In het digitale personeelsdossier kunt u alle relevante informatie over de dienstbetrekking van uw werknemers vastleggen. Daarmee hebt u in één oogopslag inzicht in de gegevens van uw personeel en wordt een papieren personeelsdossier grotendeels overbodig.
U benadert het digitale personeelsdossier via onze webportal. U kunt zo op ieder gewenst moment en vanaf iedere gewenste locatie alle relevante gegevens van uw werknemers invoeren, onderhouden of raadplegen. Via de webportal is de privacygevoelige informatie in de personeelsdossiers zo optimaal mogelijk beveiligd.
In het digitale personeelsdossier beheert u zelf uw personeelsdossiers. Daarnaast hebt u de beschikking over (standaard) sjablonen waarmee u zelf signaleringen kunt instellen voor persoonlijke omstandigheden van uw werknemers, zoals een verjaardag, trouwdag of dienstjubileum. In de toekomst krijgt u tevens de beschikking over (standaard) sjablonen waarmee u zelf eenvoudig verschillende documenten kunt samenstellen.
De gegevens die in het dossier worden vastgelegd hebben geen directe relatie met onze salarisadministratie. Het is uitsluitend een applicatie waarin alle relevante informatie over de dienstbetrekking van uw medewerkers wordt vastgelegd. Informatie die van invloed is op uw salarisadministratie geeft u separaat aan ons door.
Het digitale personeelsdossier bestaat uit onderstaande onderdelen:
- algemene informatie (persoonsgegevens, adresgegevens, communicatiemiddelen en identiteitsgegevens)
- dienstverband
- opleiding
- arbeidsvoorwaarden (zoals pensioen, verzekeringen, leaseauto en overige bedrijfseigendommen)
- verlofregistratie (niet geschikt voor werknemers met een onregelmatig arbeidspatroon)
De gegevens die zijn opgenomen bij het onderdeel 'Algemene informatie' worden uitsluitend door VvAA onderhouden. De invoer en het onderhoud van de informatie, die kan worden vastgelegd bij de overige onderdelen, verzorgt u zelf.
U kunt in het dossier alle digitale documenten opnemen die betrekking hebben op het dienstverband met uw werknemers. Hierbij kunt u denken aan de arbeidsovereenkomst en overige documenten die betrekking hebben op arbeidsvoorwaarden. Maar ook kopieën van diploma’s, verslagen van beoordelingsgesprekken en documenten met betrekking tot (pensioen)verzekeringen. En natuurlijk kopieën van salarisspecificaties, jaaropgaven en alle overige correspondentie.
De mogelijkheid bestaat om uw werknemers toegang te geven tot alleen hun eigen digitale personeelsdossier en hen zo in de gelegenheid te stellen om uitsluitend de voor hen relevante informatie te raadplegen.
Direct regelen
Contact met VvAA
Hebt u vragen? Neem dan gerust contact met ons op: