Salarisflits juli 2016

Wkkgz en werkgeverschap

Sinds 1 januari 2016 is de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) van kracht. Deze wet moet de kwaliteit van uw zorg verhogen en de relatie met uw patiënt versterken. Bijna alle zorgprofessionals hebben direct of indirect met deze wet te maken. Bovendien heeft de Wkkgz ook gevolgen voor werkgevers. 

Vergewisplicht
Voor de meeste zorgprofessionals die personeel in dienst hebben of krijgen, geldt de zogeheten vergewisplicht. Op grond hiervan moet  u de geschiktheid onderzoeken van iemand die beroepsmatig zorg wil gaan verlenen. Dus ook van waarnemers en uitzendkrachten. Het staat u uiteraard vrij om ook het functioneren van medewerkers waarvoor dit niet wettelijk verplicht is na te gaan.
Nieuwe medewerkers in de langdurige zorg en de intramurale geestelijke gezondheidszorg moeten daarnaast altijd een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

U kunt op verschillende manieren nagaan of een sollicitant geschikt is om met cliënten om te gaan en zorg te verlenen. Dit zijn:
  • navraag doen bij eerdere werkgevers;
  • het BIG-register raadplegen;
  • het Waarschuwingsregister Zorg en Welzijn raadplegen;
  • navraag doen bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg;
  • een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen aan de sollicitant (zoals eerder vermeld is dit wettelijk verplicht bij sommige categorieën zorginstellingen).
Wanneer er op of na 1 januari 2016 nieuw personeel bij u in dienst is gekomen bij wie u geen screening hebt uitgevoerd, dan moet u dat alsnog doen. Daarnaast bent u ook verplicht om steeds een screening uit te voeren bij verlenging van een arbeidsovereenkomst die vóór 1 januari 2016 is aangegaan en waarbij voor de betreffende medewerkers op dat moment nog geen screening heeft plaatsgevonden.

Verderop in deze nieuwsbrief leest u op welke manier VvAA u kan ondersteunen bij de screening van uw personeel.

Meldplicht IGZ
U bent verplicht de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) een melding te doen van een beëindiging van een overeenkomst met een zorgverlener door ernstig disfunctioneren.
Daarnaast moet u calamiteiten en alle soorten geweld in de zorgrelatie (niet alleen seksueel geweld of ontucht) melden aan IGZ. Van geweld kan sprake zijn in geval: 
  • van een zorgverlener jegens een patiënt/cliënt;
  • van een ander persoon die werkt binnen of in opdracht van de zorginstelling jegens een patiënt/cliënt;
  • tussen cliënten onderling als zij beiden minimaal een dagdeel in een zorginstelling verblijven.
Kijk voor meer informatie over de Wkkgz op www.vvaa.nl/landingspagina/wkkgz.

WGA-Vast en WGA-Flex wordt 1 regeling

De WGA (Wet Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) wijzigt. In de regeling worden WGA-Vast en WGA-Flex per 1 januari 2017 samengevoegd. Als gevolg daarvan moet u binnenkort kiezen of u al dan niet WGA-eigenrisicodrager wilt worden of blijven:
  • Wanneer u nu bij UWV voor de WGA verzekerd bent, dan kunt u dit per 1 januari 2017 voortzetten of eigenrisicodrager worden. Besluit u eigenrisicodrager te worden, dan moet u een garantieverklaring aanvragen bij de verzekeringsmaatschappij waar u het risico onderbrengt. De Belastingdienst moet deze verklaring uiterlijk 30 september 2016 hebben ontvangen.
  • Bent u nu al eigenrisicodrager voor het WGA-vast risico, dan kunt dit per 1 januari 2017 voortzetten voor het gecombineerde WGA-Vast en WGA-Flex risico of teruggaan naar het UWV. Als u niets doet, verzekert u zich automatisch opnieuw bij UWV.
Besluit u om eigenrisicodrager te blijven, dan moet u opnieuw een garantieverklaring aanvragen bij de verzekeringsmaatschappij. De Belastingdienst moet deze verklaring uiterlijk 31 december 2016 hebben ontvangen.

