Een maatschap zonder beleidsplan is als een schip zonder roer. Waar willen we heen en hoe gaan we dat doen? Belangrijke vragen, waarop lang niet elke maatschap het antwoord voorhanden heeft. Aan de hand van een praktijkcase laten we zien hoe het probleem zichtbaar werd en hoe onduidelijkheden konden worden weggenomen.
Visie en beleid
De maatschap oogheelkunde van een ziekenhuis krijgt de visitatiecommissie van haar beroepsvereniging over de vloer. Uit het visitatierapport blijkt dat er punten voor verbetering vatbaar zijn. De belangrijkste kritiek is dat er te weinig visie en beleid is. De commissie adviseert om een beleidsplan op te stellen. De maatschapsleden staan niet te springen om zo'n plan te formuleren, maar zien wel in dat het nodig is. Ze besluiten een 'heidag' te organiseren om met elkaar een plan te maken. Maar hoe stellen ze zo'n plan op? In het verleden is het niet gelukt een stuk te produceren waarin hun visie wordt verwoord. Ze besluiten een adviseur van VvAA BusinessCare in te schakelen die hen hierbij begeleidt.
Externe begeleiding
De heidag begint met de vraag waarom de individuele maatschapsleden juist in dit ziekenhuis en in deze maatschap zijn gaan werken. En, zijn die verwachtingen ook uitgekomen? Dit levert onder meer het inzicht op dat de goede en open sfeer voor de jonge maten een van de belangrijkste overwegingen is om zich juist bij deze maatschap aan te sluiten. Iedereen is het hierover eens. Een belangrijke randvoorwaarde dus!
Tegelijkertijd ziet iedereen ook in dat er te weinig tijd is om ontwikkelingen in kaart te brengen. Ook is er nauwelijks sprake van enige vorm van reflectie. Er zijn ook praktische zorgen, bijvoorbeeld de organisatie van de poli en de ok. Dit leidt bij de meeste maatschapsleden tot een onrustig gevoel. Er is dus werk aan de winkel. Samen brengen de maatschapsleden een aantal zaken in kaart: • ontwikkelingen en de gevolgen voor de maatschap; • de sterke en zwakke kanten van de individuele maatschapsleden, zowel volgens henzelf als de anderen; • ieders vaardigheden en hoe deze beter benut kunnen worden; • knelpunten in de organisatie en hoe deze te verbeteren.
Uiteindelijk gaat het om de vraag welke stappen er concreet moeten worden gezet om te komen tot de gewenste sterke maatschap die klaar is voor de toekomst. En niet onbelangrijk: wie gaat wat doen.
Kracht
Eén heidag blijkt uiteindelijk niet genoeg te zijn, maar aan het einde van de tweede dag hebben de maten gezamenlijk de ontwikkelingen in kaart gebracht en een heldere keuze gemaakt omtrent hun positie hierin. Ze weten waar hun kracht ligt ten opzichte van andere zorgaanbieders in de omgeving. Duidelijk is welke zorg ze precies gaan leveren en hoe ze de kwaliteit hiervan gaan verhogen en borgen. Met betrekking tot de verbetering van de organisatie besluiten ze een praktijkmanager in te schakelen. Daarvoor stellen zij meteen een profiel op.
Belangrijke ontdekking
De maatschap beschikt nu over een actieplan waarin ook nog vele andere vragen zijn beantwoord. Iedere maat weet nu waar de maatschap voor staat en wat de koers van de maatschap is. De acties, beoogde uitkomsten, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en wanneer het gereed moet zijn, staan duidelijk in het plan. Tot slot hebben de maatschapsleden een belangrijke ontdekking gedaan: het streven naar een goede sfeer mag er niet toe leiden dat men elkaar niet aanspreekt op zaken die niet goed lopen. Dit inzicht zal hen in de toekomst behoeden voor nieuwe problemen.
Voor hen is duidelijk dat een externe procesbegeleider met kennis van zaken onmisbaar is geweest om zo snel resultaten te boeken.
Contact met VvAA
Hebt u vragen? Neem dan gerust contact met ons op: