er moeten voldoende opgeleide BHV-ers aanwezig zijn en zij moeten in staat zijn om hun taak uit te voeren.
  • Uw medewerkers moeten in de gelegenheid worden gesteld om een preventief medisch onderzoek (PMO) te ondergaan. De medewerkers zijn niet verplicht hieraan deel te nemen.
  • Aanwezigheid van minimaal één preventiemedewerker in het bedrijf.
    Een preventiemedewerker geeft voorlichting over de arbeidsrisico’s in de dagelijkse werkzaamheden. Heeft u minder dan 25 medewerkers, dan mag u dat ook zelf doen.

2. Verzuimmanagement

U kunt aanzienlijk voordeel behalen door zorg te besteden aan een goed verzuimbeleid. Dit bestaat uit de elementen preventie, begeleiding en re-integratie.

De voornaamste winst zit in het voorkomen van langdurig verzuim, omdat daar hoge kosten aan verbonden zijn. Door structureel aandacht te besteden aan verzuimmanagement, kunt u in de meeste gevallen voorkomen dat verzuim een langdurig karakter krijgt. Op die manier worden ook meteen de nadelige gevolgen beperkt die aan langdurig verzuim verbonden zijn. In de praktijk blijkt dat een werkgever die veel aandacht aan de gezondheid en het welzijn besteedt, daar gemotiveerde medewerkers voor terugkrijgt die plezier in hun werk hebben en een hoge productiviteit realiseren. Een goed verzuimbeleid levert over het algemeen dan ook veel meer op dan de werkgever erin moet investeren.

VvAA kan u ondersteunen en begeleiden bij het vorm geven van uw verzuimbeleid en de uitvoering ervan. Voor meer informatie over kunt u contact opnemen met de afdeling Verzuimadvies.


3. Ziekteverzuimadministratie

Een belangrijk onderdeel van een efficiënt verzuimmanagementproces is het voeren van een goede verzuimadministratie. Daarbij kunt u denken aan zowel de administratieve als de financiële aspecten van het verzuim van uw medewerkers. Het kost vaak veel tijd om uw kennis op peil te houden van alle noodzakelijke administratieve handelingen en deze ook nog uit te voeren. Wanneer u deze werkzaamheden in eigen beheer uitvoert zijn de belangrijkste activiteiten:

  • Uw medewerkers meldt u ziek en hersteld via het digitale portaal. Daarbij dient u onder meer het actuele salaris van uw zieke medewerker op te geven.
  • De uitkeringsspecificaties controleert u op juistheid en volledigheid.
  • Bij onjuistheden onderneemt u actie tot correctie.
  • De jaarloonopgave voor de vaststelling van de definitieve premie levert u jaarlijks aan.
  • Maandelijks stelt u vast:
    • welke verzuimgegevens moeten worden verwerkt in uw salarisadministratie;
    • welke korting moet worden toegepast op het salaris;
    • welke aanpassingen er moeten worden doorgevoerd aan vergoedingen die worden beïnvloed door het ziekteverzuim (zoals reiskostenvergoeding woon-werk).

VvAA helpt u uw administratieve druk te verminderen en neemt u bovengenoemde werkzaamheden graag van u over.

Als onderdeel van de verzorging van uw salaris- en personeelsadministratie bent u met de module Ziekteverzuimadministratie er van verzekerd dat deze werkzaamheden adequaat worden uitgevoerd. Bovendien zorgt de directe relatie tussen de ziekteverzuim- en de salarisadministratie er voor dat alle relevante mutaties automatisch worden doorgevoerd.


4. Salaris- en personeelsadministratie

U wilt graag uw tijd en aandacht besteden aan uw primaire zorgtaak en de coaching van uw medewerkers. En niet aan administratieve handelingen zoals het voeren van uw salaris- en personeelsadministratie. VvAA helpt u graag door u deze werkzaamheden uit handen te nemen.

Zo hoeft u zelf niet de wijzigingen in relevante wetgeving en collectieve arbeidsvoorwaarden bij te houden en er voor te zorgen dat u deze tijdig en correct doorvoert.

VvAA heeft jarenlange kennis en ervaring op het gebied van salarisverwerking binnen de gezondheidszorg. Hierdoor weten wij alles van de cao’s, specifieke regelingen, mogelijke vergoedingen en ziekteverzuimbepalingen. Door uw salaris- en personeelsadministratie bij VvAA onder te brengen bent u verzekerd van toepassing van de actuele regelgeving en is uw administratie kwalitatief op orde. Daardoor hebt u er zelf geen omkijken meer naar.

