Teamdag

U kent het wel, de dagelijkse hectiek van uw praktijk. U spreekt de andere maatschapsleden bijna alleen maar in het kader van de directe patiëntenzorg. Maar wanneer is er nu eigenlijk gelegenheid om zaken echt goed door te spreken met uw collega's? Aan de hand een praktijkcase laten we zien hoe een vaag gevoel van onvrede plaats maakt voor een samenwerking met nieuw elan.

Vijf dermatologen werken al jaren samen in een maatschap. De onderlinge contacten zijn beperkt, maar goed. Toch bestaat er een zeker gevoel van onvrede. Nieuwe ideeën zijn er wel, maar komen niet of nauwelijks van de grond. Ook bestaat het idee dat veel zaken een stuk doelmatiger kunnen. De taakverdeling binnen de maatschap is vrijwel nooit onderwerp van gesprek. Überhaupt is er weinig tijd om 'praktijkperikelen' goed te bespreken. De spaarzame maatschapvergaderingen zijn weer voorbij voordat je er erg in hebt. De maatschap besluit een teamdag te organiseren. Voor de voorbereiding en begeleiding van de teamdag wordt een consultant van VvAA ingeschakeld.

Een goed resultaat begint bij een gedegen voorbereiding

De consultant voert eerst gesprekken met de individuele maatschapsleden. Hierin kunnen zij onderwerpen voorstellen voor op de agenda van de teamdag. Er komen voldoende punten naar voren voor de invulling van het programma. Zo vindt Joris het jammer dat hij geen concrete taken heeft, terwijl hij graag een volwaardig lid van de maatschap wil zijn. Hij zou dat graag anders zien, maar hij is als laatste toegetreden tot de maatschap en alles was al geregeld. Sanne vindt het leuk om verantwoordelijk te zijn voor de OK- en poli-organisatie, maar dat vergt wel erg veel tijd. Linda geeft aan dat er soms kleine irritaties tussen de maatschapsleden zijn, maar die worden nooit uitgesproken. Daar is ook helemaal geen tijd voor. Bovendien, iedereen heeft wel eens wat, toch? Pieter is vooral blij met de externe (proces)begeleiding van de dag. Dan kan hij namelijk ook gewoon deelnemen aan de gesprekken. Als voorzitter van de maatschapvergaderingen is hij vooral bezig met het in goede banen leiden van het overleg.

Samen werken of samenwerken

Op basis van de gesprekken stelt de VvAA-consultant een programma op. Hierin is bewust ruimte voor ontspanning en sociale contacten ingebouwd. Een van de problemen is namelijk dat de maatschapsleden elkaar niet goed genoeg kennen. De sfeer is wel goed, maar iedereen is vrij solistisch bezig. Als team kun je toch zoveel meer bereiken! Op de agenda voor de teamdag krijgen alle onderwerpen die de maatschapsleden hebben aangedragen een plek. De onderwerpen komen aan bod in vier thema's en het teamoverleg zal plaats vinden onder het motto 'Samen werken of samenwerken?'

Op de agenda staan de volgende bespreekpunten:

1. Zorg: subspecialisatie, patiëntenoverleg, innovaties doorvoeren. 
2. Organisatie: doelmatiger werken, wachtlijsten, taakverdeling, rol van de maatschap in het ziekenhuis. 
3. Samenwerking: slagkracht maatschap, hoe houd je elkaar aan gemaakte afspraken, wel of geen uitbreiding van de maatschap, hoe om te gaan met nieuwe vragen/initiatieven, vergaderen.
4. Jezelf: werkplezier, balans werk/privé, kwaliteiten en capaciteiten, hoe ziet je toekomst er uit. 

De teamdag vindt plaats van vrijdagochtend tot en met zaterdagochtend. 's Avonds is er dan voldoende mogelijkheid om leuke dingen met elkaar te doen en elkaar beter te leren kennen. Het programma wordt afgestemd met de maatschap. Er wordt een externe locatie geregeld met overnachtingsmogelijkheid.

Teamdag

De dag zelf is een succes. Dit komt onder meer door de openheid van de maatschapsleden en het feit dat ze met respect voor elkaar moeilijke onderwerpen kunnen bespreken. Dat is ook voor hen zelf een openbaring. De VvAA-consultant leidt het gesprek over de soms lastige punten in goede banen. Diverse zaken worden aangepakt. Joris gaat bijvoorbeeld samen met Sanne de OK- en poli-organisatie doen. Pieter en Joris gaan bij toerbeurt de vergaderingen voorzitten, zodat Pieter ook eens zelf aan de gesprekken kan deelnemen. Voortaan plannen ze één keer per kwartaal een groot overleg om zo ruimte te scheppen zaken uitgebreider te bespreken. De deelnemers ervaren de gesprekken over 'jezelf' als verrassend, goed en vooral als erg leuk. De maatschapsleden hebben beter inzicht gekregen in de situatie en drijfveren van de ander. Dat verhoogt het begrip voor elkaar en leidt tot een betere samenwerking. Dus tevreden gezichten alom op zaterdag.

Investeren in samenwerken

En de boodschap voor uw praktijk of maatschap? Neem af en toe eens tijd voor elkaar en voor de evaluatie van uw maatschap en praktijkorganisatie. Samenwerken gaat niet vanzelf, daar moet je in investeren. Net als in andere relaties. De inschakeling van een deskundige procesbegeleider verhoogt het rendement van die investering aanzienlijk.

• Toon overzicht