Is uw loonsom lager dan € 1.000.000,- en zijn één of meer van onderstaande argumenten op uw praktijk van toepassing? Dan adviseren wij u om de WGA-verzekering bij UWV voort te zetten, of daar opnieuw onder te brengen:
  • u bent niet in staat om langdurige zieke (ex-)medewerkers te begeleiden;
  • u wilt geen tijd en geld besteden aan de re-integratie van (ex-)medewerkers;
  • u hebt goede controle op het verzuim gedurende de eerste twee jaren.
Relaties die op dit moment eigenrisicodrager voor het WGA-vast risico zijn en de verzekering via VvAA hebben afgesloten, zijn inmiddels individueel geïnformeerd. Dat geldt ook voor relaties met een loonsom van meer dan € 1.000.000,-.
Hebt u nog vragen over uw specifieke situatie, dan kunt u contact opnemen met onze adviseurs via wgaadvies@vvaa.nl of via 030 247 49 10. Meer informatie over de WGA kunt u ook vinden op www.vvaa.nl/wga.

Bespaar tot 2700 euro op de kosten van uw leerling

Als tegemoetkoming in de kosten voor de begeleiding van medewerkers die een mbo-opleiding volgen in de beroepsbegeleidende leerweg (BBL), hebt u mogelijk recht op de Subsidieregeling praktijkleren. Per leerplaats bedraagt de subsidie maximaal € 2.700,- op jaarbasis. U kunt de aanvraag over de periode van 1 augustus 2015 tot en met 31 juli 2016 nog tot 15 september van dit jaar indienen. Dit is alleen mogelijk via eHerkenning, een digitaal portaal van de overheid. U moet daarvoor een licentie aanschaffen. Beschikt u niet over een eHerkenning-account of doet u de aanvraag liever niet zelf? Dan kunnen wij de aanvraag ook voor u verzorgen via ons eigen account. Dit kost per medewerker € 75,- exclusief btw. In dat geval stuurt u de praktijkleerovereenkomst, die u samen met uw medewerker en het opleidingsinstituut opstelde, naar ons toe.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) gaat er bij een subsidieaanvraag vanuit dat u een aantal zaken administreert:

  • de aanwezigheid van uw BBL-leerling;
  • de voortgang van uw leerling, bijgehouden in bijvoorbeeld een werkboek, gespreks- of beoordelingsverslagen;
  • wie, wanneer welke begeleidingsactiviteiten deed.

Informatie en vragen
U vindt op www.rvo.nl/subsidies-regelingen/subsidieregeling-praktijkleren uitgebreide informatie over de Subsidieregeling praktijkleren. Neem bij vragen contact op met het team dat uw salaris- en personeelsadministratie verzorgt.

De loonaangiften voor het hele jaar beschikbaar

Bent u als directeur-grootaandeelhouder in dienst van uw B.V. of geniet u een uitkering uit uw pensioen B.V. en wilt u minder omkijken hebben naar de betaling van de verschuldigde loonheffing? Dan kunt u er voor kiezen om voortaan alle salarisspecificaties en loonaangiften tot en met november van het lopende jaar in één keer tot uw beschikking te hebben. U kunt zo de te betalen loonheffing voor al deze maanden alvast klaarzetten in uw bankprogramma. Wel zo makkelijk! 
 
Wijzigingen voor december, of wijzigingen die in de loop van het jaar zijn ontstaan, geeft u jaarlijks uiterlijk 5 december aan ons door, waarna wij deze zo nodig met terugwerkende kracht doorvoeren bij de verwerking van december.

Wilt u gebruik maken van deze regeling, stuur ons dan een verzoek via salarisinfo@vvaa.nl. Als u niets doorgeeft, blijft u de salarisdocumenten maandelijks ontvangen. 

Uniforme Pensioenaangifte

Lagere pensioenkosten en daardoor lastenverlichting voor werkgevers, dat is het doel van de invoering van de Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Begin 2016 is gestart met de voorbereidingen om de UPA bij een aantal pensioenuitvoerders vanaf 1 januari 2017 te introduceren.
VvAA nam als belangrijke samenwerkingspartner van PGGM deel aan de succesvolle pilot voor het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW). Daardoor zijn wij nu al goed voorbereid op de UPA, die PFZW als één van de eerste pensioenfondsen vanaf 1 januari 2017 ook daadwerkelijk invoert. 