Voor meer informatie over kunt u contact opnemen met de afdeling Salaris- en werkgeversadviseurs via salarisinfo@vvaa.nl.


5. Kwaliteitsscan salarisadministratie

Bij de beoordeling van aan ons overgedragen administraties constateren wij regelmatig fouten die een werkgever onnodig geld kosten, ook bij de doorvertaling van de financiële aspecten rondom verzuim van medewerkers naar de salarisadministratie. Met de VvAA Kwaliteitsscan kunt u aan de hand van een aantal belangrijke criteria laten toetsen of uw salarisadministratie op orde is.

Wilt u kosteloos en vrijblijvend gebruik maken van de Kwaliteitsscan? Vraag deze dan aan per e-mail via salarisinfo@vvaa.nl.


6. Personeelsmanagement

Naast het waarborgen van uw administratieve en financiële verplichtingen wilt u als werkgever de werving, selectie en (loopbaan)begeleiding van uw medewerkers effectief en efficiënt uitvoeren. Daarbij kunt u zich laten ondersteunen door de P&O-adviseurs van VvAA.

Werving en selectie

Succesvol werven en selecteren van personeel vraagt expertise en tijd. U bent gebaat bij een zo groot mogelijke slagingskans in uw zoektocht naar geschikte medewerkers. VvAA kan u ondersteunen met:

  • opstellen van een profielanalyse;
  • opstellen van een vacaturetekst;
  • plaatsen van een vacature op het VvAA netwerk en op Monsterboard (bij vacature op MBO-niveau) of in Intermediair (bij vacature op HBO-niveau) tegen een gereduceerd tarief;
  • behandelen en selecteren van de cv’s;
  • voeren van de eerste selectiegesprekken;
  • afnemen van Persoonlijke Profiel Analyses (zie onder);
  • onderhandelen rondom de arbeidsvoorwaarden;
  • opstellen van de arbeidsovereenkomst;
  • begeleiden einde proeftijd evaluatie.

Persoonlijke Profiel Analyse (PPA)

Met een PPA hebt u snel en betrouwbaar inzicht in sterktes en ontwikkelpunten van uw medewerkers. Een handig instrument dat door veel personeelsadviseurs wordt gebruikt en nu ook beschikbaar is voor u. Hier vindt u een voorbeeldrapportage.

De (potentiële) medewerker doet een (online) maatwerktest. U krijgt vervolgens terugkoppeling per telefoon of webcam van één van onze PPA-gecertificeerde P&O adviseurs. Indien gewenst krijgen u en uw medewerker een uitgebreide persoonlijke toelichting. U kunt de PPA inzetten voor:

  • selecteren en aannemen van nieuwe medewerkers;
  • bepalen van ontwikkelingspotentieel;
  • samenstellen van teams;
  • ondersteunen van onder presterende medewerkers;
  • inzichtelijk maken van spanningen of onduidelijkheden;
  • ontwikkelen van motiverende beloningssystemen.

Feedbacktool

Met behulp van de Feedbacktool stimuleert u de onderlinge feedback van uw medewerkers. Vaak weten zij prima wat elkaars sterke- en minder sterke punten zijn. Door het onderlinge gesprek hierover te stimuleren kunnen zij zich ontwikkelen, hetgeen ook een positief effect heeft op uw praktijkvoering.

De Feedbacktool bevat vragenlijsten die zijn toegesneden op de (para)medische beroepsbeoefening. Iedere respondent krijgt een eigen, uitgebreid feedbackrapport. Mochten de uitkomsten leiden tot vervolgacties, kan VvAA deze begeleiden.

Voor meer informatie over kunt u contact opnemen met de afdeling P&O-advies via PenOAdvies@vvaa.nl

Performance4care

Optimalisatie van uw praktijkvoering vraagt van u als werkgever dat u:

  • snel en objectief kunt bepalen of een medewerker goed functioneert;
  • een volledig functioneringsdossier opbouwt;
  • op tijd kunt ingrijpen bij niet-functioneren.

U bereikt de beste resultaten wanneer u daarbij gebruik maakt van een praktisch digitaal beoordelingssysteem.

Performance4care is een online tool die het voeren van target-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken ondersteunt en de prestaties van uw medewerkers inzichtelijk maakt. Deze tool is interactief, gebaseerd op de zorg en compleet ingericht met functieprofielen, bijbehorende competenties en gespreksformulieren. Performance4care is gebaseerd op de laatste wet- en regelgeving en vervangt het papieren dossier. Door de volledig ingerichte performancemanagementcyclus ontstaan er regelmatige meetmomenten van de prestaties van uw medewerkers. Op basis van deze metingen kunnen verbeteracties snel bepaald en uitgevoerd worden. Kijk voor meer informatie op vvaa.nl/performance4care.

Screening4care

Zoals eerder in deze nieuwsbrief al vermeld, moet u als werkgever in de zorg op grond van de zogeheten vergewisplicht vanaf 1 januari 2016 alle nieuwe zorgverleners die u aanneemt screenen.

VvAA kan u adviseren op welke punten u uw nieuwe medewerker moet screenen en heeft de kennis in huis om u hierbij te ondersteunen. Zo kunnen wij de werkzaamheden die voortkomen uit de vergewisplicht van u overnemen. De voordelen op een rij:

  • uw praktijk voldoet aan de vergewisplicht;
  • uw administratieve last is tot een minimum beperkt;
  • u hoeft tijdens het werving- en selectieproces niet zelf achter de juiste documenten aan;
  • u krijgt snel en volledig inzicht in iemands arbeidsverleden.

Om goede aansluiting te hebben op de wensen in de zorg, zij er twee varianten beschikbaar: een screening met diplomaverificatie en een screening zonder diplomaverificatie. Kijk voor meer informatie op vvaa.nl/screening4care.

Mijn P&O-sjablonen

Wanneer u uw medewerker een brief stuurt, twijfelt u er misschien wel eens aan of deze volledig en conform de laatste wetgeving opgesteld is. Stel: uw medewerker vraagt ouderschapsverlof aan. U geeft deze urenwijziging door aan de salarisadministratie. Een half jaar later heeft uw medewerker nog steeds verlof. Welke afspraken hebben u en uw medewerker ook alweer gemaakt? Mijn P&O-sjablonen geeft u het antwoord op deze vraag. Het biedt u vooringevulde Word-formats die u ondersteunen bij het snel en juridisch correct communiceren met uw medewerkers.

Voor meer informatie over kunt u contact opnemen via werkgeversadvies@vvaa.nl


7. Mediation bij arbeidsconflicten

Waar samengewerkt wordt kunnen conflicten ontstaan tussen werkgever en medewerker, ook in de gezondheidszorg. Een conflict in de arbeidsrelatie ontstaat meestal sneller dan dat het is opgelost. Met het risico van escalatie. U belandt dan misschien in een situatie waar de onderlinge irritaties hoog oplopen en de bom uiteindelijk barst. Dat heeft invloed op het leveren van goede zorg.

Wanneer u in de toekomst onverhoopt te maken krijgt met een arbeidsconflict tussen u en één van uw medewerkers kunt u -tegen betaling- een beroep doen op VvAA Mediation. De VvAA mediator kent de problemen en conflicten in de medische beroepsbeoefening en in de persoonlijke sfeer van (para)medici als geen ander. Deze kennis, gecombineerd met ervaring op het gebied van geschillenbegeleiding, wordt gebruikt bij de bemiddeling tussen diverse partijen. Doel daarbij is om de verhoudingen tussen de betrokkenen gezond te houden. Soms ontstaan er zelfs nieuwe perspectieven in de onderlinge relatie.

De VvAA mediator is de onpartijdige professional die zorgvuldig alle belangen van betrokkenen in kaart brengt en hen begeleidt bij het oplossen van het conflict.

Voor meer informatie over kunt u contact opnemen via mediation@vvaa.nl.


8. Juridische ondersteuning

Daar waar Mediation geen uitkomst (meer) biedt, kan een arbeidsrechtelijk geschil ontstaan. Daarbij laat u zich bij voorkeur bijstaan door specialisten op dit gebied.

Wanneer u een uitgebreide (VvAA-)rechtsbijstandverzekering hebt afgesloten, kunt u in voorkomende gevallen daar een beroep op doen. Ook in het geval u hier niet voor bent verzekerd, bieden de juristen van VvAA uitkomst.

Naast arbeidsrechtelijke geschillen heeft VvAA ook expertise in huis om als werkgever u te ondersteunen bij het bezwaar maken of in beroep gaan tegen:

  • beschikkingen over de premiehoogte voor bepaalde werknemersverzekeringen;
  • de vaststelling van de mate van arbeidsongeschiktheid van uw zieke medewerker.

Voor meer informatie over juridische ondersteuning kunt u contact opnemen met het VvAA Juridisch advies & rechtsbijstand via JAR@vvaa.nl