Nieuwe personeelstools voor de ondersteuning van uw werkgeverschap

VvAA neemt u het 'werk naast het werk' graag zoveel mogelijk uit handen. Voor werkgevers ontwikkelden wij daarom onlangs enkele praktische hulpmiddelen. Deze introduceren wij hieronder. Wilt u meer informatie, neem dan contact op met onze adviseurs via werkgeversadvies@vvaa.nl of via 030 247 48 39.

Performance4care
Optimalisatie van uw praktijkvoering vraagt van u als werkgever dat u:

  • snel en objectief kunt bepalen of een medewerker goed functioneert;
  • een volledig functioneringsdossier opbouwt;
  • op tijd kunt ingrijpen bij niet-functioneren.
U bereikt de beste resultaten wanneer u daarbij gebruik maakt van een praktisch digitaal beoordelingssysteem.
Performance4care is een online tool die het voeren van target-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken ondersteunt en de prestaties van uw medewerkers inzichtelijk maakt. Deze tool is interactief, gebaseerd op de zorg en compleet ingericht met functieprofielen, bijbehorende competenties en gespreksformulieren. Performance4care is gebaseerd op de laatste wet- en regelgeving en vervangt het papieren dossier. Door de volledig ingerichte performancemanagementcyclus ontstaan er regelmatige meetmomenten van de prestaties van uw medewerkers. Op basis van deze metingen kunnen verbeteracties snel bepaald en uitgevoerd worden. Kijk voor meer informatie op www.vvaa.nl/advies/werkgeverszaken/performance4care.

Mijn P&O-sjablonen                
Wanneer u uw medewerker een brief stuurt, twijfelt u er misschien wel eens aan of deze volledig en conform de laatste wetgeving opgesteld is. Stel: uw medewerker vraagt ouderschapsverlof aan. U geeft deze urenwijziging door aan de salarisadministratie. Een half jaar later heeft uw medewerker nog steeds verlof. Welke afspraken hebben u en uw medewerker ook alweer gemaakt? Mijn P&O-sjablonen geeft u het antwoord op deze vraag. Het biedt u vooringevulde Word-formats die u ondersteunen bij het snel en juridisch correct communiceren met uw medewerkers. 
              
Screening4care
Zoals eerder in deze nieuwsbrief al vermeld, moet u als werkgever in de zorg op grond van de zogeheten vergewisplicht vanaf 1 januari 2016 alle nieuwe zorgverleners die u aanneemt screenen. 
VvAA kan u adviseren op welke punten u uw nieuwe medewerker moet screenen en heeft de kennis in huis om u hierbij te ondersteunen. Zo kunnen wij de werkzaamheden die voortkomen uit de vergewisplicht van u overnemen. De voordelen op een rij:

  • uw praktijk voldoet aan de vergewisplicht;
  • uw administratieve last is tot een minimum beperkt;
  • u hoeft tijdens het werving- en selectieproces niet zelf achter de juiste documenten aan;
  • u krijgt snel en volledig inzicht in iemands arbeidsverleden.

Om goede aansluiting te hebben op de wensen in de zorg, zij er twee varianten beschikbaar: een screening met diplomaverificatie en een screening zonder diplomaverificatie. Kijk voor meer informatie op www.vvaa.nl/advies/werkgeverszaken/screening4care.

Verbeterd inzicht in uw financiele administratie

Ook voor praktijkhouders die hun financiële administratie aan VvAA uitbesteden maken wij het ondernemen graag eenvoudiger en makkelijker. Sinds kort kunt u gebruik maken van één van de VvAA-administratieabonnementen. Hierbij verwerken wij uw digitale bonnen en facturen en bewaren wij deze in een veilige omgeving. Daarnaast beschikt u over een dashboard waarmee u altijd en overal snel inzicht in uw actuele financiële situatie hebt. Wanneer u uw salaris- en personeelsadministratie aan VvAA hebt uitbesteed worden deze gegevens automatisch in het dashboard verwerkt.
Uiteraard is het mogelijk om aan de hand van de informatie in uw dashboard aanvullend advies te vragen aan uw belastingadviseur.

U vindt op www.vvaa.nl/diensten/financiele-administratie uitgebreide informatie over het zakelijke dashboard en de verschillende administratieabonnementen. Hebt u nog vragen, neemt u dan contact op met één van belastingadviseurs via abonnementen@vvaa.nl of via 030 601 62 00.

Ziek melden en privacywetgeving

“Werkgever verwerkt in strijd met de wet medische gegevens medewerkers” 
Als werkgever wilt u niet dat uw eigen bedrijfs- of praktijknaam in zo’n krantenkop voorkomt. Dat overkwam Abrona wel. Abrona is gespecialiseerd in dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking. Er werken 1.300 medewerkers en 800 vrijwilligers. De organisatie bleek bij ziekmelding de aard en de oorzaak van de ziekte van de desbetreffende medewerker te registeren. Zo werd er bijvoorbeeld geregistreerd of het om psychische klachten of om fysieke beperkingen ging. Dit mag niet, omdat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bepaalt dat werkgevers bij ziekmelding alleen de gegevens mogen vragen die noodzakelijk zijn voor de vaststelling van de verplichting om loon door te betalen en het bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden.

Regels voor uitvragen van informatie bij ziekte
De Autoriteit Persoonsgegevens, toezichthouder, heeft deze spelregels bevestigd in de beleidsregels ‘De zieke werknemer’, die op 21 april 2016 zijn gepubliceerd. Deze beleidsregels bevatten actuele informatie voor medewerkers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) medewerkers verwerken. In de beleidsregels is duidelijk omschreven welke gezondheidsgegevens van medewerkers de werkgevers mogen verwerken en welke niet. 

Voor werkgevers is het van belang dat zieke medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Hiervoor hebben ze informatie nodig, onder andere om te kunnen beoordelen of ze loon moeten doorbetalen. Aan de andere kant hebben zieke medewerkers recht op privacy. Het is daarom voor werkgevers wettelijk niet toegestaan om bij de medewerker te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Werkgevers mogen wel gegevens aan zieke medewerkers vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met hun werkzaamheden. Denk hierbij aan vragen over wanneer een medewerker weer verwacht op het werk te zijn en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren. 

Zwangerschap
Een zwangere medewerker is niet verplicht om aan de werkgever te melden dat er sprake is van zwangerschap en hoeft bij verzuim niet direct melding te maken van  zwangerschapsgerelateerde klachten. Dat mag ook later zonder dat dit gevolgen heeft voor de vangnetuitkering van UWV. Op het moment dat de bedrijfsarts ervan op de hoogte is dat het verzuim zwangerschapsgerelateerd is, moet hij dit aan de werkgever laten weten. De werkgever kan vervolgens aanspraak maken op ziekengeld en een uitkering aanvragen bij UWV.  

Ondersteuning door VvAA
Ook op het gebied van verzuim en arbeidsongeschiktheid beschikt VvAA over veel expertise. Daardoor kunnen wij u uitstekend adviseren over de beste oplossingen om uw financiële risico’s te borgen en u optimaal ondersteunen bij de administratieve verplichtingen rondom verzuim (waaronder de ziek- en herstelmeldingen). Daarnaast kunt u een beroep op ons doen wanneer u gedurende het verzuim van uw medewerkers vragen hebt, tegen problemen oploopt of een toelichting op het re-integratieproces wenst. 
Wilt u meer informatie, neem dan contact op met het team dat uw salaris- en personeelsadministratie verzorgt, of met onze adviseurs via verzuimadvies@vvaa.nl of via 030 247 49 10.
 

Kinderbijslag en vakantiewerk

In 2016 mogen thuiswonende kinderen van 16 en 17 jaar in de maanden juli, augustus en september in totaal € 1.300,- netto bijverdienen, zonder dat dit invloed heeft op de kinderbijslag. Zijn de inkomsten uit vakantiewerk hoger dan € 1.300,- netto, dan wordt bij de beoordeling van de hoogte van de kinderbijslag  alleen rekening gehouden met het extra verdiende bedrag. Voor thuiswonende kinderen jonger dan 16 jaar geldt geen maximum voor verdiensten uit vakantiewerk.

Aanpassing minimum jeugdloon

Met ingang van 1 juli 2016 is het wettelijk minimum(jeugd)loon met 0,83% verhoogd. De volgende bruto bedragen gelden:

Leeftijd Per maand

23 jaar € 1.537,20
22 jaar € 1,306.60
21 jaar € 1,114.45
20 jaar €    945.40
19 jaar €    807,05
18 jaar €    699,45
17 jaar €    607,20
16 jaar €    530,35
15 jaar €    461,15

Bij de salarisverwerking over juli 2016 voeren wij deze verhoging bij de betreffende medewerkers automatisch door.